Dispositivi mobili e riunioni

Qualche settimana fa, ero fuori sede presso l'ufficio di un piccolo cliente biz che facilitava una sessione di strategia di marketing. All'inizio, tutti nella stanza controllavano costantemente i loro telefoni cellulari per ricevere messaggi e-mail, inviare messaggi di testo e tentare di essere entrambi in riunione e al lavoro contemporaneamente.

Quando ho suggerito che saremmo andati oltre in un lasso di tempo più breve concentrandoci sull'agenda di fronte a noi e mettendo da parte l'elettronica per alcune ore, ho ricevuto sguardi che gridavano tutto da "Sicuramente devi scherzare", "Eretico!"

"Devo controllare la mia email", balbettò un partecipante. "Sono in scadenza per un progetto", ha detto un altro, alzando a malapena la sua tastiera per chiarire il punto. "Ma rispondiamo sempre ai nostri telefoni, anche nelle riunioni", ha detto un altro.

Ti risparmio i brutti dettagli, ma quello che è seguito è stato un dibattito su come l'uso costante della tecnologia influisce sulla nostra attenzione (quindi sulla produttività) e persino sulla nostra sanità mentale.

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Sembra che le cose siano andate così fuori controllo, che un sondaggio del giugno 2011 di Qumu condotto da Harris Interactive, ha rivelato che il 62% del gruppo di sondaggi riteneva che durante le riunioni di lavoro i loro colleghi stessero dando una sbirciata ai loro dispositivi mobili. Ecco cosa pensavano stesse succedendo tra i loro collaboratori:

47%: nasconde il proprio dispositivo mobile sotto il tavolo
42% – Si sono scusati per andare in bagno
35%: nasconde il proprio dispositivo mobile nelle proprie cartelle / taccuini / documenti
9% – Fingi di legare le scarpe
8% – Crea una distrazione

È interessante notare che il 37% degli intervistati non pensava che fosse necessario "dare una sbirciatina": pensavano che le persone avrebbero semplicemente guardato i propri dispositivi mobili in bella vista. È un pendio scivoloso, e sembra che l'imbarazzo di non aver prestato la massima attenzione in un incontro sia stato vanificato dall'importanza auto giustificata di essere collegato, qualunque cosa accada.

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Il vero problema di tutta questa pazzia mobile è che può mettere a dura prova le nostre relazioni con gli altri al lavoro e ha dimostrato di ridurre drasticamente la nostra produttività.

In uno studio, l'Institute of Psychiatry presso l'Università di Londra ha rilevato che quando i lavoratori sono costantemente impegnati a destreggiarsi tra e-mail, telefonate e messaggi di testo, il loro QI scende di 10 punti.

Un altro studio di Rubinstein, Meyer ed Evans ha rilevato che quando le persone passavano avanti e indietro tra le attività, vi era una sostanziale perdita di efficienza e accuratezza, in alcuni casi fino al 50%.

Nella mia esperienza, le piccole imprese soffrono tanto quanto le grandi aziende dal controllo costante dei telefoni cellulari in riunioni importanti e persino conversazioni individuali.

E mentre le grandi imprese hanno un gruppo molto più numeroso di personale per attenuare l'impatto, le piccole imprese sono per natura attente alle risorse delle persone e hanno bisogno di ottenere la massima produttività da quelle che hanno.

Ma la maggior parte di noi non ha bisogno di uno studio per dirci ciò che vediamo di fronte ai nostri occhi ogni giorno – che la distrazione fa male agli affari. Quindi, se sei pronto per fare il salto e lasciare il tuo dispositivo mobile durante le riunioni, ecco alcuni modi in cui puoi allontanarti dal telefono cellulare e trovarti faccia a faccia con il tuo obiettivo.

• Rendere la politica aziendale non utilizzare i telefoni cellulari durante i pranzi di lavoro, gli incontri individuali con il personale e i clienti o le riunioni in gruppo.

• Non portare il tuo computer in riunioni per prendere appunti. Invece, usa un dispositivo di registrazione o prendi appunti alla vecchia maniera – su carta con una penna. Se è necessario utilizzare il computer per prendere appunti, utilizzare un programma software per bloccare l'e-mail per tutta la durata della riunione.

• Crea una scatola per la raccolta di cellulari e raccogli tutti i telefoni cellulari all'inizio delle riunioni e restituiscili alla fine.

Se tutto ciò non è sufficiente per farti desiderare di gettare il tuo cellulare fuori dalla finestra durante la tua prossima riunione, considera questo rapporto di TeleNav dove un terzo di noi preferirebbe rinunciare al sesso piuttosto che in parte, anche solo brevemente, con i nostri telefoni.

In che modo l'utilizzo dei telefoni cellulari durante le riunioni ha influito sulla tua produttività? Ci piacerebbe sentire i tuoi commenti.

Karen Leland è giornalista freelance, autrice di best-seller e presidente di Sterling Marketing Group, dove aiuta le aziende a creare contenuti killer e negoziare il mondo cablato del panorama dei media di oggi, attraverso moderne pratiche di marketing, sviluppo aziendale, pubbliche relazioni e social media. Scrive una rubrica settimanale sulle piccole imprese perXero.com, software di contabilità online per le piccole imprese. Per domande o commenti, si prega di contattare lei a [email protected].