Le sessioni video assumono molte forme: i candidati al lavoro si incontrano con i reclutatori, i manager hanno una conversazione difficile con i membri del team a mezzo mondo di distanza; e il membro americano del consiglio di amministrazione cinese partecipa all'incontro mensile a Pechino nel suo appartamento di New York City.
Oggi discuteremo alcuni passi che è possibile intraprendere per gestire questa unica forma di comunicazione. Vi sono nove consigli: testare la connessione, impostare la scena, vestire la parte, tenere gli occhi sulla fotocamera, prendere appunti, rispettare la tecnologia, rispettare le differenze linguistiche, concludere la riunione e sorridere.
Prova la connessione:
Scrivendo su recruiter.com, Vanessa Mayes suggerisce che è un errore aspettare fino all'ultimo minuto per impostare la connessione all'ultimo minuto. Verifica la tua connessione Internet, incluso il microfono, 30 minuti prima della riunione video programmata. Se c'è un problema, hai il tempo di apportare correzioni.
Imposta la scena:
Non sei l'unico in mostra. Anche il tuo ambiente è in primo piano. Gestisci la scena per presentarti nella miglior luce possibile.
Presentare bene significa eliminare il disordine dalla scrivania / tavolo. Ho una libreria ingombra e potrebbe essere una distrazione. Ho spostato la fotocamera in modo che una porta sia dietro di me e quella porta sia chiusa. Una volta ho intervistato una persona per un lavoro. Dietro di lui e nella telecamera, sua moglie stava pulendo l'appartamento. Era una distrazione inutile.
Immagina di vivere in un piccolo appartamento e non c'è posto che non sia ordinato? Considera l'acquisto di uno schermo portatile. Imposta lo schermo dietro di te e drappo lo schermo con un tessuto azzurro come un lenzuolo. Gli schermi portatili possono essere acquistati online tra $ 75- $ 140.
La maggior parte delle luci di lavoro e di casa è in testa, eppure la fotocamera guarda direttamente al tuo viso o leggermente inclinata verso il basso. Ciò farà sì che le linee scure naturali intorno agli occhi appaiano ancora più scure. Prendi in considerazione una lampada a collo d'oca e poi fai brillare la luce direttamente sul tuo viso. Ti "sentirà" innaturale per te. Ma per gli spettatori, sembrerai meno pallido e le occhiaie sotto i tuoi occhi non saranno così prominenti. Tali lampade possono essere reperite presso i negozi di ferramenta locali o acquistate online. Una recente revisione ha visto lampade appropriate che vanno da $ 10 a $ 125.
Come parte dell'ambiente, elimina le distrazioni audio. Televisori, radio, telefoni cellulari e lavatrici dovrebbero essere tutti in posizione "off". Gli animali domestici sono carini ma non nella sala riunioni virtuale.
Vesti la parte:
Lo scopo dell'incontro è di mettere l'altra persona a fuoco sul tuo viso e sul contenuto del tuo messaggio. Indossare più colori è una distrazione. I colori "caldi" come il rosso, l'arancione e il rosa possono anche distogliere gli osservatori dal tuo viso. I gioielli sontuosi sono una distrazione.
Uomini e donne potrebbero voler prendere in considerazione una semplice camicetta azzurra o una camicia e una spruzzata di colore marrone rossiccio come una cravatta o una sciarpa di seta. Mantieni i colori semplici e concentrati su colori "freddi" come il blu e il grigio. Un po 'di rosso aiuta a tenere il pallore fuori dalla tua faccia. È per questo che mi piace il marrone.
È carino pensare di poter gestire un incontro video indossando una giacca sopra i pantaloni del pigiama. Quella idea carina funziona finché non c'è mai un momento in cui devi alzarti in piedi. Questa è una classica decisione a basso rischio / alto rischio. Rimuovi quel minimo rischio vestendo in modo appropriato dalla testa ai piedi.
Tieni gli occhi sulla fotocamera:
Lo stereotipo è che "gli occhi sono lo specchio dell'anima". Che sia vero o no, le persone godono di videoconferenze perché possono fissarti senza sembrare scortese. Guardano i tuoi occhi e decidono se sei fidato e fiducioso.
Una video intervista è un ambiente artificiale. Quando gli altri parlano, puoi guardare direttamente lo schermo e osservarli. Ma quando parli, resisti alla tentazione di guardare lo schermo. Dall'angolo della fotocamera, il tuo pubblico avrà una visione chiara della tua fronte o del tuo cuoio capelluto.
Quando parli, guarda direttamente nella videocamera. Evitare di guardare lo schermo.
Avere note con voi:
Uno dei vantaggi delle interviste video è che puoi prendere appunti e non distrarre gli altri. Usalo a tuo vantaggio.
Ad esempio, annoto le informazioni chiave che desidero comunicare su PowerPoint e poi me lo mando per email. Quindi caricare il file sul mio dispositivo Pad. Ora posso scorrere su e giù il file di PowerPoint per assicurarmi di fornire le informazioni corrette e porre le domande corrette. Ho impostato il tipo di dimensione abbastanza grande in modo da poter ottenere le informazioni abbassando gli occhi invece di abbassare la testa. Fare tutto sul mio dispositivo Pad consente di evitare l'immagine di me che sfoglia le pagine.
Rispetta le difficoltà della tecnologia e della lingua:
Il mio partner in Cina e Singapore, Paul Heng, ti raccomanda di rispettare le differenze linguistiche. L'inglese può essere il linguaggio universale del business, ma non è una buona idea presumere che tutti lo comprendano con la stessa facilità. Se stai parlando con qualcuno in cui l'inglese non è la lingua madre, rallenta deliberatamente il tuo modo di parlare in modo che le parole possano essere capite correttamente.
La tecnologia video è buona in questi giorni ma non è perfetta. Non assumere un'eccellente ricezione La fine della linea indica automaticamente la stessa ricezione dall'altra parte. Chiedi alla persona con cui stai parlando la qualità della ricezione. Se c'è un problema nella sincronizzazione vocale e vocale, si vuole parlare ad un ritmo più lento in modo che i movimenti delle labbra e le parole arrivino insieme.
Completa il meeting:
Arriva un momento in cui la persona che sta guidando la sessione indica che è ora di smettere. I buoni intervistatori riassumeranno naturalmente i punti chiave fatti durante l'incontro e proseguiranno per articolare i prossimi passi.
Spero che la persona che dirige l'incontro sia un buon intervistatore.
Se l'intervistatore non riesce a farlo, educatamente prendere l'iniziativa per riassumere i principali punti fatti da tutte le parti. È perfettamente appropriato affermare che lo stai facendo per assicurarti di comprendere correttamente i punti chiave. Se hai frainteso un punto chiave, questa è una grande opportunità per risolvere i malintesi.
Concludere riassumendo la tua comprensione dei prossimi passi e tempi. Se non si ha una chiara comprensione dei prossimi passi, chiedere chiarimenti.
Evita di chiudere la riunione senza un riassunto e una chiara idea dei prossimi passi.
Sorriso:
Di solito le riunioni di persona iniziano e finiscono con un sorriso educato, una stretta di mano e un contatto diretto con gli occhi. L'handshake fisico non è disponibile in una video intervista. Tu vuoi che la persona dall'altra parte della conversazione abbia l'immagine finale di te che sorride e guarda direttamente nella telecamera. Questo sguardo fisico può essere spesso interpretato dagli spettatori che sei sicuro di te. Se ti senti davvero sicuro o no, è un problema completamente separato.
Gestisci quell'ultimo aspetto che gli altri avranno di te.
Un video meeting è in una classe da solo:
Una riunione video non è la stessa di una riunione faccia a faccia. Hai più controllo sull'ambiente fisico e sul messaggio. Puoi più facilmente manipolare l'immagine che stai inviando. Usa queste qualità distintive per creare una piattaforma per il tuo successo.
