All'inizio di questa primavera ho iniziato a ricevere molte richieste di aiuto nella gestione di elenchi di attività troppo lunghi, quindi ho pubblicato questo processo per organizzarli. Elenchi di compiti inefficaci ci fanno sentire che abbiamo troppo da fare in un tempo troppo breve, il che ci fa sentire sopraffatti. Ironicamente, questo ci rende peggiori nel pianificare e gestire il nostro tempo.
Potresti avere una lista di attività perfettamente organizzata, tuttavia, che è ancora travolgente – ne ho appena parlato con un cliente, e sinceramente ero esausto solo a guardarlo. Se la tua lista di compiti ti sta mandando in un giro "Non ho abbastanza tempo per fare tutto questo", è il momento di trasformare quel cucciolo in qualcosa di più gestibile. Questo è un processo diverso dall'organizzare la tua lista di cose da fare o formattarla in modo più efficace. Si tratta di accorciare quella lista – scaricare le cose che temi – senza subire le conseguenze di non fare quello che devi fare per essere fatto. *
In un mondo ideale, saremmo tutti in grado di applicare i principi di fama mondiale di Marie Kondo per ripulire il nostro armadio dalla nostra lista delle cose da fare: tutto ciò che non "accende la gioia" lo mettiamo nel cestino (cancella) o lo regaliamo ( delegare). La maggior parte dei miei clienti inizia con pochissima lista di attività che non vedono l'ora di fare; uno ha dichiarato di recente che mette solo delle cose nella sua lista delle cose da fare che non vuole fare, perché si ricorda di fare ciò che vuole realmente fare.
Ecco come trasformare una lista di cose da fare troppo lunga in una lista di solo le cose che in realtà vuoi fare:
Passaggio 1: evidenzia tutti gli elementi nell'elenco delle cose da fare che hai paura di fare. Tieni ogni elemento della lista dei compiti con gli occhi della mente e nota come ci si sente a pensare di fare quell'oggetto nel tuo corpo. Ti protendi un po 'in avanti, provando il desiderio di arrivare a questo compito? (Non mettere in evidenza oggetti che si sentono così.) Oppure senti una sensazione di affondamento nello stomaco, con il corrispondente desiderio di interrompere il compito il più a lungo possibile? Evidenzia tutto ciò che ti fa sentire qualcosa di simile all'avversione.
Evidenzia tutte le cose che hai procrastinato perché semplicemente non vuoi fare quelle cose. E metti in risalto le cose che sono nella tua lista perché senti che dovresti "farle", o perché senti di doverle fare, ma che non vuoi o non vuoi dire che stai scegliendo di fare ( o che non diresti con una certa gioia che "devi" fare). In altre parole, evidenzia le cose che hai intenzione di fare semplicemente perché qualcuno si aspetta che tu lo faccia, o perché ti sei sempre aspettato che tu facessi quelle cose, o perché facendole ti avrebbero portato lo status o il potere (ma nessuna vera gioia nel processi).
Passaggio 2: eliminare o delegare tutti gli elementi evidenziati il più possibilmente possibile. Inizia con l'eliminazione, quindi passa alla delega. Sii sincero qui; se sai nel profondo del tuo cuore che probabilmente non eseguirai mai un compito, o che ci saranno poche conseguenze se non fai un elemento evidenziato nella tua lista, basta cancellarlo dalla lista e farlo con esso.
Potresti sentirti sollevato o addirittura realizzato (visto che la tua lista si sta accorciando così rapidamente!). Oppure potresti sentirti ansioso o addirittura triste mentre lo fai. Riconoscere le tue emozioni, qualunque esse siano, eliminando follemente gli elementi dalla tua lista delle attività. Sii curioso di qualsiasi cosa tu stia provando e accettando le tue emozioni – ma non c'è bisogno di essere coinvolto in esse. Forse hai bisogno di piangere (un pochino) il fatto che non farai mai quegli album fotografici (che odi fare ma che davvero dovresti fare). È normale sentirsi tristi, o un senso di rimpianto, ma anche essere veri: non si affligge nulla di tangibile, si sta addolorando per la perdita di una fantasia. Ad esempio, stai abbandonando la fantasia di essere il tipo di persona che crea album fotografici. O che scrive piani strategici. O che risponde a ogni singola email. Oh bene. Lasciati sentire quello che senti e vai avanti. Questo è un processo di lasciarsi andare.
Se un'attività evidenziata è qualcosa che deve assolutamente essere fatto e quindi non può essere cancellata, prova a pensare a qualcun altro che si diverte a farlo, e fai un piano su come puoi delegarlo a quella persona. Se non si dispone di un assistente o di dipendenti o figli a cui delegare, considerare adolescenti e pensionati del quartiere che desiderano esperienza, la propria azienda o un po 'di denaro in più. Oppure, pensa alle persone che hanno bisogno di aiuto con qualcosa che ti piace fare e negoziare un commercio con loro. Tutto questo può sembrare molto più lavoro che svolgere il compito da solo, ma ti prometto che mi ringrazierai più tardi. Avere un elenco di attività che sia abbastanza breve da non essere travolgente e che sia carico di cose che ti divertiranno a fare vale la prima inefficienza.
Passo 3: trasforma tutto ciò che è rimasto nella tua lista che è evidenziato in qualcosa che vuoi veramente fare. Se non puoi eliminare o delegare attività che temi, dovrai renderle migliori. Essere creativo. Il mio modo preferito per farlo è quello di accoppiare un compito non divertente con qualcosa che vuoi fare di più. Sono stato conosciuto per sedermi sul prato al sole e fare appuntamenti medici, e ascolto audiolibri divertenti durante la guida per andare a prendere i bambini e mentre pulisco la casa (ho appena ascoltato A Year of Yes di Shonda Rhimes e I highly lo consiglio). Il mio collega e io abbiamo smesso di rivedere i nostri sistemi finanziari per, oh, anni, ma abbiamo appena fatto un piano per farlo insieme a bordo piscina quest'estate. Ci saranno coinvolti margarita, e inutile dire che non temiamo più il compito!
Comprendere il valore che un compito ha per le altre persone è un altro buon modo per renderlo più soddisfacente (diminuendo così il fattore di terrore). In una stupefacente serie di studi, Adam Grant ha dimostrato che mostrare brevemente alle persone come il loro lavoro aiuta gli altri a migliorare non solo il modo in cui le persone felici sono sul lavoro, ma anche quanto lavorano e realizzano.
La più famosa serie di studi di Grant è stata condotta presso un call center con raccolte di fondi a pagamento incaricate di telefonare a potenziali donatori in un'università pubblica. Come sa chiunque abbia mai temuto di fare una chiamata fredda, queste persone probabilmente non avevano la lista delle cose da fare dei loro sogni. Le persone che ricevono chiamate a freddo da avvocati sono spesso infastidite e possono essere decisamente maleducate. I dipendenti devono sopportare frequenti scarti telefonici e morale basso in ufficio, tutto in cambio di una retribuzione relativamente bassa. Non sorprendentemente, i lavori di call center hanno spesso un alto tasso di rotazione del personale.
Nel tentativo di capire se poteva motivare i fundraiser del call center a rimanere più a lungo sul lavoro, Grant ha portato alcuni studenti (che presumibilmente avevano beneficiato del lavoro dei fundraiser) per una riunione di cinque minuti in cui i chiamanti potevano porre loro domande su le loro classi ed esperienze all'università. Nel mese successivo, quella rapida conversazione produsse risultati incredibili. I chiamanti che avevano incontrato gli studenti della borsa di studio avevano speso il doppio del telefono per le raccolte di fondi che non avevano incontrato studenti. Compirono molto di più, portando in media il 171 percento in più di denaro.
Cosa ha fatto la differenza? Che cosa, in sostanza, ha spostato il compito di fare chiamate fredde da un popolo non ha goduto di uno che hanno fatto? Un cambiamento nelle convinzioni dei chiamanti sul significato del loro lavoro per le altre persone e un maggiore senso del loro scopo, valore e impatto. Quindi scopri quale valore ha il tuo lavoro per le altre persone. Come stai migliorando la loro vita o il tuo lavoro?
Ecco!
Hai appena sposato Marie Kondo! Tutto ciò che è stato lasciato a questo punto è ora ciò che realmente vuoi fare, i compiti che "suscitano gioia". Se sei come il mio cliente che non ha bisogno di tenere una lista delle cose che vuole fare, tu non è più necessario tenere un elenco di cose da fare: è sufficiente ricordare di eliminare, delegare o trasformare le cose che non si vogliono fare. E se la tua lista sembra ancora troppo lunga e travolgente, ora è il momento di organizzare alcune liste di attività – controlla questo post per sapere come farlo.
* Ho appreso questo metodo da Martha Beck, così tante grazie e mille consigli di cappello per lei. Questi passaggi sono un adattamento della sua strategia "Better, Barter, Bag".
