Sono stato a lungo un fan di breve. Devo ammettere che ho un intervallo di concentrazione limitato. Ma nel mondo degli affari, questo può essere un vantaggio. La bellezza della brevità è che il tempo risparmiato in un posto è tempo – e lavoro – che può essere distribuito in modo produttivo altrove.
Considera alcune attività comuni in cui la brevità è la migliore amica di un uomo d'affari.
Riunioni – Quante volte hai mai sentito qualcuno lamentarsi che un incontro fosse troppo breve? (In una carriera che abbraccia numerosi decenni, non è mai successo.) Ma hai mai pensato che un incontro fosse troppo lungo? Anche se calcoli precisi del tempo e quindi delle ore di stipendio spesi in riunioni improduttive sono difficili da capire, uno studio condotto nel Regno Unito per Epson nel 2012 ha stimato il tempo perso nelle riunioni per impiegati in 49 minuti alla settimana (sembra giusto per me), che progetti per 26 miliardi di sterline inglesi (oltre $ 40 miliardi di dollari) per l'economia del Regno Unito nel corso di un anno. Quindi, la prossima volta che pianifichi una riunione di un'ora, prendi in considerazione: Potremmo fare ciò che è veramente necessario in 30 minuti? O se hai in programma per 30 minuti, possiamo farlo in 15? E abbiamo davvero bisogno di tutti questi partecipanti? O abbiamo bisogno di un incontro? E così via.
Presentazioni e discorsi – Ritorniamo al nostro modello di riunione. Quante presentazioni o discorsi aziendali hai frequentato dove ti sei sentito, "Che bella presentazione – è stata davvero troppo breve!" (Non riesco a ricordarne uno a me stesso). Qual è la cosa più facile al mondo per l'attenzione da fare? Vagare. Meglio per chi parla, meglio per il pubblico, meglio per l'organizzazione che guadagna tempo di lavoro produttivo (forse per dozzine o centinaia o anche migliaia di dipendenti che frequentano) per mantenere le presentazioni strette, concise … e lasciando il pubblico all'erta e volendo di più. Il che ha anche l'ulteriore vantaggio di lasciare più tempo alla fine per domande e risposte e dialoghi, in genere un esercizio utile per coinvolgere il pubblico.
Memos – Procter & Gamble è stato per anni noto per una politica che richiedeva che i promemoria dei dipendenti non fossero più lunghi di una pagina. (Negli affari ho cercato di aderire a quell'ideale, anche se non sempre ho avuto successo.) C'è un vecchio Mark Twain che dice: "Non ho avuto il tempo di scrivere una lettera breve, così ho scritto invece una lunga" ( Significa naturalmente che ci vuole più tempo per essere disciplinati e riflessivi che semplicemente per divagare.) Implicazioni per i comunicati di tutti i giorni? Più breve è il memo, meglio è, a patto che copra ciò che è necessario in modo chiaro. Anche i contenuti concisi e ben concepiti richiedono meno tempo per decifrarli e leggerli, risparmiando così tempo e frustrazione anche sul back-end.
In breve, è una semplice equazione: tempo risparmiato in un'attività = tempo che può essere utilizzato in modo produttivo altrove. Non facile da quantificare ma comunque reale. E dal punto di vista della carriera, c'è una reputazione molto peggiore di quella di un individuo con una genuina efficienza riflessiva. Tutte le aziende hanno bisogno e valore.
Andrei avanti, ma questo post non sarebbe breve.
Questo articolo è apparso per la prima volta su Forbes.com.
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