Rispetto delle scadenze nei gruppi di lavoro: implicazioni per il posto di lavoro

La tua squadra rispetta le sue scadenze? Cosa aiuta a riunire un gruppo per avere successo?

Fai parte di un team di progetto o di un gruppo al lavoro o a scuola? In tal caso, hai stili di stimolazione diversi tra i membri del tuo gruppo, alcuni a caldo e terminati, altri che aspettano fino all'ultimo minuto? I membri del tuo team condividono una percezione comune del compito e della scadenza? Fornite mai dei promemoria sui progressi del progetto in relazione al tempo? Uno studio recente ha esplorato tutti questi fattori in uno studio su come i gruppi di lavoro hanno rispettato le scadenze.

Sono state pubblicate pochissime ricerche sulla procrastinazione, o sul completamento tempestivo delle attività, in gruppi, eppure molte persone sono interessate agli effetti di avere un procrastinatore in un gruppo. In un recente studio pubblicato da Josette Gevers, Christel Rutte e Wendelien van Eerde (Università tecnologica di Eindhoven, Paesi Bassi), viene affrontata la questione dei diversi stili di coinvolgimento nel compito temporale. Anche se non parlano in modo specifico della procrastinazione, le loro misure e dati rivelano certamente molto su ciò che accade ai gruppi che includono individui che preferiscono lavorare all'ultimo minuto.

In generale, la nozione di "procrastinator" è stata definita da un particolare stile di stimolazione. Dei cinque stili di stimolazione utilizzati nel loro studio, quello descritto come "Io faccio la maggior parte del lavoro in un tempo relativamente breve prima della scadenza" parla certamente della questione della procrastinazione. Naturalmente, non tutti gli aspetti della definizione di procrastinazione sono trattati qui. Per esempio, non c'è il senso di un ritardo inutile o di uno che minerà necessariamente le prestazioni, tuttavia la maggior parte di noi potrebbe caratterizzare questo sforzo dell'ultimo minuto prima della scadenza come procrastinatore nel gruppo. Questo è in contrasto con uno stile di stimolazione descritto come "Comincio subito e finisco il lavoro molto prima della scadenza." Certamente conosciamo tutti le persone che caratterizzano questi stili di stimolazione e i vari tipi tra questi estremi. Lavoriamo quotidianamente con loro e ognuno di noi si adatta a questo lungo periodo per un dato progetto (e la nostra posizione potrebbe cambiare in questo continuum durante le nostre carriere o in base al progetto).

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La cosa fondamentale è che il lavoro di gruppo consiste nel mettere insieme persone con diverse comprensioni degli aspetti temporali dei compiti (ad esempio, la comprensione dell'importanza di rispettare la scadenza, i tempi di completamento delle mansioni e / o sub-attività e il tempismo appropriato e il ritmo delle attività del compito) e questo può creare problemi nel completamento delle attività. Gevers e i suoi colleghi si riferiscono alla comprensione degli aspetti temporali del compito come "cognizioni temporali condivise" e sostengono che ci sono due antecedenti di questa comprensione condivisa: 1) somiglianza tra stili di stimolazione o preferenze e 2) uso di promemoria temporali.

Stile di stimolazione
Lo stile di stimolazione rappresenta la preferenza di una persona per l'assegnazione del tempo nell'esecuzione dell'attività in relazione a una scadenza. Come ho notato sopra, questo può essere considerato in un continuum da uno stile di pacing delle azioni precoci ("inizia presto e fallo") a uno stile che potremmo definire come procrastinator ("lavoro sotto la pressione più vicina alla scadenza") .

Solleciti temporali
I richiami temporali sono tattiche utilizzate per monitorare le prestazioni del gruppo in relazione al progresso e alla scadenza imminente. Ad esempio, i membri del gruppo possono discutere questioni legate al tempo, ricordarsi reciprocamente delle scadenze ed esortare i membri del gruppo a rispettare il completamento della sub-attività come pianificato per assicurare il completamento tempestivo. La ricerca ha dimostrato che parlare di tempo nei gruppi di lavoro facilita l'istituzione di norme temporali e questa discussione può favorire l'attenzione sull'attività del compito.

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Presi insieme, quindi, la somiglianza tra stile di stimolazione e ricordi temporali può promuovere cognizioni temporali condivise che dovrebbero migliorare il funzionamento del gruppo e il completamento tempestivo delle attività di gruppo. Questo è esattamente ciò che Gevers e i suoi colleghi hanno ipotizzato nel loro studio.

La loro ricerca
Gevers e colleghi hanno studiato 38 gruppi di studenti con i dati utilizzabili risultanti da 31 gruppi. Hanno raccolto dati longitudinalmente nell'arco di 8 settimane per due compiti, tra cui informazioni sugli stili di stimolazione dei singoli membri del gruppo, cognizioni temporali condivise e l'uso di promemoria temporali. Ho descritto gli stili continuum o di stimolazione qui sopra, quindi ti darò una breve idea delle loro altre misure.

Per le cognizioni temporali condivise, hanno chiesto ai partecipanti di indicare il loro accordo su elementi come "Nel mio gruppo, abbiamo le stesse opinioni sull'incontro delle scadenze" e "Nel mio gruppo, concordiamo su come allocare il tempo disponibile." Allo stesso modo, per promemoria temporali, hanno chiesto ai partecipanti di indicare il loro accordo su tre punti: 1) Nel mio gruppo, ci siamo spinti a terminare in tempo le sottoattività, 2) Nel mio gruppo ci siamo ricordati di importanti pietre miliari temporali e 3) Nel mio gruppo, ci siamo spinti a rispettare gli accordi.

Infine, il rispetto della scadenza è stato valutato con un articolo. I partecipanti hanno indicato quando hanno completato l'attività di gruppo su una scala a 3 punti: 1 = troppo tardi , 2 = appena in tempo e 3 = in ampio tempo .

Quello che hanno trovato
La loro scoperta più intrigante e importante è stata il modo in cui gli effetti delle cognizioni temporali condivise sono cambiati in relazione allo stile di stimolazione del gruppo. Per quelli di voi che sono orientati statisticamente, hanno trovato un effetto di interazione. Nelle loro stesse parole, questo è ciò che hanno trovato,

“. . . l'effetto delle cognizioni temporali condivise sul rispetto della scadenza è infatti moderato dallo stile di pacing medio. . . condividere le cognizioni temporali è stato utile per rispettare una scadenza quando i membri del gruppo, in media, avevano uno stile di stimolazione delle azioni precoce, mentre era dannoso rispettare la scadenza quando i membri del gruppo, in media, avevano uno stile di stimolazione delle azioni a scadenza "(p. enfasi aggiunta).

Hanno anche scoperto che i ricordi temporali usati per il primo incarico aumentavano le cognizioni temporali condivise per il secondo compito.

Cosa significa per noi lavorare in team o gestire team
Non c'è una grande sorpresa con la loro scoperta principale. "Concludiamo che i gruppi di lavoro omogenei composti da individui che tendono a utilizzare uno stile di stimolazione delle azioni precoce nell'esecuzione dell'attività sono più propensi a rispettare le scadenze. . . "(Pagina 67). In altre parole, le squadre composte da individui che iniziano presto le attività per finire presto sono meglio.

Tuttavia, aggiungono questa nota importante ". . . alla lunga tutti i gruppi possono acquisire cognizioni temporali condivise quando usano richiami temporali "(p.67).

Questo significa:

1. Può essere utile considerare gli stili di stimolazione individuali quando si mettono le persone in gruppi . Avere anche un solo membro che ha uno stile di stimolazione delle azioni precoce può fare una differenza positiva.

2. L'uso di promemoria temporali può aiutare a promuovere cognizioni temporali condivise in un gruppo.

3. Quando i membri del gruppo non riescono a usare i ricordi temporali spontaneamente, i manager possono voler intervenire per fornire questi o facilitare l'attenzione sul processo temporale.

Infine, è importante sottolineare che "tutti i gruppi dovrebbero essere consapevoli che condividere le cognizioni temporali inappropriate [ad esempio, stili di stimolazione delle azioni a scadenza fissa] è probabile che impediscano la loro capacità di rispettare le scadenze" (p.67).

I miei pensieri conclusivi. . .
Come per l'individuo, gli "stili di stimolazione delle azioni a scadenza" altrimenti noti come stile di vita del procrastinatore sono dannosi per il completamento tempestivo dei compiti e possono minare gli sforzi del gruppo. Dato che Gevers e colleghi citano una precedente ricerca che il 56% dei dirigenti intervistati ha indicato che le scadenze sono spesso superate o mancate, questo è un costo dispendioso e costoso per le imprese.

La procrastinazione o lo stile di pacing associato a uno stile "fallo all'ultimo minuto" è solo un problema di notti e disagi? Affatto. Ci costa miliardi di dollari in termini di tempo e fatica. La procrastinazione è qualcosa che riguarda l'intero team, ei manager devono porre maggiore enfasi sulla comprensione del motivo per cui i loro dipendenti lo stanno facendo e aiutandoli a evitare ritardi inutili e irrazionali.

Riferimenti
Gevers, JMP, Rutte, CG, e van Eerde, W. (2006). Rispetto delle scadenze nei gruppi di lavoro: meccanismi impliciti ed espliciti. Psicologia applicata: una revisione internazionale, 55, 52-72.