"Ecco il mio problema con l'e-mail", mi ha detto recentemente Jane *, un mio amico avvocato, "apro Outlook aspettandosi di controllare rapidamente la mia e-mail, ma poi ho letto un'e-mail con un link, seguo il link e poi Mi sono perso su internet per ore. "
"Il mio compito è di essere in email," continuò Jane, "Come posso evitare di essere rapito?"
Nel mio recente post Coping With Email Overload, ho suggerito che è meglio gestire in modo massiccio le e-mail in orari pianificati durante il giorno piuttosto che leggere ogni e-mail quando arriva.
All'inizio, Jane, come molti avvocati e molte altre persone che conosco, sentiva che doveva essere sempre presente alla posta elettronica. Ma dopo averci pensato, ha ammesso che nessuno avrebbe notato se non lo fosse. Prendere pause di un'ora e-mail nel corso della giornata sarebbe un buon modo per liberarsi di fare altro, un lavoro più riflessivo.
Ma Jane aveva bisogno di un modo per superare l'e-mail in modo efficiente. Ho sperimentato il seguente processo e voglio condividerlo con alcune regole e strumenti comuni che mi aiutano a rimanere produttivo, significativo ed efficiente nelle mie email di scambio. La prima volta che lo fai, potrebbero volerci alcune ore dal momento che potresti fare un po 'di pulizia. Ma dopo il lavoro iniziale, sarai in grado di muoverti rapidamente. In genere programma 30 minuti al mattino, a metà giornata e nel pomeriggio per fare email. Ecco come uso quel tempo:
1. Invia: avvio il timer e inizio scrivendo le email che avevo pianificato di inviare. Ciò include spesso follow-up per riunioni, note di ringraziamento, domande e programmazione e altre richieste. Lo faccio prima in modo che se qualcuno mi risponda immediatamente ho il tempo di rispondere mentre sono ancora nel mio periodo di 30 minuti di posta elettronica.
2. Elimina: successivamente, guardo rapidamente tra le righe "subject" e "from" nelle e-mail nella mia casella di posta e cancelli immediatamente quelli che so che non voglio perdere tempo a leggere, comprese le e-mail di marketing e le esplosioni impersonali che ho richiesto. Questo passaggio richiede solo pochi secondi, ma riduce drasticamente la mia quantità di email.
3. Rispondere: faccio del mio meglio per rispondere ad ogni singola email che viene direttamente da me, anche se significa semplicemente scrivere "Grazie". Dopo aver scelto le e-mail per scegliere a quale rispondere il primo tempo sprecato, comincio con il più recente e scendi a modo mio. A questo punto non faccio clic su nessun link nelle e-mail e non leggo articoli lunghi; L'ho salvato per il passaggio 5 di seguito.
4. File: una volta aperta un'e-mail, non la lascio nella mia casella di posta. Ho scoperto che quando lasciavo le email nella mia casella di posta, le leggevo ripetutamente ogni volta che aprivo la mia e-mail e ogni volta sprecavo più tempo a decidere come gestirlo. Quindi lo cancello o lo sposto in un'altra cartella che ho impostato: in attesa, in lettura, in un giorno, in viaggio, specifico per il cliente. Ogni volta che passo attraverso la mia email, il mio obiettivo è di svuotare la mia casella di posta.
5. Leggere e seguire: In qualunque momento mi sia rimasto prima che il mio timer si spenga, passo attraverso le mie cartelle non in entrata, leggendo le newsletter, facendo clic sui collegamenti e seguendo le e-mail nel mio file "in attesa".
Fine: quando suona il mio conto alla rovescia, chiudo il mio programma di posta elettronica. Una volta che ho finito, non ritorno alla mia email, su qualsiasi dispositivo, fino alla mia prossima sessione pianificata.
Mentre passo a questo processo, cerco di non utilizzare la posta elettronica per fornire feedback negativi a qualcuno e raramente rispondo al feedback negativo via email. L'e-mail è un ottimo strumento per le conversazioni transazionali (dove dovremmo pranzare?), Per condividere informazioni (qui c'è quel file, c'è qualcuno che voglio che tu incontri), o per mostrare apprezzamento (hai parlato con forza in quell'incontro, sono commosso dal tuo supporto-grazie). Per qualsiasi altra cosa, è meglio chiamare o parlare con qualcuno faccia a faccia. Faccio anche del mio meglio per non andare avanti e indietro con qualcuno alla posta elettronica per qualcosa di più di due o tre volte. Se è andato così lontano, di solito è un'idea migliore per prendere il telefono.
Sono disponibili alcuni strumenti comuni che ho trovato utili per spostarsi rapidamente nelle e-mail:
Firme: la maggior parte dei programmi di posta elettronica ha la capacità di creare firme multiple che è possibile scegliere di visualizzare nella parte inferiore di un'e-mail. Ho personalizzato diverse firme che utilizzo come risposta alle e-mail comuni che ricevo. Ad esempio, ho una risposta scritta alle persone che chiedono di entrare a far parte della mia azienda, voglio che riveda il loro libro, esprimi apprezzamento per qualcosa che ho scritto, ecc. Spesso personalizzo le e-mail in base al mittente, ma la maggior parte della mia risposta è già scritto.
Regole: la maggior parte dei programmi di posta elettronica dispone anche di regole in cui è possibile inviare automaticamente e-mail che soddisfano determinati criteri direttamente ad altre cartelle. Ad esempio, quando invio la mia email settimanale che collega le persone a un nuovo articolo che ho scritto, ricevo diverse risposte "fuori sede". Ho impostato una regola che invia qualsiasi email con "fuori sede" nella riga dell'oggetto direttamente nel cestino. In questo modo non devo perdere tempo a processarlo.
Timer: questo è essenziale per rimanere entro i miei 30 minuti di tempo. Quando non usavo un timer era troppo facile andare avanti.
Se sei come me e Jane, se trovi che l'e-mail ha la capacità di assorbire tempo e produttività, prova a sperimentare questo processo, personalizzandolo finché non funziona per te. Una piccola struttura potrebbe essere l'unica differenza tra l'e-mail come strumento utile. . .o uno sprecone.
* Nome cambiato
Originariamente pubblicato su Harvard Business Review