Come dare una presentazione Parte II: Raccontare una buona storia

Anche se parlare in pubblico è in cima alla lista delle ansie di molte persone, è qualcosa che molti di noi devono fare per il lavoro, per la chiesa, per la scuola o per un'organizzazione a cui apparteniamo. Nella prima parte di questa serie, ho scritto su come concentrarsi sui bisogni del pubblico aiuterebbe a ridurre l'ansia. In questa metà, parlo di come un modo per soddisfare le esigenze del tuo pubblico sia quello di raccontare una bella storia.

Il secondo passo per ridurre la paura del palcoscenico è concentrarsi sul compito impegnativo di consegnare efficacemente il tuo messaggio.

Sviluppa una trama forte

Una volta che hai deciso i tuoi obiettivi e su ciò che vuoi dire, devi sviluppare una trama forte che porterà il gruppo lì. Mi piace la metafora di una trama nello sviluppo di un discorso, perché si concentra sulla continuità e sulla logica di ciò che farai e aiuta a focalizzarmi sui bisogni del mio pubblico.

• Basta non farlo!
• Allenati troppo e un cane non ricorderà
• Compulsività sessuale: 6 segni e conseguenze
• Risposte da un'indagine sul sesso inusuale, parte 2
• Interruttori segreti nel tuo cervello Mantieni le chiavi della felicità

Come una buona storia, ogni presentazione ha un inizio, una parte centrale e una fine che ognuna di esse svolge funzioni molto diverse.

L'inizio di una storia offre al gruppo un terreno comune e un'esperienza condivisa da cui lavorare. In un libro, l'autore lo usa per fornire un'impostazione e per introdurre i personaggi principali. In una riunione, potresti usarla per inquadrare il problema che sei lì ad affrontare e presentare informazioni condivise che ti aiuteranno ad andare avanti. In una discussione, potresti ricordare al gruppo i punti principali del documento. Nel presentare un progetto, lo useresti per dire al pubblico quale domanda stai cercando di affrontare, perché è importante, e quali sono i principali concetti di cui parlerai.

La parte centrale della storia è dove si verifica la maggior parte dell'azione. È qui che sviluppi le informazioni condivise che faranno avanzare la trama. In una presentazione formale, queste sono le tue idee principali: quali sono i puzzle intellettuali con cui ti sei cimentato? quale prova stai portando su di loro? Queste sono le idee complicate che vuoi far capire a tutti. Nello sviluppo della trama, mi aiuta a concentrarmi su ciò che il gruppo ha bisogno di sapere per noi tutti di rimanere sulla stessa pagina.

• I ragazzi stanno bene
• Cos'è una dipendenza comportamentale?
• Riscaldando al tocco sensuale: la scienza dei preliminari
• Lo stress è una scelta: come rinunciare a lavorare
• I tuoi principi di salute mentale

• Hai introdotto ogni personaggio (idea, controversia, costrutto) che è importante nella storia?
• Hai chiarito in che modo queste idee si interconnettono e si relazionano tra loro?
• La trama va avanti in modo logico?
• Hai risposto alle domande che si presenteranno nella mente del tuo pubblico?

Il punto culminante della storia è quando risolvi il problema che hai esposto. In una riunione, questo può accadere quando si determina il piano d'azione. In una presentazione scientifica, è dove rispondi alla tua domanda.

La risoluzione della storia è dove si legano le parti in sospeso. Qual è l'idea / il sentimento / piano principale che vuoi che il gruppo porti a casa con loro?

Usa gli strumenti efficaci

Hai molti strumenti diversi da utilizzare nello sviluppo di una presentazione. Questi includono parole, dispense, tecniche per coinvolgere le persone nelle discussioni di gruppi numerosi e di grandi dimensioni e grafici (incluso PowerPoint). Una volta stabilito il tuo obiettivo e la tua trama, il trucco è scegliere i tuoi strumenti per spostare le cose. Poiché si tratta di un tema così vasto, mi concentrerò solo su PowerPoint, perché penso che sia l'unico strumento che è più probabile scegliere di utilizzare e che è il più facile da usare male. Edward Tufte ha dimostrato che il PowerPoint ha indebolito la nostra capacità generale di presentare idee complesse al pubblico.

Non farò questa discussione, ma dirò che vale davvero la pena di pensare se ciò che si vuole dire sia meglio trasmesso nella forma lineare e abbreviata che PowerPoint ti costringe ad adottare. Ad esempio, lo uso sempre per insegnare statistiche, perché è un argomento lineare in cui voglio fare alcuni punti chiari. Non lo uso per insegnare psicologia dello sviluppo, dove voglio essere in grado di passare da un argomento a un altro e incoraggiare la partecipazione di classe.

Se non credi che il mezzo cambi il messaggio, controlla l'indirizzo di Gettysburg fatto come una presentazione di PowerPoint.

Cosa fa PowerPoint?

PowerPoint è come qualsiasi altro strumento: può essere usato bene o male. Trovo PowerPoint utile per:

• Concentra il gruppo su idee importanti che voglio che tengano presente. Questo è particolarmente importante quando le idee sono complesse e devi pensare a più cose contemporaneamente.
• Fornire informazioni condivise. Le informazioni condivise potrebbero essere un dipinto, alcuni dati o una formula statistica. Se i tuoi dati sono complicati, funziona alla grande se completi la diapositiva con un volantino. In questo modo puoi puntare allo schermo per mostrare loro quello su cui ti stai concentrando e possono guardare i dettagli sul volantino.
• Fornisci informazioni aggiuntive di cui non vuoi parlare. Ad esempio, quando sto parlando dei miei metodi in uno studio scientifico, menzionerò quali sono i miei principali costrutti, ma darò esempi dell'idea e dei dettagli sui loro mezzi e affidabilità su una diapositiva. Oppure potresti fornire il testo di una lunga citazione su una diapositiva, ma menziona solo una o due frasi chiave ad alta voce.

Utilizzando PowerPoint in modo efficace.

Quando sviluppi una presentazione di PowerPoint, segui la stessa regola che fai per te: non lasciarlo distrarre dalle tue idee e dai tuoi obiettivi. Come fare questo? Ci sono un paio di cose da tenere a mente.

Conosci la tecnologia che stai utilizzando. Ci sono poche cose fastidiose come guardare qualcuno che cerca di configurare un computer non funzionante. Evita questo.

• Se hai bisogno di un proiettore o di altre apparecchiature, assicurati che sia lì.
• Se stai usando il computer di qualcun altro, porta il materiale su una chiavetta o un CD, copialo sul desktop ed eseguilo da lì.
• Se stai portando il tuo computer portatile, assicurati di avere un cavo di alimentazione
• Assicurarsi di avere il cavo giusto per collegare il computer al proiettore.
• Vieni presto per assicurarti che il tuo computer parli con il proiettore. Conoscete il pulsante sul vostro computer per spingere per rendere il vostro progetto dello schermo? Il tuo computer è configurato in modo da poter vedere lo schermo e il progetto contemporaneamente?
• Imposta le impostazioni di alimentazione in modo che il tuo computer non si addormenti.

Guarda lo sfondo del tuo computer con occhi nuovi. Il pubblico guarda lo schermo non appena si accende il computer. Cosa vedono? Ho visto un professore tenere una conferenza in cui la sua lettera di dimissioni era stata salvata sul desktop. Una volta ho fatto fare una presentazione ad uno studente in cui lo sfondo del computer era una fotografia di una donna che le teneva la mano sui pantaloni con la mosca quasi aperta. Non farlo. Guarda le tue icone, sfondi e salvaschermo e assicurati che siano tutte le informazioni che vuoi condividere con il tuo pubblico.

Salva la presentazione come uno spettacolo di PowerPoint e non una presentazione di PowerPoint. Quando fai clic o apri una presentazione di PowerPoint, apre il programma e mostra il tuo pubblico le tue diapositive, note, ecc. Quindi devi passare attraverso il menu e accendere lo spettacolo. Questa è solo una distrazione e a volte può essere imbarazzante. Se salvi la tua presentazione come spettacolo, puoi semplicemente installarlo sul desktop, fare doppio clic su di esso e hai ragione nella presentazione. Perché portare il pubblico dietro le quinte?

Usa le dispense per aiutare le persone a prendere appunti. Sotto l'opzione di stampa in PowerPoint, è possibile scegliere di stampare volantini, che consente di stampare più diapositive per pagina. Questa è una buona opzione se le persone vorranno prendere appunti sul tuo discorso.

Scegli uno stile di presentazione che integri il tuo argomento . Di solito, più semplice è meglio. Non c'è niente di sbagliato con colori semplici e caratteri semplici. Sei mai stato davvero spazzato via dalla presentazione di qualcuno perché avevano uno sfondo davvero elegante?

• OGNI SINGOLA ANIMAZIONE CHE UTILIZZI DOVREBBE AVERE UNO SCOPO CHIARO. Il battito delle palpebre, le parole volanti e i clic della fotocamera distraggono il gruppo dalle idee che vengono comunicate. Non fare in modo che la tua analisi erudita assomigli ad un annuncio per un concessionario di auto usate.
• Le animazioni possono essere utilizzate efficacemente per mettere in risalto ciò che si vuole che le persone guardino.
  • Può essere particolarmente efficace avere ciò di cui stai parlando ora brillante e tutto il resto attenuato. Ciò consente alle persone di recuperare la loro notetaking, ma mantiene l'attenzione.
• Usa solo elementi grafici che muovono la tua trama in avanti.
• Non usare immagini che non ti servono.
• I grafici bidimensionali sono più facili da leggere rispetto a quelli tridimensionali.
  • Struttura grafici e tabelle in modo che i contrasti chiave che stai cercando di comunicare siano evidenziati
• Se hai bisogno di una tabella o di un grafico complicato, usa una dispensa. Non cercare di semplificarlo troppo per farlo sulla diapositiva. Quindi conduci il gruppo attraverso la dispensa inserendone singoli pezzi sulla diapositiva.

RICORDA: PowerPoint integra la tua voce, non la sostituisce. Non leggere, parlare. PowerPoint è solo un supporto.

Conclusione

Nel saggio The Cognitive Style of PowerPoint: Pitching Out Corrupts Within , Edward Tufte discute i problemi relativi all'uso di PowerPoint per modellare le presentazioni. Il suo argomento principale è che lo stile incoraggiato dall'uso di PowerPoint mina il tipo di pensiero complesso che dovrebbe essere il segno distintivo di buone presentazioni e buone decisioni. Le tre principali critiche di Tufte su PowerPoint sono che:

1. concentra tutto il controllo e l'attenzione sul presentatore e sulla presentazione, piuttosto che sul contenuto e sulle idee;
2. forza l'argomentazione in una struttura lineare, che potrebbe non essere appropriata dato gli obiettivi particolari della presentazione (gli incontri vengono in mente immediatamente;
3. incoraggia la semplificazione eccessiva.

Tutte queste insidie ​​possono essere evitate se usi i tuoi strumenti piuttosto che lasciarli usare. Come farlo?

• Concentrati sul gruppo e plasmando l'esperienza. Non riguarda te. Sei lì solo per modellare e facilitare un'esperienza condivisa.
• Determina i tuoi obiettivi . Una volta che sai dove vuoi andare, puoi capire come arrivarci.
• Sviluppa una trama. Pensa alla presentazione dal punto di vista del gruppo o del pubblico e disponi una trama che ti aiuterà a muoverti tutti insieme verso il tuo obiettivo. Non dimenticare di fornire un'ambientazione e presentare i tuoi personaggi, spiegare come i personaggi si muovono attraverso la trama e quali azioni principali si verificano, portare il tuo discorso al culmine e fornire una soluzione soddisfacente.

Sei l'host. Aiuta il tuo pubblico a divertirsi.