Un programma fuori controllo è il nemico del successo. Più vai avanti nel mondo degli affari, più richieste ci sono sul tuo tempo, e più è importante gestirlo pensosamente.
Dedicherai anche un quarto del tempo necessario per gestire il tuo programma mentre fai il tuo budget, i tuoi progetti o il tuo personale? Probabilmente no. Tuttavia, il tuo tempo è uno dei tuoi beni più basilari e un'efficace allocazione ti consente di concentrarti dove ti serve.
Naturalmente non sto dicendo di non fare cose importanti – semplicemente che ha senso sistemare implacabilmente ai margini. In questo spirito, per quelli di voi che potrebbero usare più ore del giorno per fare ciò che il lavoro richiede (probabilmente circa il 97% della popolazione gestita!), Ecco quattro suggerimenti:
Riduci la frequenza delle riunioni: la mania per le riunioni è chiaramente tra "L'America più ricercata" quando si tratta di rubare tempo. Ma ci sono molti modi ragionevoli per minimizzare questa perdita. Questa è una delle prerogative del management: se un incontro è marginalmente importante, delegalo. Oppure fai una rapida telefonata con l'organizzatore. Oppure chiedi diapositive di presentazione e note di riunione in seguito. Certo che se è importante, vai … ma se non lo è, ci sono più alternative responsabili.
Riduci i viaggi di lavoro – Nulla cancella una settimana potenzialmente produttiva in modo più approfondito di un lungo viaggio di lavoro verso una località remota. Certo, alcuni viaggi d'affari sono cruciali e inevitabili, nessuna discussione lì. Ma alcuni sono discrezionali. Caso in questione: c'è stata una conferenza sull'associazione di categoria industriale in cui ho rappresentato la mia azienda per un certo numero di anni. E 'stato piacevole, piacevole networking, e occasionalmente ho acquisito utili conoscenze competitive e del settore. Ma ha anche inghiottito due o tre giorni in un singolo boccone più volte all'anno. Ho iniziato a delegarlo a un giovane collega molto capace e si è dimostrata un'ottima opportunità di sviluppo, mentre allo stesso tempo aumentava notevolmente la mia capacità di portare a termine il lavoro .
Blocca una mezza giornata sul tuo calendario ogni settimana : nessuna riunione, nessuna chiamata in conferenza … questo può essere solo il tuo tempo per aggiornarti e concentrarti ovunque tu scelga. La reazione iniziale di così tanti manager a questo è dire, ottima idea ma non potrei mai farlo. Sono qui per dirti: puoi. L'ho fatto per anni e spesso sono le quattro ore più produttive della mia settimana. Potrei concentrarmi su progetti, presentazioni, trascorrere del tempo con la mia gente … qualunque cosa non stavo ottenendo mi sentivo più necessario. Stai pensando … sembra allettante, ma non posso farlo. La mia domanda: perché no?
Liberare l'e-mail in ostaggio – Salvare il meglio per ultimo. A seconda delle dimensioni della tua organizzazione, la quantità di email che ricevi può essere scoraggiante, demoralizzante, decisamente deprimente. Per liberarti? Nessuna risposta semplice, ma alcuni suggerimenti. Se hai un assistente fidato che conosce veramente te e la tua azienda, fallo regolarmente leggere per posta elettronica e separa il grano dalla pula. Oppure chiedi al tuo staff di ridigitare la tua email e di contrassegnare un messaggio in un modo concordato se è veramente importante. Oppure metti da parte una certa quantità di tempo ogni giorno (ad esempio 20 minuti) per attaccare la posta elettronica, tagliarla e bruciarla. Di nuovo, non ci sono panacee qui, ma la cosa più importante è non lasciarti trascinare, ma sviluppare una routine efficiente che lavori per tenere a bada i segugi elettronici. Nulla rovina una mattina energizzante ottimista più rapidamente di 1.038 messaggi non letti nella tua casella di posta …
Hai mai notato che i dirigenti più efficaci sembrano avere, quasi magicamente, banchi puliti e tempo libero?
Dollari alle ciambelle passano molto tempo a gestire il tempo in modo ponderato.
È tempo ben speso.
Questo articolo è apparso per la prima volta su Forbes.com.
* * *
Puoi seguire Victor su Twitter per notizie, consigli e articoli relativi alla gestione.
Scopri perché Howling Wolf Management Training si chiama quello che è.