Nulla prosciuga la felicità più velocemente di un lungo incontro non produttivo. Sei annoiato; non stai facendo nulla; le e-mail si accumulano mentre ti siedi, intrappolato. Pensa: se tagli ogni settimana un'ora di riunione ogni settimana, avresti una settimana in più per lavoro – o divertimento – entro la fine dell'anno.
D'altra parte, non sono d'accordo con le persone che sostengono che non dovremmo avere incontri. Un incontro produttivo può essere tremendamente prezioso, un grande risparmio di tempo e persino esilarante.
Ecco alcune strategie che cerco di distribuire:
1. Molto ovvio: inizio in tempo e fine alla fine . Una volta che le persone vedono che le riunioni stanno iniziando tardi, la cattiva abitudine si costruisce, perché la gente vede che non ha senso presentarsi subito. Ecco una soluzione: un amico ha lavorato in uno studio legale che ha multato $ 100 soci se erano in ritardo per un incontro, che si è rivelato molto efficace. Se l'incontro deve durare a lungo, dite: "Non abbiamo finito con i sette punti, quindi tutti possono restare quindici minuti in più per concludere". In questo modo, la gente sa che la fine è in vista.
2. Allo stesso tempo, ricorda che è utile passare un po 'di tempo in chit-chat . Per molto tempo, non credevo che fosse vero, e ho cercato di essere iper-efficiente, ma ora capisco che è importante – e produttivo – che le persone abbiano la possibilità di relazionarsi a livello personale. Le persone hanno bisogno di costruire amicizie, hanno bisogno di una possibilità per mostrare le loro personalità, hanno bisogno di stabilire un rapporto. Le riunioni sono molto importanti per questo processo.
3. Se alcune persone esitano a saltare dentro, o smettono di parlare se sono interrotte, trovano un modo per estrarle . La capacità di afferrare il pavimento non è necessariamente correlata alla capacità di contribuire.
4. Mio padre una volta mi ha dato un brillante consiglio: " Se sei disposto a dare la colpa, le persone ti daranno la responsabilità ". Le riunioni spesso implicano il biasimo e l'incolpare e, anche se non è piacevole accettare la colpa, è un aspetto necessario per ottenere la responsabilità (se meritato, ovviamente). A riprova di mio padre, una delle mie migliori esperienze di incontro è stata un'occasione in cui ho preso la colpa – giustamente – per qualcosa fatto da un gruppo di persone che lavorano con me. Questo ha finito per aumentare drasticamente la mia credibilità organizzativa su tutti i lati.
5. Condividi il credito . Insieme alla colpa, un incontro è anche un ottimo posto per dare credito alla gente. Sii pronto a sottolineare un ottimo lavoro o a chiedere un applauso per un collega. Le persone spesso si comportano come se il credito fosse un bene a somma zero, e se condividono il credito, otterranno meno se stessi. Da quello che ho visto, la condivisione del credito non solo non diminuisce il numero di stelle d'oro che si ottengono, ma si aggiunge a loro – perché la gente ammira la capacità di dare credito. (Drogato della stella d'oro che sono, presto molta attenzione in questo settore.)
6. Rendere le persone stupide non è produttivo, e non è gentile . Un amico ha un buon suggerimento: "Sii allegramente, impersonalmente deciso".
7. Avere un programma e attenersi ad esso . Se possibile, far circolare l'ordine del giorno in anticipo, insieme a qualsiasi altra cosa che deve essere letta per preparare l'incontro. Assicurati che le persone sappiano se devono portare qualcosa. Sulla stessa linea …
8. Non andare mai ad una riunione se non sai perché dovresti essere lì ! Questo sembra ovvio, ma è una situazione che si presenta sorprendentemente frequentemente. Ho appena fatto questo errore di recente.
9. Gli incontri periodici dovrebbero essere il più brevi possibile e molto strutturati . Avere regole per annullare la riunione quando appropriato – se tale e tale non accade, se solo un certo numero di persone può partecipare, ecc.
10. Non dire cose che possano indebolire o antagonizzare altre persone . Indovina un po? Si scopre che in effetti lo notano e non lo apprezzano. Se ti chiedi se sei un delinquente, controllati contro questa lista.
11. Se una riunione è lunga, le interruzioni di programma quando le persone possono controllare la posta elettronica e i telefoni . In caso contrario, si sentono molto distratti dal sentirsi fuori dal mondo per troppo tempo (per alcune persone, ci vogliono circa dieci minuti) e iniziano a inviare messaggi di posta elettronica sotto il tavolo. Come se nessuno lo notasse. Che fanno
12. Le riunioni dovrebbero rimanere strettamente focalizzate . Se le persone vogliono avere la possibilità di discutere di problemi collaterali, problemi teorici o questioni filosofiche che non sono pertinenti allo scopo dell'incontro, dovrebbero incontrarsi separatamente.
13. Ecco una soluzione radicale: niente sedie . Nel magnifico libro di Bob Sutton, The No A ****** Rule, (scritto in questo modo non per prudenza ma per evitare spamblockers), fa riferimento a uno studio che mostrava che le persone nelle riunioni in cui tutti stavano in piedi impiegavano il 34% di tempo in meno prendere una decisione assegnata, con decisioni che erano altrettanto buone di quelle fatte dai gruppi che erano seduti.
14. Forse la cosa più importante: sii molto specifico sugli "oggetti d'azione" (per usare il termine business-school). Chi accetta di fare cosa, da quando? Assicurati che qualcuno tenga traccia di ciò che dovrebbe accadere in conseguenza della riunione, e alla fine della riunione, rivedi questi elementi in modo che siano chiari a tutti. Ora non esco mai da un incontro senza la mia lista di ciò che devo fare, per chi e da quando.
Cosa mi manca? Quali sono alcune altre strategie per migliorare le riunioni?
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