Sia che tu abbia letto questo blog sin dal suo inizio un anno fa o sia saltato fuori per la prima volta, potresti chiederti: "Il potere del rallentamento funziona davvero in tutte le situazioni?" Così chiesi al gruppo più impegnato nel tempo di persone che conosco: project manager IT. I componenti della divisione IT, Vivo, Inc. sono tornati con le risposte che affermavano più lentamente.
Michael Parish, Managing Director e Vice President of Consulting di Vivo, ha una visione onnicomprensiva dell'orologio. Il suo approccio è quello di raccogliere tutti gli orari, le vacanze e il resto, in un unico posto. "Ciò mi consente di avere una visione olistica del tempo disponibile per portare a termine l'iniziativa. È fondamentale che questo sforzo si verifichi durante la fase di pianificazione perché garantisce aspettative adeguate con le parti interessate e i partecipanti al progetto. Dopo questo, il calendario consolidato fornisce l'effetto leva per portare le risorse in alto e in corso sui loro risultati finali e offre agli stakeholder visibilità sul progresso. "
In altre parole, prende un momento lento per fare un passo indietro e raccogliere i dati necessari per gestire le aspettative durante l'intero processo. Un altro mantra con cui lavora è una citazione che qualcuno gli ha detto una volta: "Pianifica il tuo lavoro e lavora al tuo piano".
Riduce in tal modo potenziali problemi prima che insorgano. Ma ciò non significa che tutto vada sempre secondo i piani. Un altro lento principio che ha adottato è una comunicazione chiara.
"La comunicazione chiara e tempestiva è la chiave per stare sulla strada giusta in quanto ogni piano deve avere flessibilità", ammette. "La collaborazione con i membri del team di progetto e le parti interessate rimuove le potenziali problematiche con priorità su questioni urgenti / importanti o non urgenti / non importanti." Il CEO di Vivo, Marilyn Weinstein, concorda con l'idea di prendere un momento per ottenere una panoramica. "È essenziale che i project manager inizino a pensare in modo strategico al quadro generale. Ci viene chiesto di dedicare molto tempo a cose urgenti e importanti. Ma il vero lavoro di qualità viene spesso speso nel quadrante non urgente ma importante. Ci sono meno fuochi da spegnere in questo modo! "
Vedi la tartaruga in tutto questo? Quel tipo Zen che ti fa impazzire gli occhi sul premio ti aiuta a vincere la gara.
Quando ho chiesto a entrambi di darmi informazioni sulla delegazione, hanno offerto alcuni validi consigli. Michael afferma: "Gli ingredienti per una delegazione di successo sono la comunicazione dei compiti del progetto, degli obiettivi e delle dipendenze, una chiara comprensione delle scadenze e la comprensione di ciò per cui i membri del team sono responsabili." Marilyn Weinstein aggiunge alcune parole di saggezza per coloro che iniziano appena sul piano manageriale percorso: "Per le persone che imparano prima a delegare, inizierei nella categoria urgente ma non importante, se possibile". Ciò consente di testare prima le acque prima di affrontare problemi più importanti.
Per quanto riguarda la gestione delle aspettative per le parti interessate e per te stesso, entrambi hanno concordato sul fatto che il coinvolgimento tempestivo delle parti interessate li mantenga nel processo. "Credo che il miglior modo di agire per gestire le aspettative degli stakeholder sia consentire loro di essere parte del fattore determinante su quali dovrebbero essere tali aspettative per l'intero ambito del progetto", suggerisce Michael. "Se contribuiscono alla creazione di fattori di successo, la loro soddisfazione è più facilmente raggiungibile."
Per quanto riguarda le aspettative di Michael? Bene, questa è un'altra questione. "La maggior parte delle persone coscienziose e orientate ai risultati spesso non sono soddisfatte del proprio lavoro", ammette. "Stanno sempre volendo raggiungere altezze elevate di consegna o realizzazione. La mia unica regola è separare le tue aspettative dalle aspettative del progetto. "
Quindi mentre ti imbarchi il potere del lento, ricorda di separare le tue richieste personali da quelle del tuo capo. Molto probabilmente, sarai molto più duro con te stesso di quanto non lo sarà lui. Ma se abbracci il lento, inizierai a vedere un allineamento più singolare di ciò che fai con ciò che apprezzi anche tu.
