L'e-mail non è il problema: è il nostro bisogno di cambiare compito

Tre articoli recenti, due sul New York Times intitolati "L'ansia dell'email senza risposta" (19 aprile 2013) e l'altro intitolato "Quando l'e-mail passa dal piacere al diluvio" (9 febbraio 2013) ) e una rivista in Time dal titolo "Do not Multitask: Your Brain Will Thank You" (17 aprile 2013) ha affrontato un tema ricorrente tra i professionisti: come faccio a gestire il volume di messaggi e-mail che ricevo ciascuno e ogni giorno? Jenna Wortham ha riflettuto sulla questione di cosa fare quando la tua casella di posta continua a crescere e non riesci nemmeno a capire come gestire migliaia di e-mail non lette, mentre Alina Tugend ha lottato con ciò che significa quando scegli di non rispondere o semplicemente non farlo " avere il tempo, l'energia o l'inclinazione per rispondere ai messaggi di posta elettronica che possono essere significativi a livello personale o professionale. La maggior parte di noi si sente talmente legata alla nostra posta elettronica che ci permette di deriderla da tutti i nostri dispositivi, compresi i nostri computer, tablet e smartphone. Avvisi e notifiche attaccano i nostri sensi beep, lampeggianti e persino suonando una canzone preferita. Veniamo convocati a qualcosa di così importante che dobbiamo essere avvertiti della sua presenza per non perdere l'arrivo e la necessità di un'attenzione immediata.

La ragione per cui ho incluso l'articolo Time è che, per la maggior parte delle persone, non c'è semplicemente un tempo disponibile per affrontare il sovraccarico e quindi la maggior parte sceglie di gestire la propria e-mail su base frammentaria quando un momento di "rallentamento" il tempo "si presenta. Il problema è che per il momento in cui si presentano i secondi preziosi preziosi o anche i minuti di attesa, probabilmente abbiamo ricevuto molte e-mail aggiuntive e abbiamo scoperto che non c'è nemmeno abbastanza tempo per affrontarle, per non parlare di quelle più vecchie da un semplice giorno (o anche un'ora) fa.

Se sei come la maggior parte dei professionisti, sei sempre su e-mail se è un residente permanente sul tuo laptop o se vedi i grandi numeri bianchi su uno sfondo rosso sul tuo iPhone (o l'equivalente su qualsiasi smartphone che tote intorno a te 24 / 7/365). Sul tuo portatile molto probabilmente hai qualche forma di notifica e-mail in arrivo. My Outlook è impostato per riprodurre un tono e far apparire una notifica nell'angolo destro del mio schermo. La parte razionale di me dice "SPEGNERE LE NOTIFICHE" mentre la parte specializzata della mia corteccia prefrontale che gestisce il multitasking continua a dirmi che è abbastanza capace di ignorare il pop-up e la suoneria e di aiutarmi a rimanere concentrata e sul compito.

In poche parole, il mio PFC mi mente e mi ha sempre mentito. Non è in grado di gestire le interruzioni molto bene, ma si rifiuta di indirizzarmi a disattivare le notifiche e gli avvisi e prestare attenzione a ciò che dovrei fare, sia scrivendo il mio nuovo libro, mettendo insieme statistiche per un articolo di giornale o semplicemente leggere per preparare una lezione in aula, un fidanzamento o una presentazione di un articolo di giornale.

• Genitore cinese, genitore occidentale, genitore superiore: lo abbiamo già capito?
• Filosofo Alain de Botton su "Status Anxiety"
• Consapevolezza e quando non usarlo
• Come sapere quando ascoltare la paura e quando sfidarla
• Natura VERSUS Nurture Part 3: QUACK?

Qual è il mio problema? Come la maggior parte delle persone, credo di poter multitasking, o piuttosto di cambiare compito, in un secondo momento senza costi. Non sono deluso. So che ogni volta che la mia attenzione viene strappata via da quello che sto facendo e poi ritorna momenti o anche ore più tardi, mi ci vuole (e la mia corteccia prefrontale) il tempo per ricordare cosa stavo facendo e dove ero nel processo. Laura Bowman, Laura Levine ei loro colleghi di psicologia alla Central Connecticut State University mi hanno convinto che quando le persone cercano di fare il multitasking possono completare tutte le attività con lo stesso alto livello di accuratezza, ma per farlo ci vuole più tempo e Gloria Mark e i suoi colleghi al Università della California, Irvine ha aggiunto l'ammonizione che il costante multitasking aggiunge uno strato di stress causato dalla necessità di fare tutto un po 'più velocemente semplicemente per tenere il passo con i propri obblighi.

Tuttavia, mentre guardo il mio portatile, vedo cinque browser Safari con 22 finestre, oltre alla posta in arrivo e-mail di Outlook più tre file PDF che devo leggere per una riunione più due documenti Word più SPSS con un set di dati e una manciata di analisi multivariate inoltre … uh oh, ho appena notato che mentre stavo scrivendo ho ricevuto un messaggio di testo dalla mia figlia maggiore sul mio iPhone che a sua volta ha molte app che uso quotidianamente sullo schermo frontale, tra cui CNN , ESPN , Zite , Facebook , Woot e, naturalmente, l'app store nel caso in cui legga qualcosa su una nuova app che devo provare. Solo osservando quello che ho nella mia semplice vista a pochi centimetri dai miei occhi stanchi mi rende esausto.

L'articolo Time mi dice che non devo multitasking perché il mio cervello non gli piace. Bene, è il mio cervello che mi sta facendo passare da un compito all'altro in un'attività dal momento in cui mi sveglio fino al momento in cui spengo il mio telefono circa un'ora prima che preveda di andare in pensione. [Parentalmente, tenevo il telefono vicino al mio letto ma quando mi svegliavo mi sentivo in dovere di controllarlo, il che avrebbe richiesto una rapida risposta via e-mail a qualcuno o avrebbe coinvolto il mio cervello e rovinato il resto della mia notte Gloria Mark mi dice, nell'articolo di Time , che dovrei imparare dal suo studio in cui ha tagliato fuori 13 dipendenti da e-mail per cinque giorni e ha ridotto il loro stress. Il solo fatto di pensare a questo minaccia di mandare la mia pressione sanguigna al cielo. Cinque giorni significa che avrei una pila di almeno 2.000 messaggi di posta elettronica non indirizzati e questo non è ciò che io o il mio cervello vogliamo fare. Al contrario, Cliff Nass, un professore della Stanford University, mi dice che il suo studio ha dimostrato che il multitasking è un male per me e dovrei imparare a usare la "regola dei 20 minuti" in cui dedico blocchi di tempo di 20 minuti a lavorare su una singola attività prima di permettermi di cambiare (per e-mail). Questo sembra molto più raggiungibile.

• La pandemia dell'influenza suina: un inferno di un nome
• Psilocibina per ansia e depressione nel cancro
• Guida al sonno e uccisione del sonno
• Accetta questo lavoro e …
• La fine dei 50 minuti ora?

Qual'è la soluzione? La mia opinione è vicina a quella di Cliff Nass in quanto ritengo sia necessario riqualificare il nostro cervello per concentrarsi e partecipare per periodi di tempo sempre più lunghi. Quando parlo al pubblico, sia che si tratti di studenti, insegnanti, genitori o uomini d'affari, introduco il concetto di "interruzioni tecnologiche" per aiutare in quel processo di riqualificazione. Una pausa tecnologica è simile a ciò che Nass consiglia con una ruga. È più facile illustrare con un esempio. Nel gennaio 2012, ho parlato all'American School of Bombay nella loro conferenza Unplugged del 2011, che comprendeva insegnanti e amministratori di scuole internazionali che si occupavano delle questioni relative all'uso della tecnologia in classe. Durante i pochi giorni in cui sono stato a Mumbai ho parlato con la conferenza più i genitori degli studenti dell'ASB. Siamo stati al Sofitel Hotel dall'altra parte della strada e quando sono tornato a parlare a Unplugged 2013 all'inizio dell'anno, il direttore generale dell'hotel mi ha contattato al check-in per dirmi come mi aveva sentito parlare di interruzioni tecnologiche nel contesto di cene di famiglia e ha deciso di usarli durante le sue riunioni del personale. Ha spiegato questo mentre diceva che mentre era un Baby Boomer, la maggior parte del suo staff aveva tra i 20 e i 30 anni e controllavano costantemente i loro smartphone durante le riunioni e non era contento della loro mancanza di attenzione.

Ha ricordato la mia introduzione delle interruzioni tecniche ai genitori di ASB – dove i suoi figli frequentano la scuola – e ha deciso di provarli durante i suoi incontri. Come ho suggerito ai genitori, ha iniziato chiedendo al suo staff di controllare i loro telefoni per un minuto e poi accendere i loro telefoni in silenzio e metterli a testa in giù sul tavolo che per la maggior parte è stata una sorpresa dato che li stavano nascondendo nei loro giri . Il telefono a testa in giù, disse, doveva essere un promemoria che in breve tempo avrebbe concesso loro un'interruzione tecnologica e avrebbero potuto registrarsi per un altro minuto. Ha continuato in questo modo per l'intero incontro e per diverse settimane ha fatto il ciclo di 1 minuto / 15 minuti. Poi, mentre incoraggiavo i genitori, lo aumentò a 20 minuti e dopo un'altra settimana o due o trenta minuti, perché avevo incoraggiato i genitori a provare nelle loro case (e gli insegnanti nelle loro aule). Era orgoglioso di dirmi che per un incontro di un'ora le fece controllare per un minuto all'inizio e un minuto al centro e un minuto alla fine e che fu un successo strepitoso.

Questo è il potere delle interruzioni tecnologiche: ti insegnano come ritardare la tua necessità di effettuare costantemente il check-in e di imparare a mettere a fuoco per periodi di tempo senza lo squillo dello smartphone. Ho consigliato le interruzioni tecniche agli insegnanti di classe in programmi 1: 1, giovani adulti durante le cene al ristorante, i genitori al tavolo da pranzo della famiglia e gli imprenditori durante le riunioni e devo ancora sapere di un fallimento. Quello che sento sono resoconti incandescenti di rinnovata attenzione che porta a una maggiore produttività.

Quindi, parafrasando l'articolo della rivista Time : "Master Tech Breaks: la corteccia prefrontale ti ringrazierà!"