L'email offre un modo veloce e spesso molto conveniente per interagire con i nostri amici, familiari e colleghi di lavoro. Non c'è da aspettarsi una riunione faccia a faccia per far passare rapidamente le informazioni che è necessario condividere con coloro che fanno parte della nostra cerchia sociale. Sfortunatamente, poiché le e-mail non comunicano né in tempo reale né nella presenza effettiva dei nostri destinatari, possiamo inavvertitamente scambiare erroneamente i nostri messaggi. Non puoi fermarti a metà frase in una email quando vedi che stai rendendo l'altra persona triste, arrabbiata o semplicemente stressata.
Riceviamo anche troppe e-mail e più lunga è la tua casella di posta, meno tempo hai (o senti di avere) di rispondere a ciascun messaggio. Potresti rispondere alle e-mail quando sei stanco alla fine della giornata, sei sveglio nel cuore della notte o stai ancora sfregando il sonno dagli occhi quando ti svegli. Forse sei sul tuo dispositivo mobile, portandoti a sentirti ancora meno bisognoso di modifiche accurate prima di premere il pulsante "invia".
È anche possibile che non ti rendi conto quando sei maleducato. Ciò che sembra essere un commento o una risposta inequivocabile a una domanda secondo la tua opinione risulta aspro e critico per il tuo destinatario. La critica può essere giustificata, ma poiché la comunicazione è a senso unico, non è possibile inquadrarla in termini che possono attenuare il colpo. Attaccare un'emoticon alla fine del messaggio non farà neanche il trucco. Ricorda che la tua e-mail viene letta senza nessun altro dei segnali contestuali che la critica della vita reale può fornire. Un punto esclamativo erroneamente posizionato potrebbe addirittura rendere punitive le tue critiche ("Sei tornato di nuovo in ritardo !!" vs. "Sei tornato in ritardo").
La ricerca sulle dinamiche interpersonali degli ambienti di lavoro mostra che i dipendenti che sono gli obiettivi dei supervisori o dei colleghi che interagiscono negativamente con loro sul posto di lavoro sono meno produttivi. Non solo i livelli di stress salgono alle stelle quando qualcuno li tratta in modo rude, ma diventano meno capaci di dedicare le loro risorse mentali ai compiti a portata di mano. Allo stesso modo, gli agenti del servizio clienti dei call center si comportano meno bene quando le persone all'altro capo del telefono diventano abusive.
Con questo background in mente, lo psicologo della Quinnipiac University Gary Giumetti ei suoi colleghi (2013) hanno condotto uno studio sperimentale in cui hanno studiato l'impatto della ricezione di messaggi e-mail da "supervisori" che erano o incivili o di supporto. I messaggi e-mail sono stati consegnati mentre i partecipanti hanno completato una serie di attività matematiche.
Esempi di e-mail incivili includevano: "Non potrei essere meno fiducioso nelle tue capacità, ma qui è comunque il prossimo set" e "prova questi prossimi compiti, genio". (Prendi il sarcasmo?). Questi sono adatti ai criteri di condiscendenza o derisione. Al contrario, le e-mail di supporto dicevano "Apprezzo molto il tuo aiuto in questi compiti" e "apprezzo molto i tuoi sforzi in questi compiti". Tali affermazioni riflettono un commento di supervisione positivo sul posto di lavoro che dimostra che i contributi del dipendente sono valutati.
Giumetti e il team hanno misurato sia la produttività che i livelli di stress dei partecipanti ai corsi universitari in queste due condizioni. I partecipanti che ricevevano e-mail incivili riferivano di avere un'energia mentale, emotiva e sociale inferiore a quella che avevano quando le e-mail erano di supporto. Il loro umore era più probabile che fosse negativo, erano meno impegnati con il compito e le loro prestazioni ne soffrivano.
Sebbene gli studenti in questo studio non mostrino livelli di stress fisiologico più elevati, è possibile che in una situazione di vita reale, l'esposizione persistente a feedback e-mail incivili da parte dei supervisori avrebbe effetti negativi. Nel corso del tempo, i dipendenti esposti a supervisori incivili sperimentano più problemi di salute legati allo stress, in particolare quando le risorse di coping cominciano a logorarsi sotto la costante pressione.
Le e-mail che questi studenti hanno ricevuto erano incivili, ma non erano così dure o maleducate come avrebbero potuto essere. Inoltre, gli studenti non hanno avuto un interesse nel gioco nel modo in cui lo facciamo quando interagiamo con i nostri supervisori, amici e famiglie nella nostra vita quotidiana.
Estrapolando a quelle situazioni quotidiane, gli effetti dannosi delle comunicazioni e-mail scortesi, incivili o scortesi possono essere solo peggio. I genitori che rimproverano i loro figli, i coniugi che esprimono la loro rabbia o addirittura la loro delusione, e gli amici che rifiutano inviti o consigli sono solo alcuni esempi del tipo di comunicazioni e-mail che possono portare i destinatari a sentirsi mentalmente se non fisicamente impoveriti.
Come puoi evitare di essere involontariamente scortese nella tua comunicazione e-mail? Ci sono modi per comunicare sentimenti negativi nelle e-mail che non riducono o sminuiscono i tuoi amici, amanti o colleghi di lavoro? Ecco 5 implicazioni dello studio che puoi applicare alla tua vita quotidiana:
1. Il primo passo per sostenere le persone con le quali è necessario condividere feedback è tradurre le critiche in termini che lo attutiscono con il supporto. Come professori, ci viene insegnato a usare il "sandwich di critica" dove iniziamo con qualcosa di positivo ("hai fatto un sacco di sforzi in questo articolo), poi inserisci le tue critiche, anche se in modo neutro e obiettivo (" questi sono le aree che hanno bisogno di lavoro "), e terminano con una nota positiva (" Non vedo l'ora di vedere la prossima bozza "). Tagliare le due fette di pane sulla parte superiore e inferiore dell'interno del panino renderà solo lo studente malato e probabilmente lo porterà a fare ancora più errori o, peggio, a rinunciare completamente.
Nelle tue e-mail personali nei tuoi ambienti personali e professionali, considera lo stesso approccio quando si tratta di critiche o delusioni che devi offrire. Intrappola le critiche tra due fette di pane bianco facilmente digeribile.
2. Le e-mail che scrivi devono sempre essere quelle che ti prendi il tempo di studiare prima di premere quella chiave di invio fatale. Ovviamente, alcuni vanno bene per scrivere velocemente e al volo. "Meet you at 4" richiede poche riflessioni (anche se assicurati di non scrivere "5"). Le e-mail che devi studiare con più attenzione riguardano le situazioni più delicate in cui condividi informazioni che possono essere mal interpretate.
3. È anche consigliabile, se la situazione è abbastanza appiccicosa, di scrivere l'e-mail e quindi salvarla come bozza prima di inviarla (specialmente per quelle missive mezzo addormentate e mezzo addormentate). Se non si conosce bene il destinatario, o se si sta scrivendo per richiedere l'aiuto di qualcuno che non conosce affatto, come un agente del servizio clienti, assicurarsi che la propria lingua sia rispettosa e premurosa. Termina dicendo "Grazie" o "Grazie!" A tutti i costi, evita di usare TUTTI I MAIUSCOLI, che sono l'equivalente e-mail di urla sul volto di qualcuno.
4, dopo aver scritto la tua email, usa un po 'di empatia . Leggi la tua email come se la stavi ricevendo da qualcun altro. Come ti sentiresti? Ti sentiresti infastidito, rattristato o autocritico? In tal caso, è necessario riformulare l'e-mail per attenuare la lingua e il tono.
5, Inutile dire, fai attenzione a quel santo terrore dell'opzione "rispondi a tutti". Le e-mail che provengono da un gruppo sono particolarmente pericolose se non si mettono in pausa prima di rispondere. Tuttavia, puoi anche soffrire della funzione di correzione automatica in cui il tuo provider di posta elettronica completa gli indirizzi email per te. "Erik" potrebbe essere qualcuno a cui vuoi condividere sentimenti personali; "Eric" potrebbe essere un collega di lavoro che a malapena conosci e sarebbe disorientato dal tuo messaggio.
La morale della storia è semplice: non scrivere mai una mail che ti vergognerei di vedere stampato su carta. Potresti scrivere nel cyberspazio, ma ricorda che è una persona all'altro capo del messaggio. Mantieni le tue e-mail civili, rispettose e composte con cura, e le tue comunicazioni online ti saranno utili.
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Copyright Susan Krauss Whitbourne, Ph.D. 2013
Riferimento:
Giumetti, GW, Hatfield, AL, Scisco, JL, Schroeder, AN, Muth, ER, e Kowalski, RM (2013). Che maleducata e-mail! Esaminare gli effetti differenziali dell'incivilità rispetto al supporto su umore, energia, coinvolgimento e rendimento in un contesto online. Journal of Occupational Health Psychology, 18 (3), 297-309. doi: 10.1037 / a0032851
