La maggior parte delle persone assume erroneamente di essere solo un'ospite quando lancia un matrimonio, lavora in un ristorante o sponsorizza un evento. Falso. Il semplice fatto è che ogni volta che qualcuno visita il tuo ufficio, il tuo reparto, la tua azienda e persino la tua auto, sono il tuo cliente o cliente e, per impostazione predefinita, il tuo ospite automatico. Tu chi sei? Il mio ospite Tu vuoi i miei affari, ma anche la compagnia accanto, giù per la strada o il vicinato. Non sono un'intrusione. Sono il tuo salvagente in un oceano economico dove le aziende vengono morse e divorate dagli squali. Benvenuto quando arrivo al tuo ufficio. Ecco come. Ananas facoltativo, anche se l'inoltro al personale dell'ufficio è business intelligente.
1. Rendi il mio viaggio e il mio arrivo nel tuo ufficio il più agevole possibile. Avere come indicazioni pratiche standard inviate ai visitatori per la prima volta. Chiedi la mia preferenza Preferirei le indicazioni inviate elettronicamente o in forma cartacea tramite la posta?
Il tuo compito è di rendermi sempre più facile. Ho visitato aziende in cui mi sento perso nella guida a senso unico e nel parcheggio infernale. Se il parcheggio o il percorso di costruzione sono particolarmente difficili, utilizzare un evidenziatore per contrassegnare chiaramente il percorso che dovrei seguire. Chiarire quale livello sul garage di otto livelli dovrei parcheggiare. Dei quattro ascensori situati ai quattro angoli del tuo edificio, quale dovrei prendere?
Una volta parcheggiato ed elevato al livello appropriato, datemi dei segnalini visivi. Dimmi se ho intenzione di camminare lungo un corridoio, passare un chiosco Starbucks e vedere una fontana alla mia destra. Questi indicatori non verbali mi rassicurano che sono sulla strada giusta, alleviando la possibile confusione e migliorando il mio livello di comfort.
2. Considerare la segnaletica di benvenuto . Una volta ho lavorato in un istituto scolastico in cui persone diverse visitavano ogni giorno: potenziali studenti, possibili assunzioni, personale in visita e persino i genitori che pagavano il conto finanziario. Nell'atrio principale c'era un espositore di buon gusto che indicava la data e i visitatori di quel giorno. Il cartello avrebbe letto "6 luglio 2010" con la riga "ITT Technical Institute accoglie i seguenti ospiti:" Il segno avrebbe persino avuto titoli di cortesia (il signor Pat Heim o la signora Taylor Jennings), eliminando lo sconcerto su un nome unisex. Controlla i controllabili.
3. Il tuo punto di primo contatto è fondamentale . In modo non ufficiale soprannominato il "Direttore delle prime impressioni", questa persona crea l'impressione iniziale della visita di qualsiasi ospite. Gli hotel hanno l'architettura, le case hanno un fascino frenetico e il tuo ufficio ha un individuo le cui parole e azioni danno il tono per il resto della visita. Mentre leggi questo, rifletti su chi detiene questa posizione nella tua azienda. Che impressione comunicano? Che tipo di allenamento hai offerto per aiutarli a migliorare? Hai sottolineato l'importanza del loro ruolo nella tua azienda? In caso contrario, esplorare, spiegare e attrezzare.
4. Il tuo punto di primo contatto deve essere esperto nel protocollo di accoglienza degli ospiti . Come ospite, dovrei indicare chiaramente il mio nome e la persona che incontrerò a che ora. Un esempio potrebbe essere: "Ciao, mi chiamo LisaMarie Luccioni e ho un appuntamento alle 2:00 con il signor Mike Sharp delle Risorse umane".
Un benvenuto affermativo dovrebbe essere offerto. Qualcosa come "Mr. Sharp non vede l'ora di incontrarti, signora Luccioni, "funziona bene. In tutti i miei anni di conduzione degli affari, sono stato confermato solo in modo simile a un misero cinque volte. Quelli che hanno fatto non sono stati dimenticati. Troppe poche aziende accolgono in modo appropriato, generoso e coerente. Sii uno che lo fa.
5. Partecipa al pacco del tuo ospite e pacchetti pesanti, borse, ecc . Offri di prendere il cappotto o l'ombrello del visitatore, per esempio, e se dato, tratta questi beni con rispetto. Non gettate con nonchalance la giacca di qualcuno in un ammasso rugoso su una superficie disponibile. Invece, prenditi cura di drappeggiare con cura attraverso un appendiabiti. Perché tutto comunica, investe in grucce di qualità e lascia le fragili varietà di filo per il lavaggio a secco. Non sei il business che tratta il mio account con materiali di seconda scelta, vero?
6. Chiedi se il tuo ospite desidera una bevanda . Se questa è una seconda visita, ricorda le mie preferenze originali. Registrali se necessario. Se mi è piaciuto il caffè decaffeinato con crema e zucchero l'ultima volta che ho visitato (una buona scommessa l'ho fatto), informarsi se continuo a fare lo stesso. Wow. Non solo mi hai dato il benvenuto, mi hai detto che mi aspettavo, e mi hai offerto di prendere il mio cappotto, mi hai invitato a godermi il mio drink preferito di scelta. Questo, dichiaro a tutti quelli che leggono, è come dovrebbe funzionare il servizio clienti.
7. Se l'host è in ritardo (il che è meglio non essere un'abitudine), inoltrare per quanto tempo l'host sarà . Come ospite, dovrei arrivare circa 15 minuti prima. Non aspetterò più di 30 minuti dopo il nostro appuntamento previsto e sarei effettivamente uscito dalle lobby dove le aziende mi hanno fatto aspettare oltre quella volta. È un peccato perché sono probabilmente la compagnia che ha più bisogno dei miei servizi.
Il mio tempo è prezioso. Non sprecarlo. Il tuo concorrente in fondo sta onorando il loro impegno nel tempo. Se vuoi (1) prendermi e (2) trattenermi come cliente, senza indugiarmi e facendomi gentilmente uscire.
8. Come appare la tua stanza d'attesa per gli ospiti? Quali messaggi vengono inviati? Dopo aver letto questo post, fai una passeggiata nell'area di attesa della tua azienda. Ti piacerebbe il soggiorno? Alcune stanze mi hanno così depressa, ho potuto sentire il mio spirito psicologico prendere una crisi.
Avete abbastanza posti a sedere? Stanno bene? I mobili sono di buona qualità e spolverati o viceversa, scheggiati e macchiati?
La psicologia del colore influisce sulle impressioni dei visitatori. La ricerca mostra che le stanze dipinte con toni più freschi (blu, verdi, ecc.) Promuovono una conversazione formale e più riservata. Le camere dipinte con tonalità calde scatenano conversazioni più informali e informali. Quale tipo di ambiente cerchi di creare? Né è necessariamente migliore, semplicemente diverso.
9. Istruire tutto il personale dell'ufficio che attraversa le sale d'attesa per riconoscere la presenza del visitatore . Un semplice collegamento visivo, un cenno della testa e un sorriso sono sufficienti, ma aggiungete un "Buongiorno" o "Buon pomeriggio" e guardate l'impressione di un ospite del vostro gruppo di lavoro alle stelle come i fuochi d'artificio appena pubblicati questo quattro luglio.
Queste persone (potremmo chiamarle punti di secondo contatto) svolgono anche un ruolo strategico nella formazione della percezione dell'ospite. Il loro comportamento rivela se il punto di primo contatto della società è stato un passatempo piacevole o conferma che questo comportamento affermativo è la norma della cultura aziendale.
10. Mi piace sempre quando il mio ospite si ferma personalmente nella sala d'aspetto . Riconosco che spesso gli assistenti svolgono questo ruolo, ma quanto è bello quando la persona che vengo a visitare personalmente mi saluta. Mi sento abbastanza importante da giustificare il gesto. Io non dimenticherò.
Se un assistente deve scortarmi attraverso i corridoi dei corridoi, fare delle presentazioni appropriate quando incontriamo persone che dovrei sapere. Incerto su come fare le introduzioni corrette? C'è un modo corretto e le linee guida possono essere trovate qui: http://www.psychologytoday.com/blog/the-image-professor/201003/forgot-my-name-your-competition-didnt
Una volta raggiunto l'ufficio dell'ospite, dovrebbero (1) essere in attesa davanti alla porta all'arrivo o (2) immediatamente uscire da dietro la loro scrivania (barriera) e salutarmi con una stretta di mano abbondante, un contatto visivo costante e un invito a siediti. Un semplice "Please have a seat, LisaMarie" con un gesto verso la sedia determinata è apprezzato.
11. Se questo non è un primo incontro, usa la nostra discussione precedente per creare una connessione personale e un'applicazione per me. Forse ho menzionato che stavo programmando una visita a Martha's Vineyard. Introduci l'argomento e chiedi come è andato il viaggio. Se prima ci fossimo legati per un amore per il gelato al burro di arachidi di Graeter, dimmi che hai portato i bambini lì l'altro giorno e tua figlia Caitlyn ha ordinato lo stesso sapore e l'ha adorato. Ti sei ricordato delle mie preferenze e le hai rinforzate durante questa interazione di follow-up. Le persone fanno affari con persone che amano e possiedono elementi comuni. Sottolinea questo interesse reciproco.
12. Abbi cura delle disposizioni del tavolo da ufficio . La maggior parte degli uffici si trova in questo modello: una scrivania con una sedia su entrambi i lati. Questa disposizione non verbale può creare un "io" contro il tono "loro". Se si cerca di equalizzare potenza e rango (e lo spazio lo consente), prendere in considerazione l'aggiunta di un tavolo circolare al proprio ufficio. Tutti sono uguali in una disposizione di posti a sedere circolare.
13. Quando il nostro incontro è finito, concludi con saggezza e bene . Consegnami il mio cappotto, stringi le mani correttamente (http://www.psychologytoday.com/blog/the-image-professor/200912/got-handshake-the-silent-communicator), rinforzi il tuo obiettivo di soddisfare i risultati dell'incontro una certa data e metodo (email, telefonata, ecc.) e mi accompagna verso un'uscita dove posso facilmente trovare la mia auto.
14. Invia una nota di ringraziamento . Come minimo, un'e-mail che mi ringrazia per il mio tempo è un bel tocco. Ma la prima volta e altri incontri importanti possono richiedere la gratitudine di Godiva: una nota di ringraziamento scritta a mano (scrivi correttamente il mio nome, per favore) inviata non più tardi del giorno successivo.
15. Seguimi (ImageProfessor) su Twitter . Inserisco suggerimenti per trasformarti nel leader che conosce, non nel seguace che indovina.
Sono il tuo possibile cliente, cliente, studente o specializzazione.
Vieni e prendimi.
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