Stai gestendo troppi progetti e obiettivi contemporaneamente. Non sembrano esserci abbastanza ore al giorno per fare tutto. E lo stress di tenere tutte quelle palle in aria ti sta uccidendo. Forse non ti conosco personalmente, ma scommetto che è una descrizione abbastanza accurata della tua vita lavorativa. Devo ancora incontrare un professionista di successo che ha il tempo e l'energia di risparmiare.
Probabilmente usi qualche versione di una lista delle cose da fare per tenere traccia di tutto ciò che devi realizzare. (Potrebbe essercene anche un'altra sul frigorifero a casa che contiene cose come pulire il garage e dipingere la stanza degli ospiti .) Fare le liste sono una buona idea – beh, tecnicamente sono una buona idea. Perché se tutto ciò che fai è creare liste dei progetti che devi completare, le probabilità sono buone che rimarranno incompiute molto più a lungo di quanto tu non voglia. È facile passare un'intera settimana, guardare la tua lista delle cose da fare e rendersi conto che anche se hai lavorato duramente ogni giorno, non puoi ancora attraversare una sola cosa.
Decenni di ricerche sul perseguimento degli obiettivi mostrano che quando si tratta di esecuzione, ci sono due trappole principali che ci impediscono di fare le cose che intendiamo fare. Il primo è che non siamo abbastanza specifici su cosa esattamente deve accadere – le azioni specifiche che dobbiamo intraprendere per raggiungere i nostri obiettivi. Se il tuo obiettivo è fare una buona impressione sul tuo capo, devi suddividerlo in azioni come organizzare una riunione settimanale o consegnare rapporti in tempo. Gli elenchi delle attività possono aiutare con questa parte del problema, purché siano costituiti da azioni specifiche, piuttosto che da obiettivi vaghi.
La seconda insidia – quella che le liste delle attività non ti aiutano affatto – manca di opportunità per agire . Oggi non hai davvero tempo per lavorare su questo incarico? Nessuna possibilità in qualsiasi momento di restituire quella telefonata? Certo che avevi tempo, ma probabilmente ti eri preoccupato di qualcos'altro, o semplicemente ti sei dimenticato di ciò fino a quando era troppo tardi – qualcosa di indaffarato che le persone fanno abitualmente. Raggiungere qualsiasi obiettivo significa afferrare queste opportunità prima che scivolino tra le dita.
La buona notizia è che esiste una soluzione – una che ha dimostrato di aumentare le probabilità di raggiungere il tuo obiettivo o di finire il tuo progetto del 200-300%! Si chiama if-then planning. Il trucco è non solo decidere cosa devi fare, ma anche decidere quando e dove lo farai, in anticipo . Il formato generale di un piano if-then è simile al seguente:
Se (o Quando) ___________ si verifica, allora lo farò ________________.
Per esempio:
Quando sono le 15:00 di oggi, interromperò qualsiasi cosa stia facendo e lavorerò a quel progetto.
Se è lunedì, mercoledì o venerdì, poi andrò in palestra prima del lavoro.
Se è martedì mattina, poi controllerò con tutti i miei rapporti diretti.
Gli studi dimostrano che questo tipo di pianificazione aiuterà il cervello a rilevare e cogliere l'opportunità di agire quando si presenta. Quindi prendi quello da fare, e accanto a ogni azione, aggiungi un quando e dove . Puoi trasferire la tua lista delle attività nel tuo calendario se preferisci, ma assicurati di accoppiare ciò che devi fare quando e dove lo farai, e la tua produttività aumenterà. Se, allora, la pianificazione potrebbe non aiutarti ad aggiungere ore alla tua giornata, ma usali spesso e ti sembrerà di averlo fatto.