La psicologia degli incontri

Le riunioni spesso richiedono minuti e ore di spreco . Solitamente i tre quarti o più di un giorno di senior manager possono essere occupati con le riunioni. Nonostante il profondo cinismo riguardo alla loro produttività e utilità, rimangono la parte principale della giornata dei senior manager. Molti chiamanti sono stati traditi con la frase semplice "È in riunione".

Le riunioni hanno poco o nulla a che fare con la qualità del processo decisionale o la comunicazione di informazioni. Le loro due funzioni principali sono semplicemente la prima, la diffusione della responsabilità e la seconda, l' accettazione della decisione . Sono lì per garantire che tutti i presenti prendano uguali responsabilità e responsabilità per la decisione (in particolare se va male).

La frustrazione dovuta allo spreco di tempo e di sforzi degli incontri ha portato diverse organizzazioni a tentare di implementare determinate strategie per migliorarle. Alcuni seguono una struttura . Quindi tutti gli incontri iniziano con le aspettative e finiscono con benefici e preoccupazioni .

Alcuni cercano di scioccare con efficienza calcolando un ROI su tutti gli incontri calcolando il costo reale ( in denaro) dell'incontro. Ciò comporta il calcolo degli stipendi delle persone presenti all'ora e il totale di tutto. Come calcolare l'investimento? È sorprendentemente facile. In media le persone lavorano circa 100.000 minuti all'anno. Questo è calcolato su un ± 8 ore, 220 giorni lavorativi all'anno. Quindi, se una persona viene pagata $ 50.000 all'anno, costano 50 centesimi al minuto.

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Una recente moda è di colorare le riunioni di codice in anticipo per indicare il tipo e la quantità di comportamento verbale e non verbale accettabile e inaccettabile durante la riunione. Ad alcuni piace seguire le categorie di allarme da nero a rosso usate dalla polizia e dai servizi di sicurezza. Altri preferiscono un semplice sistema a semaforo. Ma il problema con entrambe queste disposizioni è che portano associazioni concettuali. Quindi un semplice da uno a cinque con colori diversi funziona al meglio.

Inizia con alcuni criteri come livello di contributo o livello di supporto. Il colore o il numero scelto per la riunione indicano il comportamento desiderato. Quindi un numero elevato potrebbe indicare l'aspettativa che tutti "chip" regolarmente. Un numero basso significa che l'incontro riguarda più la ricezione di informazioni.,

Questo sistema viene solitamente utilizzato per tre tipi di problemi. Il primo riguarda il processo non il contenuto. Cioè, come i partecipanti si trattano l'un l'altro. Nel brainstorming ci sono regole molto chiare su nessuna critica alle idee altrui; sulla valutazione della quantità rispetto alla qualità; su un accettabile sostegno reciproco sulle idee di qualcun altro. Lo stesso vale qui.

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Alcune prescrizioni di processo riguardano la cortesia. Gli altri riguardano cose semplici come il tempo in cui si può parlare, o in effetti come ottenere il pavimento in primo luogo. Quindi una riunione verde potrebbe indicare che ciò che è richiesto è una breve e croccante interiezione. Una riunione blu può indicare che è accettabile sviluppare un'idea.

Alcuni incontri possono prescrivere che gli altri vietino l'umorismo, sempre un problema pericoloso. Le battute possono alleggerire ma possono anche offendere. Possono introdurre una leggerezza inappropriata laddove è richiesta la serietà. Una regola utile riguarda le critiche. Un incontro blu potrebbe non indicare critiche; critica verde di alcune caratteristiche; giallo che nessuna critica è consentita a meno che non sia evidente una possibile alternativa; e rosso tutto può essere detto.

Ma ancora più importante il sistema può essere applicato al contenuto. Quindi la regola potrebbe riguardare la violazione delle regole, ovvero pensare davvero fuori dagli schemi; sulla riforma radicale non solo sull'adattamento. Le regole indicate dai colori potrebbero mettere fuori gioco certe cose. Uno dei vantaggi del sistema è che anticipa le aspettative. È un po 'come un codice di abbigliamento – cravatta nera, disinvolto casual, elegante. La regola dice molto su come dovrebbe essere la riunione e, quindi, sul suo esito.

I comportamenti non verbali alle riunioni sono particolarmente importanti. Questo è spesso una funzione delle caratteristiche fisiche della sala riunioni e dello spazio. È fatto alzarsi o sedersi; c'è un tavolo tutti possono vedersi; quali sono le fila delle persone presenti; quali argomenti sono in discussione; quali sono gli ordini nascosti, ecc.? I comportamenti sono più interessanti quando cambiano e anche gli indici di ansia attirano l'attenzione.

In primo luogo, c'è il contatto visivo: chi guarda chi più e più frequentemente e quando le parti evitano il contatto visivo. Questo di solito è un indice di disagio.

Secondo, c'è una postura che riflette come sono le persone tese o rilassate.

In terzo luogo, le riunioni possono mostrare molti movimenti di spostamento come battito del piede, tirando i capelli ecc. Quando le persone sono annoiate, frustrate o provano (senza successo) a sembrare rilassate e concentrate.

Cerca anche uno sbadiglio di dislocamento. È noto che le persone affrontano un compito noioso, spesso sbadigliano o si sentono improvvisamente estremamente stanchi o assonnati. Desmond Morris, lo psicologo evoluzionista, riferì di un curioso caso di soldati che sentivano un enorme bisogno di dormire immediatamente dopo che gli fu detto di andare ad un attacco. Spiega che questo comportamento non era un prodotto di stanchezza fisica, ma una risposta di spostamento a una situazione minacciosa.

L'orientamento può cambiare durante le riunioni quando le persone respingono la sedia o la girano per fronteggiare qualcuno mentre girano le spalle a qualcun altro. Assicurati di aver scelto il tuo posto in modo strategico quando cerchi di spingere la tua agenda in una riunione. Sappiamo che sedere di fronte all'altra parte implica competizione e antagonismo. La cooperazione può, al contrario, essere instillata dalla vicinanza fisica e sedersi fianco a fianco. La persona che viene persuasa in una riunione è più probabile che sia d'accordo se lui o lei sono fisicamente circondati dai membri dell'altro "campo". Certamente, mentre stai letteralmente spingendo il tuo caso, dovresti essere consapevole del comportamento della controparte. Se stanno crescendo a disagio con l'ambiente, proverebbero ad allontanarsi da esso.

L'uso dei gesti può essere particolarmente indicativo in cui i relatori usano gesti ripetitivi, inappropriati o maldestri per indicare segni di accordo. Alcuni segnali possono anche essere in conflitto tra loro. Ad esempio, sorridendo, un segno generale di gioia e di accordo, che è accompagnato dall'avversione del capo e dall'allontanamento del, diciamo, relazione, non corrispondono. Sappiamo che le persone che sono d'accordo mostrano un gruppo di determinati gesti per indicare la loro comunità, e ciascuno dei comportamenti di questo cluster rafforza lo stesso messaggio. Se c'è un segno che non si adatta allo schema generale, potrebbe segnalare l'ambivalenza o, di fatto, la contraddizione interna a ciò che viene detto.

Consiglio generale

Ci sono molti siti Web e libri di economia che danno consigli sulla gestione di un incontro. Eccotene alcune

1. Sempre pianificare e far circolare un'agenda prima delle riunioni. Convincere tutti a concordare in anticipo quali saranno i risultati dell'incontro. Assumere l'ordine del giorno e i risultati. Sii chiaro perché alcuni lo sono e non lo sono. Dare un'idea della lunghezza della riunione.

2. Partecipa al primo incontro. Scegli un posto alla fine di un tavolo (testa simbolica). Avere una politica sulle persone che arrivano in ritardo. Alcuni ignorano, altri umiliano, altri ancora ignorano. Ad un certo punto questo ha bisogno di discussione

3.Se l'incontro non ha una sedia-persona formale, presenzia tu stesso.

4.Per iniziare la parte formale dell'incontro, le solite cose sui minuti dell'ultimo incontro.

5. Assicurati di registrare gli elementi "off agenda" e metterli da parte per poi suggerire che se non sono coperti durante la riunione potrebbero essere coperti alla fine. È molto facile ottenere tracciati laterali. Attenersi all'ordine del giorno.

6.Torna a "altri oggetti" alla fine. Le persone si stancano: alcuni suggeriscono di mettere gli oggetti controversi più avanti nella riunione quando le persone sono più "tranquille".

7. Fai attenzione agli affamati di potere cercando di "spodestarti". Rimanere calmo e attenersi al piano

8. Gestisci entrambi i mavericks: diciamo quando le persone sono irragionevoli, eccessive o manipolative

9.Se le persone escono, mandale via e-mail subito dopo per dare una spiegazione su quale fosse il problema

10. Segui l'incontro, confermando ciò che hai accettato e chi ha bisogno di fare cosa. Chiedi agli altri di confermare la ricezione dell'e-mail di conferma dei piani d'azione.

11. Ascoltare attentamente ciò che viene detto o non detto. Ripeti la domanda o l'affermazione fatta, chiedendo chiarimenti che l'hai capita.

12. Accingete alle persone più difficili a fare un riassunto dell'incontro: cosa è stato concordato, ecc. Non andate via finché non vi sarà un accordo su questo.