Quattro Organizzare "peccati" per iniziare a impegnarsi per uno scopo

Coscienza colpevole per cattive abitudini organizzative? L'informatica può assolverti.

Fonte: Chansonnette / Flickr

L'informatica viene incolpata di gran parte del nostro moderno dolore psicologico. La sua ossessione per l'automazione ha reso le nostre carriere più precarie. Il suo successo nel collegare tutti noi insieme ha anche aumentato la nostra ansia mettendoci in concorrenza con i migliori fornitori delle nostre capacità e servizi in tutto il mondo. E i suoi gadget spesso allenano la nostra attenzione lontano dalla carne e dal sangue degli altri nella stanza e verso i suoi numerosi schermi.

Il lato positivo ci ha resi più produttivi, ci ha collegato più strettamente con amici e familiari lontani e ha aumentato enormemente le nostre opzioni di intrattenimento.

E l'informatica ha anche fornito un altro, meno ovvio, premio di consolazione. Può aiutarci a ridurre la quantità di colpa che sentiamo come risultato di essere disorganizzati, e può farlo in almeno due modi.

In primo luogo, gli scienziati informatici hanno scoperto che alcune delle nostre abitudini organizzative "più pigre" sono in realtà piuttosto vicine a quelle ottimali. E questo significa che possiamo continuare a essere pigri, ma senza tutti i sensi di colpa!

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E in secondo luogo, in alcuni dei luoghi in cui potremmo essere meglio organizzati, possiamo usare alcuni dei loro super semplici trucchi di archiviazione e recupero dei dati.

Qui ci sono quattro "peccati" che organizziamo, di cui dovremmo preoccuparci di meno e magari iniziare a impegnarci apposta:

1. Scatole nel garage, nell'attico o nel seminterrato

Fonte: Joe Crawford / Flickr

Molti di noi hanno scatole nei nostri garage, solai o scantinati. E ci sentiamo in colpa per questo. E seriamente, perché stiamo aggrappandosi a quella roba? E cosa c'è anche in quelle scatole?

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L'informatica ci dice di rilassarci. Avere scatole nei nostri garage è molto meglio che avere tutta quella roba nei nostri spazi abitativi. E probabilmente non fa male niente se ne stia seduto lì.

Tenere una scatola di cose varie nel garage è ciò che gli scienziati informatici chiamerebbero una tecnica di "memorizzazione nella cache". Una "cache" è solo un posto dove riporre le cose. E le cache vengono utilizzate per rendere più veloce la memorizzazione e il recupero dei dati.

Nel caso di un computer, maggiore è la memoria di lavoro, più tempo è necessario per cercare attraverso quella memoria di lavoro per trovare le cose di cui ha bisogno. Minore è la memoria di lavoro, minore è la probabilità che le informazioni necessarie si trovino nella memoria di lavoro.

È un buon compromesso vecchio stile. E gli scienziati informatici hanno sfruttato al meglio questo compromesso usando qualcosa chiamato cache multi-livello. Mantengono la memoria di lavoro abbastanza piccola, quindi può essere fulmineo, ma abbastanza grande da contenere la maggior parte delle informazioni più comuni.

Quindi memorizzeranno le informazioni utilizzate un po 'meno frequentemente (ma ancora un po' spesso) in una cache più grande (e un po 'più lenta).

E le informazioni che sono raramente necessarie possono essere archiviate in una cache molto grande (il disco rigido). Quando hai bisogno di qualcosa da quella cache molto grande, ci vorrà un po 'di tempo (al computer) per trovare quello che ti serve, ma la speranza è che questo non accada molto spesso.

Molti computer hanno 5 o 6 livelli di memorizzazione nella cache per migliorare i tempi di archiviazione e recupero.

Allo stesso modo, possiamo pensare alle scatole nel nostro garage come a un livello di memorizzazione nella cache per le nostre cose. È per le cose di cui potremmo o non potremmo aver bisogno nel corso del prossimo anno o due. Se abbiamo bisogno di qualcosa in una di queste scatole, potrebbe volerci un po '(in tempo umano) per trovarlo, ma, se non abbiamo bisogno di queste cose molto spesso, non sarà molto complicato in generale. E il piccolo segreto sporco che molti di noi sanno è che raramente abbiamo bisogno di accedere alle cose in quelle scatole nei nostri garage.

La pratica di tenere una scatola o due o dieci in garage ha due grandi vantaggi.

Innanzitutto, se ci sentiamo liberi di mettere le cose nelle scatole nel nostro garage, può ridurre il numero di cose che abbiamo nei nostri spazi di vita e di lavoro, il che significa che sarà molto più facile gestire le cose che contano di più.

In secondo luogo, questa pratica rende più facile fare delle scelte mentre disincagliamo. Se segui il metodo di smantellamento di Getting Things Done, basterà fare una delle tre cose per ogni elemento: 1) tenerlo nello spazio di vita / di lavoro, 2) sbarazzartene, 3) memorizzarlo in un un giorno / forse o forse dopo l'area. (Il diagramma di flusso di David Allen per l'elaborazione di una casella di posta è più complicato del mio gloss, ma può essere rifatto a questa versione più semplice per molti scopi.)

Alcuni esperti di organizzazione non sono d'accordo con questo. Dicono che dovresti solo toccare le cose una volta (OTTO), e o mettere qualcosa al suo posto o buttarlo fuori.

Ma OTTO può trasformare una sessione in declino in un lungo periodo di agonizzante processo decisionale. E può portare a rimpiangere se gettiamo qualcosa e poi realizziamo che ne abbiamo bisogno.

Una regola migliore (se si dispone di spazio) è: "In caso di dubbio, metterlo in una scatola in garage". Questo rende il disordinato super semplice. Se è un ricordo ovvio, mettilo via. Se è evidente trash, buttalo fuori. Altrimenti, mettilo in una scatola nel garage.

Ora, alla fine, vorrai sbarazzarti di alcune di quelle scatole nel garage. Ma anche questo è facile. Inizia con quello che è stato lì il più lungo (forse da due a tre anni) e passa attraverso di esso. Probabilmente, quasi istantaneamente deciderai di sbarazzartene del 90 percento. Forse tirerai indietro uno o due oggetti sentimentali nel tuo spazio vitale. E puoi scaricare la manciata di oggetti di cui non sei ancora sicuro in una delle altre scatole nel tuo garage.

Questo consiglio è rivoluzionario? No. Probabilmente lo stavi già facendo. Ma lo stavi facendo con il senso di colpa. Ora puoi farlo apposta.

2. Pile di carte sulla scrivania (o documenti non ordinati nella scatola di un banchiere).

Fonte: Jeffry Beall / Flickr

Raccoglievo documenti come estratti conto bancari, articoli, manuali proprietari e moduli fiscali in una casella di uscita e intendo archiviarli su base settimanale. Quello che alla fine è successo è che li ho messi in una scatola di banchieri che ho elaborato forse una volta all'anno, se così fosse. E mi sono sempre sentito in colpa per quella scatola non ordinata di documenti e manuali dei proprietari seduti nell'angolo del mio ufficio di casa.

Oggi faccio praticamente la stessa cosa, ma ora non mi sento in colpa, perché ora posso giustificarlo. L'informatica mi dice che questo comportamento è in realtà piuttosto vicino a quello ottimale.

Perché è vicino a ottimale? Hai indovinato. È una forma di memorizzazione nella cache. Ma più di questo, è anche una questione del modo in cui si organizza spontaneamente.

"Non è organizzato, è solo una pila", dici. Bene, una pila è organizzata. Ed è organizzato secondo un principio straordinariamente efficiente che Brian Christian e Tom Griffith (e molti altri informatici) chiamano "Least Recently Used" (LRU) (il che significa che le cose utilizzate meno di recente sono scese verso il basso).

Non succede molto spesso, ma a volte ho bisogno di alcune cose nella scatola. E ho scoperto la stessa cosa che gli scienziati informatici hanno scoperto molto tempo fa. Non so se ci sia una profonda verità universale al lavoro qui, o se sia solo una caratteristica fortuita della natura umana, ma quanto segue sembra essere vero in una vasta gamma di casi. Se non sappiamo nient'altro che il fatto che abbiamo uno stack LRU, e che abbiamo bisogno di qualcosa da quella pila, il posto più probabile per trovare quella cosa è in cima. Il prossimo luogo più probabile per trovarlo è il secondo dalla cima. E così via.

E questo significa gettare le cose in alto dopo che le hai usate è generalmente un modo molto efficiente di immagazzinare le cose. Quando cerchi in una pila, cerchi una cosa alla volta in pila. E succede solo che le cose di cui abbiamo bisogno sono molto più propense a essere in cima alla pila rispetto al fondo. Quindi i tempi di ricerca sono generalmente mantenuti piuttosto bassi.

Ora, se passi un intero anno tra il deposito come faccio io (uso la stagione delle imposte come trigger), probabilmente scoprirai che non hai dedicato molto tempo alla ricerca di materiale nella scatola durante l'anno e hai speso quasi nessun tempo per conservarlo. In effetti, se sei come me, avresti speso molto meno tempo a gestire i tuoi documenti cartacei di quanto avresti fatto, se avessi depositato religiosamente le cose su base giornaliera o settimanale.

Ed ecco un altro trucco. Quando elaboro la scatola, capovolgo lo stack. Trovo che sia più facile prendere decisioni su cosa fare con le cose che non ho toccato per un anno, piuttosto che con le cose che ho gestito più recentemente. In effetti, una buona parte dei documenti utilizzati meno recentemente vengono semplicemente gettati nella spazzatura. Quando capovolgo lo stack, riesco a processarne due terzi in 10 o 20 minuti. E, se mi sento pigro, posso semplicemente girare di nuovo l'ultimo terzo e rimetterlo nella scatola pronto per avere nuove cose messe sopra. Posso sempre elaborare quei documenti l'anno prossimo.

Certo, il tuo chilometraggio potrebbe variare. Non ho bisogno di accedere ripetutamente a molti documenti. Se lo fai, potresti voler archiviare un po 'più frequentemente.

3. Abiti "disorganizzati" nel tuo armadio (o libri sul tuo scaffale)

Fonte: Quinntheislander / Pixabay

Alcuni esperti di organizzazione, come Martha Stewart, ci consigliano di archiviare "like with like" nei nostri armadi. Metti le tue camicie abbottonate con le tue camicie abbottonate. Metti le tue magliette con le tue magliette. Metti le tue gonne con le tue gonne, i tuoi pantaloni con i pantaloni e i jeans con i jeans.

Inevitabilmente, poche settimane dopo aver organizzato i nostri vestiti, lo schema "like with like" decade fino a quando non avremo qualche strano ibrido tra organizzato e casuale. La stessa cosa succede ai nostri libri sui nostri scaffali. E quando l'armadio non è organizzato nel modo in cui pensiamo che dovrebbe essere, può farci impazzire.

Risulta che possiamo usare la lezione dell'ultima sezione per rendere l'organizzazione molto più semplice. Christian e Griffiths ci dicono che, invece di raggrupparci come con, possiamo usare una pila per organizzare i nostri vestiti e libri. Tranne, questa volta, invece di una pila verticale, useremo una pila orizzontale.

Una volta che avremo il bucato pulito sui ganci, invece di mettere le nostre camicie abbottonate con le nostre camicie abbottonate, appenderemo tutti i nostri vestiti appena puliti insieme ad una estremità del nostro armadio (il davanti, o il sinistro, Forse). E, col passare del tempo, i vestiti che indossiamo più frequentemente si concentreranno magicamente verso la parte anteriore sinistra o anteriore dell'armadio, e gli abiti che non indossiamo mai magicamente si sposteranno a destra o dietro l'armadio.

Quindi, se vogliamo donare qualche vestito ogni anno, sapremo esattamente dove andare a prendere i vestiti che desideriamo donare: la metà destra o la metà posteriore del rack.

Ora, se le tue scelte di abbigliamento sono fortemente stagionali, potresti voler giocare con uno schema diverso. Ma per coloro che tendono a indossare abiti simili mese dopo mese, questo schema super semplice è difficile da battere.

Se il tuo obiettivo è quello di dedicare meno tempo alla memorizzazione e al recupero di vestiti (al contrario, ad esempio, di avere amici "ooh" e "ahh" per quanto ben organizzato il tuo armadio sembra), allora dai una prova a LRU.

Lascerò come esercizio per il lettore capire come utilizzare lo stesso principio per organizzare i libri su una libreria.

4. Email "disorganizzata".

Fonte: BrennanNovak / Wikimedia Commons

Prima che Google lanciasse Gmail, molti di noi si assumevano un dovere molto ingombrante, che per lo più non riuscivamo ad adempiere, organizzando la nostra posta elettronica in cartelle. Se stai ancora cercando di ordinare la tua e-mail in cartelle, lascia che provi a parlartene.

Gmail ci incoraggia a spostare qualsiasi e-mail che desideriamo conservare in un unico file di archivio, piuttosto che un insieme di cartelle partizionate. In altre parole, Google ci incoraggia a considerare il nostro archivio email come una grande scatola nel garage. È solo un grosso file, forse successivo, ma con il vantaggio che possiamo usare un computer per cercare le cose nella scatola.

L'unico problema con questo schema sembra essere che, se la nostra e-mail non contiene parole che sarebbero facili da ricordare da cercare, potremmo avere difficoltà a trovarla. La soluzione di Google è quella di permetterci di "etichettare" il nostro documento con un gancio memorabile. In un certo senso, i tag sono molto simili alle cartelle, ma sono diversi in almeno due modi importanti. Innanzitutto, non è necessario taggare qualcosa per trovarlo in seguito. In secondo luogo, possiamo usare più tag per un singolo documento.

Un altro obiettivo che induce molte persone è quello di arrivare a "Posta in arrivo zero".

Ci sono alcuni vantaggi nell'ottenere la posta in arrivo zero, rimuovendo quella fastidiosa sensazione che potrebbe esserci un'email nella nostra casella di posta elettronica a cui dobbiamo ancora rispondere. Ma oltre a questo, non è così cruciale come alcune persone potrebbero desiderare che pensiamo. Le nostre caselle di posta sono già abbastanza ben organizzate per data di ricevimento.

E, se vogliamo ridurre periodicamente la dimensione delle nostre caselle di posta, allora, di nuovo, si paga per capovolgere lo stack, come abbiamo fatto con la scatola del banchiere piena di documenti. In questo caso, significa partire dal fondo della posta in arrivo e lavorare verso l'alto.

Se iniziamo dal basso, saremo probabilmente in grado di eliminare o archiviare semplicemente la maggior parte delle e-mail nella parte inferiore senza alcun processo decisionale doloroso. (Pensa a tutte quelle e-mail di promemoria con scadenze molto lunghe.) Cancelleremo, archiviamo, cancelliamo e archiviamo e tiriamo fuori quella strana email di cui abbiamo ancora bisogno per fare qualcosa, e saremo i due terzi del fino alla posta in arrivo in pochissimo tempo. Poi tocca a noi decidere se vogliamo arrivare alla posta in arrivo zero, o se vogliamo lasciare le 20 alle 30 e-mail più recenti nella posta in arrivo. (Ormai puoi probabilmente indovinare cosa tendo a fare).

Conclusione

Quindi si scopre che, qui e là, vale la pena di rilassare un po 'i nostri standard organizzativi. E sembra che i nostri cervelli di lucertola che conservano energia possano conoscere più del nostro cervello neolitico culturalmente sensibile a volte. Continuiamo a mettere onerose aspettative organizzative su noi stessi e ci sentiamo in colpa per non aver soddisfatto queste aspettative. Ma i nostri cervelli lazy lizard sanno meglio. E l'informatica lo può dimostrare.