Hai mai sentito qualcuno lamentarsi di un incontro troppo breve? (Nemmeno io). Sei mai stato frustrato in una riunione da una chiacchierata ininterrotta a masticare tempo mentre il lavoro è stato annullato … o dai ritardatari che vagano regolarmente in 10 minuti di ritardo? Nello spirito di brevità e produttività, ecco 5 semplici passaggi per riunioni più efficienti ed efficaci.
1) Dedica il doppio del tempo all'agenda come faresti normalmente. Un problema che affligge comunemente le riunioni non è chiaro. Se non sei esattamente sicuro di ciò che stai cercando di ottenere, puoi essere sicuro che non accadrà rapidamente. Come organizzatore di incontri, è tua responsabilità avere chiarezza sugli obiettivi. Consultare un altro membro del team se è necessario; un po 'di tempo in più nella parte anteriore farà risparmiare più tempo al back-end.
2) Spendi il doppio del tempo sulla lista dei partecipanti come faresti normalmente. Chiediti con attenzione: tutte queste persone hanno davvero bisogno di partecipare? Oppure alcuni di loro potrebbero semplicemente ricevere un breve riassunto via email o una breve chiamata in seguito? Se è possibile ridurre una lista di riunioni di mezz'ora, ad esempio, quattro persone la cui presenza non è essenziale, sono due ore di tempo produttivo restituite senza sforzo all'azienda.
3) Pianificare l'incontro per la metà del tempo previsto inizialmente. Le riunioni sono come fisarmoniche – si estendono naturalmente per riempire lo spazio assegnato. Se pianifichi una riunione per un'ora, probabilmente prenderai tutto il tempo, anche se una buona parte consiste in conversazioni off-topic amabili e casuali. Con ogni probabilità se pianifichi la stessa riunione per 30 minuti, farai ciò di cui hai bisogno nel più stretto periodo di tempo. Quando ero nel mondo aziendale, di solito dimezzavo i tempi degli incontri ed ero raramente deluso. Prova incontri di due ore a un'ora, riunioni di un'ora a 30 minuti e riunioni di 30 minuti a 15. Il mio forte sospetto è che funzioneranno bene.
4) Non iniziare 1 secondo in ritardo. Troppo tempo è sprecato per gli arrivi in ritardo. Mi faceva impazzire il fatto che certe persone fossero abitualmente in ritardo, perdendo regolarmente da 5 a 10 minuti per l'intero gruppo e penalizzando il puntuale. La soluzione semplice? Non aspettare per i ritardatari. Inizia l'insper che hai pianificato. Presto abbastanza persone avranno l'idea … a nessuno piace essere imbarazzato durante il corso di una discussione convincente. Fatelo un paio di volte e svilupperete una reputazione di prontezza. Conoscevo numerosi (anche se non abbastanza) manager che avevano una reputazione super puntuale e che erano rispettati per questo.
5) Considera – se è appropriato per le esigenze della tua azienda – tenere una riunione di stand-up. C'è in realtà una ricerca intrigante che dimostra che le riunioni di stand-up possono essere più efficienti. In uno studio, i gruppi che erano in piedi hanno impiegato circa un terzo in meno tempo per prendere decisioni rispetto a quelli che erano seduti … senza alcuna perdita nella qualità delle decisioni. Per ragioni logistiche, gli incontri di stand-up non sono sempre pratici, ma vale la pena considerarli.
Un pensiero finale – e questa analisi dovrebbe sempre precedere il punto 1) è chiedersi: abbiamo davvero bisogno di un incontro? Ci potrebbero essere altri modi: poche telefonate, un paio di conversazioni personali informali, un memo alla squadra, forse, che potrebbe raggiungere gli stessi risultati di una riunione? Ci sono molte volte, naturalmente, che hai bisogno di un incontro a tempo pieno, ma non fa mai male imporre la disciplina di porre questa domanda.
Riconosco che alcuni di questi suggerimenti – l'ottimizzazione degli ordini del giorno e degli elenchi dei partecipanti – richiedono all'organizzatore della riunione di dedicare più tempo al front-end, ma sono certo che la matematica organizzativa è valida:
Tempo risparmiato in una riunione = tempo produttivo restituito alla società … e un po 'più di tempo trascorso da uno al front end è preferibile a molto più tempo speso da molti al back-end.
Questo articolo è apparso per la prima volta su Forbes.com.
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Victor è l'autore di The Type B Manager: leader in un mondo di tipo A (Prentice Hall Press).
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