In alcuni settori, l'assenza può rappresentare circa il 5% dei costi diretti del personale. Ha spesso enormi implicazioni sui costi. Di solito si tratta di un grosso numero, spesso tanto quanto il taccheggio, il restringimento e altre perdite. Quindi perché molte organizzazioni non provano nemmeno a misurarlo e gestirlo in modo efficace?
È più diffuso nel pubblico rispetto al settore privato? Perché è in alto in grandi, forse organizzazioni con personale insufficiente? Perché le persone non autonome sembrano ammalarsi?
Nel Regno Unito è stato stimato che i costi dell'assenza superano i 25 miliardi di sterline all'anno. A livello individuale i costi includono assumere personale sostitutivo, aumentare i tempi di lavoro, perdere le vendite, mancare le scadenze e in generale un servizio clienti scadente.
I risultati del CBI suggeriscono che le migliori organizzazioni hanno in media 2-3 giorni di assenza all'anno per dipendente, mentre per le organizzazioni che si comportano male sono 10-14 giorni. Ciò è particolarmente problematico per la gestione "just-in-time" del processo snello o dove il personale improvvisamente assente, ad esempio in una scuola o in un intervento chirurgico, può causare gravi disagi.
Ma, a quanto pare, meno della metà dei datori di lavoro monitora la causa dell'incidenza o il costo dell'assenteismo per la loro organizzazione. Né hanno un obiettivo o un processo per ridurlo. La maggior parte non sa nemmeno se l'assenteismo è alto o basso rispetto alle medie del settore.
Può sembrare un po 'troppo imbarazzante ammettere il problema. Alcuni potrebbero aver paura di presentare per introdurre un sistema che monitora queste cose.
Una delle ragioni del problema è che sembra non esserci modo e nessuno analizza i dati su un foglio di calcolo. Ci sono una serie di possibilità. Innanzitutto, c'è il metodo clock-in, abbandonato dalla maggior parte delle aziende anni fa. Ora c'è la pratica più insidiosa di utilizzare i dati della scheda di ingresso "swipe" o il log-in del desktop come dati. È facile, può essere fatto con la sicurezza e funziona in modo sempre più efficiente
Ma il fatto che la persona non sia venuta a lavorare non significa assenteismo. Potrebbero anche essere in vacanza, lavorando da casa o in una riunione in un altro sito.
I dati di accesso al computer, naturalmente, possono essere raccolti ovunque, ma forse anche usati come schermo fumogeno: l'equivalente moderno del trucco 'giacca sulla sedia'. Il fatto che qualcuno sia on-line può significare poco o nulla del lavoro che dovrebbero fare.
La domanda è: chi raccoglie, interpreta e può agire su questi dati? Sembra molto sorprendente che questo non sia fatto e pensato dalle risorse umane come parte fondamentale di ciò che fanno.
L'analisi dell'assenteismo può evidenziare tutti i tipi di "punti caldi" perché alcune persone sono assenti così frequentemente; perché le persone in un dipartimento hanno una probabilità 3 volte maggiore di assentarsi come le persone in un altro; perché le persone al grado 4 (supervisori) sono assenti a 8 volte il tasso di quelli al grado 5 (manager junior)? E perché alcune persone tendono ad avere il giorno strano mentre gli altri prendono settimane intere?
Una ragione per cui alcune organizzazioni non raccolgono dati sull'assenteismo è perché non vogliono veramente saperlo. Rifiutano anche sondaggi sul personale per lo stesso motivo. Certo che lo sanno e si sentono imbarazzati ma impotenti. L'assenteismo è un problema caldo. Cosa succede se trovi donne, minoranze etniche o giovani che hanno un assenteismo molto più alto? Il mantra del work life balance viene presto cantato. Ottieni molta cattiva pubblicità. Così sensibile che sei pronto ad assorbire i costi dell'assenteismo normativo che presto si stabilizzerà culturalmente.
Le cause dell'assenteismo sono molte: cattiva gestione; sistemi e carichi di lavoro mal progettati; programmi di assistenza ai poveri. Quindi che si fa? Per prima cosa, registra i dati sull'assenteismo e fai vedere a tutti i risultati. Quindi rendilo un problema di supervisione / gestione, non (esclusivamente) un problema di risorse umane. In terzo luogo, istituire interviste semplici, sottili ma casuali sul "ritorno al lavoro". Quattro, considera come uno può essere più flessibile nella pianificazione del lavoro. Cinque, tenere riunioni a livello di organizzazione (tutti i livelli) per concordare buone pratiche di gestione delle assenze. E ottenere il personale medico, i sindacati e tutti gli altri coinvolti.
Vi sono altri suggerimenti più radicali. Dare alle persone un "bonus di non reclamo" per non essere assenti. Un'idea simile è il concetto di sospensione programmata in cui tutti i giorni di riposo (ferie, assenze per malattia) sono raggruppati insieme: più facili da amministrare ma difficili da ammalarsi cronicamente e, ovviamente, illegali in molti paesi.
La cattiva notizia è che l'assenteismo è un indicatore sensibile di disimpegno che di solito è un problema di gestione. Ma ci sono cause come lavorare in settori in declino, o tagli del personale che aggrava il problema.
Non è un caso che così tanti datori di lavoro del settore pubblico chiedono di assenteismo quando richiedono un riferimento. È un grosso problema per molti datori di lavoro del settore pubblico che sembrano non gestire bene la questione.
La linea di fondo? Qualcuno nell'organizzazione dovrebbe avere alcune statistiche decenti sul costo dell'assenteismo. Il rilancio può rafforzare le pratiche di gestione delle presenze. Premiati individui, dirigenti e dipartimenti che stanno frequentando bene e indagano su quelli in cui le cose non sono così calde. Non essere ossessionato dal presentismo perché potrebbe non riguardare la produttività.
