I 3 migliori segreti dei comunicatori principali

Fonte: Ian Schroeder / Unsplash

Quando Jared ha partecipato a un incontro per discutere di un nuovo approccio di marketing per un prodotto, la conversazione non ha funzionato bene. Cinque minuti dopo il dialogo, il product manager, Françoise, ha iniziato a interromperlo con domande che intendeva affrontare più avanti sul campo. Mentre la conversazione scendeva dai binari, Jared si sforzò di mantenere un contegno calmo, mentre Françoise lavorava in multitasking; Jared osservò frustrato mentre inviò almeno cinque messaggi di testo durante il loro alterco. Jared ha lasciato l'incontro sentendosi sminuito e demoralizzato. Françoise se ne andò sentendosi abbattuta e irritata – non ebbe il tempo di sedersi a una presentazione mal concepita. C'era troppo altro lavoro da fare!

Tutti noi abbiamo sperimentato crisi di comunicazione simili a quelle di Jared. Forse eri Jared o Françoise nello scenario. Quando ti sei allontanato dalla conversazione, avresti potuto tagliare la tensione con un coltello. E la tua agenda non ha funzionato come speravi. Hai finito per portare la conversazione con te. Ha pesato molto sulla tua mente, aggiungendo più stress al tuo carico di lavoro. Per persone come Jared e Françoise, può richiedere molto più tempo e sforzi per riprendersi da un guasto nella comunicazione piuttosto che evitarne uno in primo luogo.

La ricerca suggerisce che ci sono tre cose che puoi fare per evitare interruzioni della comunicazione come questa.

1. Sii presente (davvero)

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Sia che stiamo camminando in un incontro, redazione di una proposta importante, o seduti faccia a faccia con un partner romantico, la nostra attenzione può essere facilmente dirottata, specialmente quando la nostra mente vaga per il 50% delle volte, come suggerisce la ricerca. Aggiungi decine di email, testi, chiamate e messaggi istantanei che riceviamo ogni ora, e restare concentrati diventa molto più difficile. Una volta che siamo interrotti, ci vuole impegno e tempo per concentrarsi nuovamente. Il multitasking, specialmente con i media digitali, può avere un effetto negativo sulla nostra capacità mentale e influenzare la nostra produttività, come indica uno studio di Stanford.

Eppure la ricerca suggerisce che la chiave del carisma e della connessione è la presenza – quella speciale abilità di far sentire le persone come se fossero l'unica persona nella stanza (per maggiori dettagli e carisma come fare, dai un'occhiata a The Happiness Track.)

Dati i nostri impegni e i molti messaggi ed e-mail, troppo spesso non siamo semplicemente presenti con le persone che abbiamo di fronte. Stiamo pensando a qualcosa che è successo prima o a un articolo che abbiamo appena letto o a una conversazione telefonica che abbiamo appena avuto. La nostra mente è altrove. Più possiamo portare la nostra mente errante al presente, più facile e più naturale diventa connettersi, ascoltare, essere aperti e autentici.

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Per aiutarti a rimanere presente in una riunione o in una conversazione, allontanati dal computer e imposta il telefono in modalità aereo. Ancora meglio, lascia il telefono alla tua scrivania. La semplice presenza di un telefono in una riunione può far sentire le persone meno collegate, danneggiando la capacità di comunicare con successo.

Se hai un momento o due prima della riunione, invece di cercare di inviare alcune email aggiuntive, medita o fai alcuni esercizi di respirazione calmante. Svuota la mente in modo da poter essere pienamente presente, attenta e abile. Anche se hai solo un secondo prima di rispondere a un telefono che squilla o di entrare in una sala conferenze, fermati e fai un respiro profondo. Un suggerimento semplice ma potente che Thich Nhat Hanh fa nel suo libro A Year to Clear, prende il primo paio di anelli come un'opportunità per sorridere prima di raccogliere. La ricerca mostra che l'atto stesso di sorridere ti rilassa e ti fa sentire meglio, e la persona dell'altra linea probabilmente risponderà di conseguenza.

2. Ascolta di più

Questa saggezza esiste da molto tempo: "Abbiamo due orecchie e una bocca, quindi dovremmo ascoltare più di quanto diciamo". La citazione è attribuita al filosofo stoico Zenone di Citium. Sii sinceramente curioso e interessato a ciò che viene detto, anche se inizialmente non lo sei. Presta attenzione ai segnali: la persona trascorre molto tempo su un punto particolare? Diventa più animata in momenti specifici e meno in altri? Ascoltare di più e con curiosità non solo ti aiuta a connetterti e comprendere meglio ciò che viene detto, ma fornisce anche preziosi suggerimenti su come puoi inquadrare la tua risposta e navigare nella conversazione. Può aiutarti a entrare in sintonia con gli argomenti di cui il tuo collega è appassionato. Conoscerli ti aiuterà a vedere la loro prospettiva e raggiungere un accordo che soddisfi le esigenze di tutti. Da questo luogo di ascolto attivo, la tua conversazione andrà avanti in modo più costruttivo.

Questo tipo di conversazione potrebbe effettivamente insegnarti qualcosa. Henry Elkus, CEO di Helena, ha creato lo spazio per ascoltare i feedback di tutti i membri della sua azienda, anche degli stagisti. Grazie a questa apertura, uno dei suoi stagisti ha contribuito a migliorare notevolmente la direzione che la sua organizzazione avrebbe intrapreso. "Il tirocinante mi ha salvato e il resto del nostro team il tempo sprecato e l'energia che avremmo potuto spendere per continuare su un percorso non ottimale", ha detto Elkus. (Per saperne di più sul potere di essere Tranquillo, non perderti il ​​best seller di Susan Cain sull'argomento)

3. Sii aperto

La comunicazione implica lo scambio di punti di vista, a volte posizioni opposte. A meno che non apri la tua mente alla prospettiva di un altro, il terreno comune può essere difficile da trovare. E trovare un terreno comune ci richiede di ascoltare per poter davvero prendere in considerazione la posizione di qualcuno.

Essere aperti a volte può richiedere di essere aperti a essere smentiti. Elkus ha creato una cultura aziendale in cui il dibattito è apertamente apprezzato e incoraggiato; in questa cultura, il feedback non scorre solo dall'alto verso il basso, ma anche dal basso verso l'alto. Sebbene questo tipo di cultura sia una sfida per lui come leader, si è rivelato estremamente benefico: "Una cultura in cui anche i tirocinanti possono sentirsi liberi di opporre contro di te significa aprirsi ad essere smentiti, spesso pubblicamente. In effetti, questa esatta situazione mi è successa, più di una volta! Ma un tirocinante che mi sfidasse così direttamente – e avendo ragione – ha un valore immenso. Come amministratore delegato, sono stato avvertito che questo modello avrebbe minacciato il mio potere all'interno dell'organizzazione. In effetti, ero a disagio, ed ero molto sfidato. Ma il disagio valeva la pena. L'approccio di feedback collettivo è stato fondamentale per migliorare la nostra strategia. E poiché ogni dipendente poteva sentirsi parte della proprietà nel creare il nostro piano, era molto più motivato ad eseguirlo ".

Mentre qualcuno sta parlando, nota: stai già pensando alla tua confutazione? Stai rispondendo con un "sì", seguito da un "ma" immediato? O l'hai già interrotto? Sii aperto alla prospettiva di un'altra persona. Se sei preoccupato di non avere la risposta perfetta, puoi sempre dire "Non ci ho mai pensato prima. Puoi darmi un giorno o giù di lì per pensarci su? ". Per quanto ne sappiamo, nessuno si è mai lamentato di qualcuno che ascoltava quello che ha detto e prendeva un po 'di tempo in più per analizzare e rispondere in modo ponderato.

Nel tempo, ascoltare apertamente e attentamente gli altri aiuta a coltivare la fiducia. Come Adam Grant ha sostenuto con forza nel suo bestseller di New York Times, Give & Take, preferiamo interagire e lavorare con persone di cui ci fidiamo e che sono gentili. Rifletti sulle tue esperienze: più ti senti connesso a qualcuno, più tendi a fidarti di quella persona e più diventa facile parlare. Ciò contribuisce ad un senso di sicurezza psicologica, che secondo uno studio di Google è la chiave per le squadre di successo. La capacità di rischiare e di parlare può essere la differenza tra ostacolare un errore o imparare da uno. Alla fine, tutti ne traggono beneficio.

Questo articolo è apparso per la prima volta su Harvard Business Review ed è stato scritto da Jennifer Stevenson, del TLEX Institute.

Fonte: HarperOne

Per saperne di più sulla comunicazione potente, la felicità sul lavoro e il carisma, dai un'occhiata a The Happiness Track .