BIFF: 4 modi per rispondere ai commenti ostili

Ottieni rispetto con risposte brevi, informative, amichevoli e salde.

Fonte: (c) 2018 Bill Eddy / High Conflict Institute

I commenti ostili possono essere visualizzati ovunque, anche in e-mail, lettere, su Facebook, commenti agli articoli Internet e di persona. Dovresti ignorarli? Reagire con lo stesso tono ostile? O c’è un modo migliore?

A BIFF Response® è un modo di rispondere che di solito mette fine alle ostilità, lasciando al tempo stesso la sensazione di sentirsi bene con te stesso. BIFF sta per Brief, Informative, Friendly e Firm. Abbiamo insegnato questo metodo negli ultimi 12 anni e il feedback è stato universalmente positivo.

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Ecco le quattro parti di una risposta BIFF:

BREVE: mantieni cortesemente, tipicamente un paragrafo. Questo è anche quando il commento a cui stai rispondendo va avanti e avanti per molti paragrafi o pagine. Questo lascia molto meno all’altra persona a cui reagire e spesso è sufficiente per ottenere il tuo punto principale.

INFORMATIVA: Fornisci alcune informazioni dirette, piuttosto che emozioni, opinioni, difese o argomenti. Non hai bisogno di difenderti quando un’altra persona è ostile. Non riguarda te. Riguarda la loro incapacità di gestire le proprie emozioni e risposte. Rimani concentrato sulla fornitura di informazioni pertinenti.

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AMICO: Questo può sembrare difficile da fare quando sei attaccato per iscritto o verbalmente. Ma questo evita di alimentare le ostilità e può persino calmare una persona turbata. Solo un amichevole saluto e chiusura; niente di troppo coinvolto. Ciò aiuta a mantenere le ostilità in aumento. Mostra anche che hai un buon autocontrollo.

AZIENDA: Ciò significa che si termina la conversazione piuttosto che alimentare le ostilità. Non significa duro. Basta evitare tutto ciò che apre la porta a commenti più ostili. Dì qualcosa che termina tranquillamente la conversazione. A volte, avrai bisogno di una risposta da parte dell’altra persona, quindi basta fare una domanda cercando una risposta Sì o No entro tale ora e / o data. Quindi termina con una nota amichevole.

Un esempio di amico risentito

Il messaggio di Yolanda:

“Samantha, non posso credere che tu mi abbia usato per aiutarti con i compiti di matematica. Voglio dire, ho fatto tutto il lavoro e tu hai appena approfittato di me. Sono stanco di darmi per scontato, solo perché ho avuto un semestre extra di matematica. Che cosa hai intenzione di fare per me? Voglio dire, a cosa servono gli amici? Non essere usato! “

Il messaggio di Samantha:

“Yolanda, grazie per la tua email. Ci ho pensato molto. Sono d’accordo che dovremmo smettere di fare i nostri compiti di matematica insieme. Ci aiuterà a provare più difficile a impararlo da soli. Sono ancora contento che siamo amici e parleremo di altre cose quando saremo insieme. “

Samantha pensò di includere questa frase: “Ma non sono d’accordo sul fatto che stavo semplicemente” usando “te e non ti sto affatto aiutando.” Ma dopo averlo letto a voce alta, decise di lasciar perdere. Sarebbe stato difensivo e ha semplicemente mantenuto la discussione in corso. Il problema è già risolto smettendo di fare i compiti di matematica insieme. Non c’è bisogno di andare indietro nel tempo e aprire il passato, che raramente le persone concordano se è già diventato ostile. Così lei lo ha tenuto breve, informativo, amichevole e fermo.

Un esempio di divorzio arrabbiato

Email di Joe:

“Jane, non posso credere che tu sia così stupido da pensare che ti permetterò di portare i bambini alla festa di compleanno del tuo capo durante la mia genitorialità. Non ricordi gli ultimi sei conflitti che abbiamo avuto sul tempo dei miei genitori? O hai una relazione con lui? Ho sempre saputo che avresti fatto qualsiasi cosa per andare avanti! In effetti, ricordo di essere venuto alla tua festa in ufficio a testimoniare che ti rendevi totalmente ridicolo – tra cui flirtare con tutti, dal CEO fino al fattorino! Sei bravo in qualcosa? Non hai ancora riunito le tue finanze abbastanza per mantenerti, senza scagliarti contro ogni Tom, Dick e Harry? …”

Jane:

“Grazie per aver risposto alla mia richiesta di portare i bambini alla festa del mio ufficio. Giusto per chiarire, la festa sarà dal 3-5 al venerdì in ufficio e ci saranno circa 30 persone lì – compresi molti altri genitori che portano bambini in età scolare. Non ci sarà alcol, perché è un’azienda orientata alla famiglia e ci saranno attività orientate alla famiglia. Penso che sarà una buona esperienza per loro vedermi sul posto di lavoro. Con queste informazioni spero che riconsidererai. Per favore fatemelo sapere giovedì alle 17.00 se cambi idea. Grazie!”

Un esempio di ufficio

Roberta è stata licenziata per diverse violazioni delle politiche aziendali. Scrive questa email al responsabile delle risorse umane:

Roberta:

“Ciao Jerry, ho avuto un altro colloquio di lavoro questa settimana. Questo è un bene, perché i miei benefici medici stanno scadendo, grazie a te. Non avevi il diritto di rovinare la mia carriera e rendere impossibile per me ottenere una buona lettera di riferimento. La tua azienda corrotta verrà esposta prima o poi. A proposito, ho bisogno di una copia dell’ultimo elenco di mansioni lavorative che ho avuto. Ti ho chiesto tre volte per questo, e ti rifiuti di rispondere. Fammi sapere se devo andare a prenderlo. La tua vecchia amica, Roberta “

Ecco la prima bozza della risposta di Jerry a Roberta:

Jerry:

“Ciao Roberta, prima di tutto, non ti avvantaggerà affatto per fare minacce sull’esporre la nostra azienda. Non abbiamo fatto nulla di sbagliato e siamo pronti a rifiutare qualsiasi rivendicazione che potresti sollevare contro di noi. Non ero a conoscenza del fatto che tu abbia mai chiesto un elenco delle tue mansioni lavorative. Si prega di vederlo allegato. Come promemoria, non ti è permesso tornare alla nostra azienda, né permettere di mettere piede per i nostri motivi. Ti faremo arrestare se tenti di farlo. Spero che questo messaggio sia chiaro. Cordialmente, Jerry Butler, responsabile delle risorse umane “

È un BIFF Response®? È breve e informativo. Ma non è amichevole e fermo. Inviterà inutilmente un’altra risposta negativa da Roberta. Pensi che il seguente sia migliore?

“Cara Roberta, sono felice che tu stia facendo progressi e ottenendo interviste. Voglio davvero che tu trovi un’azienda adatta a te. Allego una copia delle tue mansioni lavorative. Spero che aiuti! Auguri! Jerry”

Questo è breve, informativo, amichevole e fermo. Mantenendolo breve e semplice, non si è impegnato troppo con lei e ha gentilmente interrotto la conversazione con un tono amichevole. Non ha bisogno di fare commenti extra su come ha scritto la sua prima risposta a lui. Lo ha tenuto breve, informativo, amichevole e fermo.

Ci sono molti altri suggerimenti per BIFF Responses® nel mio libro, BIFF: risposte rapide a persone con conflitti elevati, i loro attacchi personali, email ostili e crisi dei social media e nei video sul nostro sito web. L’idea è di calmare il conflitto piuttosto che intensificarlo, frenando la tua spinta ad attaccare l’altra persona. Puoi fermare la conversazione ostile senza cadere nel fango da solo. Basta tenerlo breve, informativo, amichevole e fermo.