Mentre la maggior parte delle persone in affari concorda sul fatto che la delega è fondamentale per il successo manageriale, quanto spesso siamo insoddisfatti dei risultati di ciò che abbiamo delegato? Quanto spesso il "prodotto" che ci viene restituito non è esattamente quello che speravamo? Anche se questo a volte è colpa della persona che ha completato l'incarico, è spesso colpa della persona che ha dato il compito. E c'è una radice comune al problema.
Una parola, credo, lo riassume: chiarezza . (O la mancanza di ciò.) Mentre coloro che eseguono un incarico hanno la responsabilità di consegnare un prodotto professionale, coloro che fanno l'incarico hanno la responsabilità di garantire che l'incarico sia, come diceva un mio vecchio editore, "come una montagna crick.”
Analizziamo la delega. Di seguito sono quattro aree comuni in cui può andare fuori strada.
Chiarezza dell'obiettivo – Che cosa è esattamente che deve essere fatto? Un incarico è chiaro come dovrebbe essere? Fai un esempio immaginario: un dirigente (probabilmente distratto, nervoso, tormentato da troppo da fare in un tempo troppo breve) ti chiama e dice: "Ho bisogno di una rapida analisi competitiva di Barking Dogs of America. Il consiglio di amministrazione ha espresso il suo interesse e così ha Schnauzer (il tuo amministratore delegato). Priorità alta. Devo correre a una riunione ora, ma voglio che tu e Beagle lo gestiate. So che posso contare su di voi entrambi – credetemi, c'è molto interesse in questo! "(FYI, Barking Dogs è un rivale chiave che sta guadagnando quote di mercato ad un ritmo allarmante). Come risponderai a questo telefono? chiamata e assegnazione? Probabilmente una buona parte del tempo, preso alla sprovvista e leggermente disturbato dall'urgenza e dall'impazienza nella voce del tuo capo, la tua risposta sarà qualcosa sulla falsariga di una sbarazzina: "Certo, nessun problema: puoi contare su di noi. Beagle e io ci siamo! "Ma cos'è esattamente tu e Beagle? Il tuo capo vuole un paragrafo? Una pagina? Slides? Un rapporto di 20 pagine? E l'analisi di cosa ? I saldi? Utile? Quota di mercato? Distribuzione? Pubblicità? Tutti i precedenti? Chissà? Tutto quello che sai è che il progetto è importante e il tuo capo è ansioso.
Chiarezza di responsabilità – Non posso dirti quante volte nella mia carriera aziendale mi sono state affidate incarichi per "me e Beagle". O peggio ancora, "io e Beagle e Spaniel", tre fidati luogotenenti. Anche se tu e Beagle e Spaniel siete tutti molto capaci, quale senza dubbio lo siete, di chi è il compito? Chi fa cosa a chi? Senza un chiaro lead di progetto, quello che ti è stato in gran parte consegnato è una ricetta per la confusione.
Chiarezza del tempo – Torniamo ai nostri ipotetici cani. La richiesta era per una " rapida analisi competitiva". Bene, quanto è veloce il tempo? Potrebbe essere un giorno? Può essere. Una settimana? Possibilmente? Due settimane? Immaginabile: un'analisi competitiva può diventare piuttosto sdolcinata. Quello che tu e il tuo capo più volete evitare è una telefonata, diciamo, tre ore più tardi con il capo che abbaia, "Dov'è l'analisi della concorrenza? Sto incontrando Schnauzer tra 10 minuti! "(Quando avevi in programma di incontrare Beagle per un caffè, domani mattina per discutere di come avresti affrontato il progetto …)
Chiarezza della comunicazione – Spesso ciò che si intende comunicare da una persona non è in realtà ciò che viene percepito dall'altra. Così spesso i progetti (e le relazioni, se è per questo) sono i fondatori delle cattive comunicazioni. Come impedire che si verifichino tali problemi legati alla delega? Dal punto di vista della direzione, un elemento chiave è quello di assicurarsi che ci sia un ampio margine di tempo quando viene assegnato un incarico sostanziale (senza telefonate da aeroporti remoti, per favore), e di seguire un chiaro incarico con un messaggio come:
"Se c'è qualcosa che non capisci di questo progetto di Barking Dog, fammelo sapere. Non mi dispiace affatto. Preferirei molto che tu ti verificherai ora se non sono affatto chiaro … o in qualsiasi momento del progetto, preferibilmente prima di quello successivo, se hai bisogno di più indicazioni.
"Nessuna domanda è una cattiva domanda – basta chiedere."
Non c'è alcuna garanzia che finirai esattamente con quello che vuoi, ma puoi migliorare le probabilità.
Questo articolo è apparso per la prima volta su Forbes.com.
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