Organizzazione e gestione del tempo dall'interno

La maggior parte di noi vorrebbe che fossimo organizzati meglio e potessimo gestire meglio il nostro tempo. Per aiutare, nell'intervista di The Eminents di oggi, ho parlato con Julie Morgenstern.

I suoi libri classici, Organizzare dall'interno e Gestione del tempo dall'interno , sono stati entrambi sviluppati in speciali PBS. È apparsa su Good Morning America, the Today Show e Oprah Winfrey Show. È stata consulente per organizzazioni di Microsoft presso la NBC-Newsroom all'ufficio del sindaco di New York. È stata intervistata e citata nel New York Times, TIME, Wall Street Journal, persino Men's Health.

MN: Molti di noi scelgono la nostra carriera in parte a causa di un problema personale. Hai avuto un problema con l'organizzazione?

JM: L' ho fatto. Crescendo, ero notoriamente disorganizzato. Ho vissuto senza pile. Non c'era spazio sul pavimento chiaro nella mia camera da letto. Ho amato le cose. Ero una persona del teatro, quindi ogni oggetto, fino a un menu con un disegno carino che potesse ispirare un'opera teatrale, si sarebbe seduto sul mio pavimento. Sarei stato periodicamente mandato nella mia stanza per il fine settimana fino a quando mia madre non riusciva a vedere un percorso chiaro dalla mia porta al mio letto. Trascorrerei l'intero weekend facendo lo scavo architettonico e un'ora prima che finisse il fine settimana, i miei genitori bussavano alla porta e dicevano che sembrava peggio di venerdì. Quindi, per rispettare la scadenza, rimetterei tutto nei cassetti e negli armadi.

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Ho avuto una zia che è stata incredibilmente organizzata. Pensai: "Non ha niente di meglio da fare della sua vita che etichettare tutto?" Ma quando arrivai al liceo, la mia disorganizzazione mi raggiunse. Ero a scuola durante il giorno, durante le prove di notte e nei fine settimana. Con la mia mancanza di organizzazione, non ho potuto fare tutto ciò che era necessario per essere fatto.

MN: cosa ti ha aiutato a migliorare?

JM: Ero molto motivato a cambiare perché amavo il teatro e poi, dopo essermi sposato, ho deciso che non potevo imporre la mia disorganizzazione a mio marito.

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Ho iniziato molto piccolo. Che ci crediate o no, la prima cosa che ho organizzato è stata la borsa per pannolini. Questo perché il mio bambino si era appena risvegliato da un pisolino ed è stata una bellissima giornata estiva, il momento perfetto per una prima passeggiata. Ma nella confusione del mio posto, quando ho trovato tutte le cose che dovevano andare nella borsa per i pannolini, erano passate due ore entro la quale il mio bambino si era riaddormentato e avevo perso il mio momento. Ho deciso proprio allora che non volevo che la mia disorganizzazione causasse a mia figlia la perdita di opportunità.

MN: Il tuo libro, Organizzando dall'interno verso l'esterno, differiva da quelli precedenti, perché si concentrava sulle barriere interne delle persone all'organizzazione. Ora, quasi 20 anni dopo, credi che l'interno garantisca molta attenzione?

JM: Sì. È un errore cercare di organizzare in base al superficiale. Prima devi guardare dentro. Chiediti perché vuoi essere organizzato? Cosa ti impedisce di essere organizzato? Quanto organizzato vuoi essere? Sei così perfezionista da essere sopraffatto dal pensiero di quanto dovresti fare? Hai paura che non ci riuscirai, magari riuscirai per un po 'ma inevitabilmente tornerai ai tuoi vecchi modi? Hai paura che se sei organizzato, la tua creatività diminuirà?

MN: Da quando hai scritto per la prima volta quel libro, è cambiata la tua comprensione delle barriere interne della gente all'organizzazione?

JM: L'unica cosa che si è evoluta è che sono arrivato a capire la differenza tra organizzazione e decluttering. Organizzare significa migliorare la tua vita attuale. Decluttering significa alleggerire il carico in modo da poter andare avanti nella fase successiva della vita. Quando i bambini partono per il college, sono in uno stadio in declino: devono liberare la maggior parte della loro roba per l'infanzia. A metà degli anni '20 e '40, sei in modalità acquisizione mentre crei una casa. Dopo che sei diventato un nano vuoto, ricominci a declassare.

MN: hai cambiato le tattiche comportamentali che consiglieresti di organizzare?

JM: Hanno dimostrato di essere senza tempo e lavorano. Ad esempio, inizia con un angolo della stanza in cui trascorri più tempo. In questo modo, entrambi ne trarrai il beneficio ogni giorno e ciò aumenterà la tua motivazione ad affrontare altre stanze.

MN: Qual è un'altra tattica organizzativa importante?

JM: Analizza / strategizza / attacca. Quando la disorganizzazione è al suo apice, non è naturale fermarsi e riflettere: l'impulso è semplicemente immergersi e attaccare. Ma se per prima cosa impieghi un po 'di tempo per analizzare e strategizzare, avrai più probabilità di concentrarti su una soluzione che funzioni per te.

MN: Prima di scrivere il tuo libro, Gestione del tempo da Inside Out , hai avuto un problema con la gestione del tempo?

JM: Totalmente. Ogni documento era in ritardo. Sono sempre stato in ritardo. Ho finito il mio lavoro in ritardo. Dovevo lavorare fino a tardi. Il tempo scorreva tra le mie dita. Stavo sempre dando la caccia al tempo.

MN: cosa ti ha aiutato a migliorare?

JM: rendersi conto che un giorno disorganizzato e un armadio disorganizzato sono gli stessi: entrambi hanno una quantità limitata di spazio inceppata con più di quello che si può adattare, in modo da spingere tutto in ogni tasca dello spazio senza un ordine particolare. Questa disposizione a caso rende difficile vivere, per non parlare di vivere in modo efficiente. Una volta realizzato lo spazio e la gestione del tempo sono gli stessi, ho semplicemente adattato i miei principi di organizzazione dello spazio. Ad esempio, si eseguono operazioni simili e si stima, in anticipo, quanto tempo è saggio dedicare a ciascuna giornata.

MN: hai ancora problemi con la gestione del tempo?

JM: Sto molto meglio ora ma devo guardare la mia tendenza a perdere la cognizione del tempo. Sono un iperfocalista: arrivo nello stato di flusso e poi il tempo scompare. Quindi uso le tattiche per proteggermi da questo. Ad esempio, ho un orologio sulla mia scrivania e mi sta ricordando di mantenere questa intervista da troppo tempo!

MN: Da quando hai scritto per la prima volta quel libro, è cambiata la tua comprensione delle barriere interne delle persone a un tempo ben gestito?

JM: Non molto, ma ho scoperto una nuova barriera alla gestione del tempo: la paura del processo decisionale. Quando le persone fanno fatica a prendere decisioni, perdono un'enorme quantità di tempo.

MN: hai una strategia che ti aiuti?

JM: Venendo con i quadri decisionali. Ad esempio, ho un cliente che è un dirigente che, prima di prendere qualsiasi decisione, definisce quale sarebbe il successo e quindi va con la prima strategia che soddisfa i criteri. Non si sviluppa e quindi sceglie tra più strategie: spesso richiede più tempo di quanto valga.

MN: uno dei tuoi consigli di gestione del tempo è "Non controllare mai la posta elettronica per prima cosa". Non potevo immaginare di non controllare la posta per prima cosa. È la mia finestra su ciò che è nuovo, importante e urgente. E lo trovo divertente. Certo, se rispondere ad una particolare e-mail richiederebbe molto tempo e non è importante, non risponderò subito, ma non riesco a immaginare di non controllare la mia email di prima mattina. Mi sto perdendo qualcosa?

JM: Forse sei insolito, ma la maggior parte delle persone trova che l'email spesso li deruba da ciò che è più importante e più difficile, ad esempio, studiando qualcosa, scrivendo, pianificando, risolvendo i problemi. Dovrebbero fare quelle cose prima, quando sono più fresche.

MN: Quali sono le prospettive per Julie Morgenstern?

JM: Mi piace aiutare le aziende a essere più produttive e sto lavorando a un libro per i genitori. (Informazioni su questo è sul suo sito web: JulieMorgenstern.com.)

MN: E personalmente?

JM: Ho incontrato l'amore della mia vita … e sto imparando a suonare la chitarra.

I nove libri del Dr. Nemko sono disponibili. Puoi raggiungere la carriera e l'allenatore personale Marty Nemko su [email protected].