Quante volte hai provato a raggiungere un cliente, un collega o un partner commerciale solo per essere inviato direttamente alla loro casella vocale? Quante chiamate hai lasciato andare alla segreteria? Nelle nostre vite impegnate, potremmo passare più tempo ad ascoltare le registrazioni elettroniche di voci piuttosto che le voci stesse. Il messaggio che hai registrato per salutare i chiamanti è spesso la tua prima possibilità di fare un'impressione, quindi è importante che sia una buona idea.
Vado spesso da e per acquisti di libri, apparizioni di media e concerti in pubblico, quindi più chiamate vengono inviate alla segreteria telefonica di quanto mi piacerebbe. Quando le persone non possono raggiungermi al telefono, sentono: "Ciao, hai raggiunto Janine (pausa) Driver. Per favore lasciate il vostro nome, numero di telefono e un messaggio dettagliato in modo che possa tornare da voi e darvi la mia totale attenzione. "
Questo messaggio raggiunge alcuni obiettivi. Prima di tutto, la pausa tra il nome e il cognome garantisce che i chiamanti capiscano entrambi, e segnala anche alle persone che sei qualcuno di importante. Provalo, pronuncia il tuo nome con una pausa di due o tre secondi tra il tuo nome e il tuo cognome. Sembra che il tuo nome appaia da qualche parte nelle luci! È semplice, ma funziona. Una volta quando mi presentai in questo modo ad un cliente, enunciando entrambi i nomi e facendo una pausa ("Il mio nome è Ja-nove (pausa, pausa) Dri-ver") il cliente disse: "Wow! Sì, immagino che tu sia Janine Driver! "Se hai problemi ad aspettare il tempo pieno o se ti sembra imbarazzante, prova a dire il tuo secondo nome mentre ti fermi. Ricorda, quando siamo nervosi, aumentiamo spesso il nostro ritmo, quindi esercitiamoci con una pausa leggermente più lunga di quella che userai sul tuo messaggio di posta vocale o quando ti presenterai.
In secondo luogo, sottolineo che voglio dare al chiamante la mia piena e indivisa attenzione. Quando fai questo è come se tu stessi dicendo loro: "Non è che non sei importante per me, è che sei così importante per me che voglio aspettare un momento in cui posso concentrarmi completamente sul tuo preoccupazioni “.
In terzo luogo, non mi sono scusato. Non devi scusarti per essere occupato con il lavoro. Se lo fai, potrebbe rivelarsi insincere e persino farti sembrare debole. Se non ti scusi ti preoccupa, basta fornire al chiamante altre opzioni per metterti in contatto con te (solo non così tante da sommergerle).
Sentiti libero di copiare il mio messaggio di posta vocale, o scegliere uno di questi altri esempi (e lasciare i tuoi suggerimenti nella sezione commenti!):
"Hai raggiunto ________. Lasciami le tue informazioni dettagliate e il tuo metodo di contatto preferito, così posso essere sicuro di metterti in contatto con te il prima possibile. "
"Questa è la segreteria telefonica di ________. Si prega di lasciare il vostro nome, un breve messaggio e numero di telefono. Ti contatterò il primo momento in cui sono libero di concentrarti su di te . "
"Hai raggiunto _______. Al momento sono impegnato, ma ti preghiamo di lasciare il tuo numero e un breve messaggio o di inviarmi un'e-mail a ________ se preferisci essere più preciso. Ti risponderò il prima possibile. "
"Questa è la segreteria telefonica di ______. O sono fuori ufficio o al telefono, in ogni caso dammi il tuo nome, numero e un messaggio e aspetto subito una richiamata. Grazie."
L'impressione che lasci con la tua segreteria telefonica potrebbe essere la tua prima, quindi fallo durare!
Credito fotografico: photostream di garrettc .