5 modi per rendere le tue riunioni più positive

Quando si tratta delle riunioni che si svolgono al lavoro, sai come tirare fuori il meglio dalle persone che partecipano? I ricercatori stimano che spendiamo il 37% del nostro tempo in riunioni di lavoro e che fino al 50% di questo tempo è completamente sprecato.

Ovviamente uno dei problemi è che le decisioni vengono prese raramente nelle riunioni. Invece parliamo, parliamo e parliamo un po 'di più, e poi quando l'orologio colpisce l'ora la riunione termina bruscamente e tutti si precipitano fuori dalla porta, lasciando poco tempo per chiarire i risultati o qualsiasi impegno nei prossimi passi. Di conseguenza, la maggior parte delle riunioni si sente come una completa perdita di tempo e di drenaggio delle nostre energie.

Ma a parte l'etichetta di base per le riunioni, come fornire anticipatamente un'agenda e materiali pertinenti, iniziare e fermarsi in tempo e catturare e comunicare le azioni chiave o le decisioni dopo l'incontro, ci sono cose che puoi fare per rendere le tue riunioni più efficaci, un'esperienza energizzante e forse anche piacevole?

Una volta che hai le persone giuste nella stanza, sembra che il segreto per un incontro efficace possa risiedere nella creazione dell'umore giusto. Sì, mi hai sentito; è tutto per l'umore.

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Fonte: Monkey Business Images / Canva

Vedete il Dr. Daniel Goleman, uno dei maggiori ricercatori mondiali nel campo dell'intelligenza emotiva e sociale, stima che il 20-30% delle prestazioni dei dipendenti sia determinato dall'umore delle persone.

Perché? Beh, la professoressa Barbara Fredrickson dell'Università del North Carolina ha scoperto che emozioni positive come interesse, ammirazione, orgoglio, divertimento, gratitudine, solo per citarne alcune, non scambiare solo i nostri buoni pensieri per quelli cattivi, ma ampliano letteralmente il modo in cui il nostro i cervelli stanno lavorando

Ad esempio, quando provi emozioni positive, la ricerca suggerisce:

• Una pausa tra pensiero e azione
• Possiamo parlare di disabilità?
• Aspettando il teatro terapeutico
• Shrink Tell All
• Aggressione oltre la frustrazione

• Il tuo campo visivo periferico viene ampliato in modo da poter assorbire circa il 75 percento di ciò che accade, contro il 15 percento in uno stato d'animo neutro o negativo.
• Il tuo cervello è inondato di dopamina e serotonina che ti aiutano a creare e sostenere più connessioni neurali in modo da poter organizzare nuove informazioni, pensare più velocemente e creativamente, diventare più abile nell'analisi complessa e nella risoluzione dei problemi, vedere e inventare nuovi modi di fare le cose.
• E poiché il tuo cervello si sente al sicuro, pensi di più a "noi" e a come collaborare con le persone intorno a te, rispetto a quando è in modalità sopravvivenza e pensando solo a "me".

Fredrickson ha anche scoperto che, lungi dall'essere esperienze fugaci, mentre le emozioni positive maturano nel tempo si comportano come soldi in banca per un giorno di pioggia, con studi longitudinali che scoprono che mentre le tue emozioni positive si accumulano, costruiscono il tuo psicologico, intellettuale, sociale e le risorse fisiche, in definitiva ti lasciano meglio equipaggiato per navigare i minimi e gli alti che tutti sperimentiamo al lavoro.

Fredrickson ha concluso che le emozioni positive aiutano ad allargare e costruire le nostre menti in modo che possiamo vedere nuove possibilità, riprenderci dalle battute d'arresto, meglio connetterci con gli altri e raggiungere il nostro potenziale.

Quindi, come applichi tutto ciò nel tuo prossimo incontro per modellare l'umore?

Dopo oltre un decennio come leader senior in grandi organizzazioni in tutto il mondo, ecco cinque modi in cui ho aiutato la mia squadra – indipendentemente da quante persone fossero coinvolte o quanti di noi erano nella stanza o su un telefono – iniettare una certa positività in i nostri incontri:

• Inizia con sfrigolio – quando le persone si presentano al tuo incontro i loro cervelli sono tutti in stati diversi in base a dove sono venuti prima. Per metterli in uno stato d'animo più ampio, è necessario iniettare una certa positività chiedendo "Che cosa funziona bene?", Condividendo una storia o uno scherzo divertenti, utilizzando un buon video o anche tentando un quiz sciocco (ma correlato all'attività) o gioco per far ridere e stare bene.
• Pianifica la tua agenda in modo consapevole : ogni azione che facciamo è preceduta da una domanda e l'azione è generalmente l'obiettivo della maggior parte delle riunioni. Quando ci viene fatta una domanda, si innesca la dopamina – una delle sostanze chimiche che si sentono bene nel nostro cervello – mentre iniziamo ad immaginare cosa potrebbe essere possibile e ci aiuta a prepararci all'azione. Invece di focalizzare la tua agenda sulle affermazioni, cerca di concentrarti sulle domande che ritieni debbano essere poste ed esplorate.
• Progetta l'incontro intorno ai punti di forza delle persone : pensa a chi parteciperà all'incontro e ai punti di forza delle persone. Ricorda, quando abbiamo la possibilità di usare i nostri punti di forza, i ricercatori suggeriscono che siamo impegnati fino a sei volte di più in quello che stiamo facendo. Quali ruoli e opportunità puoi creare nell'incontro per far sì che le persone abbiano la possibilità di fare ciò che sanno fare meglio e di essere valutati per il loro contributo?
• Premiare le persone con opportunità di crescita – ammettiamolo, nessuno di noi vuole davvero partecipare a un altro incontro, quindi costruisci una piccola ricompensa per le persone che fanno lo sforzo di essere presenti. Siamo nati creature di crescita, quindi ci sono piccoli momenti di apprendimento che puoi offrire alle persone che partecipano al tuo incontro che altrimenti non otterrebbero come ospiti speciali, nuove scoperte di ricerca o approfondimenti?
• Termina con un picco – I nostri ricordi degli eventi sono plasmati dai finali, quindi assicurati di lasciare abbastanza tempo per finire con una nota positiva. Piuttosto che avere persone che lottano per la porta, lascia il tempo per iniettare un po 'di emozione positiva alla fine con accorato apprezzamento, una storia divertente o un video, o premi del tuo quiz o gioco precedente. In questo modo saranno più propensi a ricordare il tuo incontro con affetto e la prossima volta saranno entusiasti!

Niente di tutto questo è scienza missilistica. Tuttavia, utilizzando questi cinque semplici passaggi, in particolare nei team in cui mi affidavo a molti volontari interni per aiutarmi a raggiungere i risultati, sono riuscito a far crescere la partecipazione alle mie riunioni nel corso degli anni. Lo so, figurati! La gente voleva davvero essere in riunione. Di conseguenza, molte mani allineate e impegnate mi hanno reso molto più leggero il lavoro su progetti che avrebbero potuto essere molto difficili da attuare.

Ovviamente questo non significava che abbiamo schivato le difficili conversazioni che dovevamo avere nei nostri incontri. Solo che come presidente ho usato l'umore in modo positivo, positivo, neutro e negativo per aiutare le persone a esibirsi al loro meglio, piuttosto che semplicemente aspettarsi che ciò accadrebbe organicamente.

Che umore vuoi creare per il tuo prossimo incontro?