Gestire Multi Taskers

Il team di "Boston Globe" Spotlight aveva un articolo del 2015 sui chirurghi del Massachusetts General Hospital (MGH) che programmavano due operazioni contemporaneamente. L'articolo ha chiarito che MGH non è unico nel fare questo e l'ospedale ha difeso la sua pratica. (2015) Chiunque abbia avuto estese procedure dentistiche conosce i dentisti che operano contemporaneamente su due o più pazienti.

La procedura è comune. È una buona pratica? Ciò che MGH ha fatto è istituzionalizzare, consentire e persino vantarsi dei suoi chirurghi multitasking.

Quali sono le implicazioni per te come leader e per la tua organizzazione?

Qual è la prova?

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• Che aspetto ha una distopia di assistenza sanitaria?
• Imparare come essere di nuovo amici
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• Come costruire una solida base per la crescita e la felicità

Ogni giorno siamo multi-task. Non è buono o cattivo. Noi lo facciamo.

Ma quando due o più compiti richiedono concentrazione, allora è necessaria l'interruzione di un treno di pensieri per concentrarsi su qualcos'altro.

E questo è ciò che questo articolo affronta oggi.

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Eric Blumberg e i suoi colleghi citano che ci possono essere fino a dodici interruzioni all'ora in una tipica giornata di lavoro. L'articolo descrive in che modo le interruzioni portano a un errore maggiore delle attività ea tempi di completamento più lunghi. È ben documentato che l'interruzione degli infermieri mentre sono in servizio causa errori terapeutici del paziente. (2014)

Se il cervello è bravo nel multitasking, le interruzioni non dovrebbero essere problemi importanti.

Parte del cervello svolge un lavoro spettacolare di multi-tasking.

Se leggi questo articolo mentre ti accampi nella foresta, il tuo cervello sta facendo un lavoro magistrale di multitasking:

(1) afferrare le idee del saggio, (2) determinare la frequenza respiratoria, (3) determinare la frequenza cardiaca, (4) rimanere all'erta per gli stimoli che potrebbero segnalare il pericolo (5) rimanendo all'erta che l'incendio che hai creato continua a bruciare alla giusta intensità.

Tutti e cinque questi compiti vengono svolti dal tuo cervello allo stesso tempo. Il cervello è un mago multitasking.

Chirurghi, dentisti e uomini d'affari possono facilmente indicare la capacità multi-tasking del cervello per giustificare il loro comportamento.

Si ma….

Noble Prize Lo psicologo vincente Daniel Kahneman ci aiuta a capire la bellezza e la limitazione del multi-tasking nel suo libro del 2011, Thinking Fast and Slow.

Nel libro sostiene che c'è una parte del cervello che pensa molto velocemente e fa il multi-tasking con abilità sorprendenti. Questa parte "veloce" del cervello è la parte più primitiva del nostro cervello. La parte "lenta" del nostro cervello struttura le idee ed è eccellente nel prendere decisioni che richiedono un pensiero analitico. Secondo Kanehman, la corteccia cerebrale svolge un terribile compito di multitasking.

Quindi nell'esempio sopra, la corteccia cerebrale è impegnata in un solo compito: leggere questo articolo. La parte veloce del tuo cervello sta facendo il suo solito eccellente lavoro nel multitasking.

Se interrompi la corteccia cerebrale nel mezzo di un'attività, si riprenderà. Ma ci sarà una riduzione dell'efficienza, come gli infermieri che commettono più errori di trattamento dei pazienti.

Eseguire più di una operazione allo stesso tempo può essere giustificato se c'è una certezza al 100% che la procedura è così ben nota al chirurgo, è quasi una memoria muscolare. Alcuni dentisti possono considerare i riempimenti di routine come esempi. La pulizia dei denti sarebbe un esempio. La memoria muscolare significa che l'attività è così ben appresa, che la corteccia cerebrale non deve essere coinvolta.

Prendendo queste idee al lavoro:

Date le prove, come puoi gestire te stesso e gli altri per creare una cultura che rispetti la corteccia cerebrale 'bisogno di concentrarsi su una cosa alla volta e prosperare in una cultura che promuove il multitasking?

Diffondi questo articolo ai tuoi colleghi e usa l'articolo per giustificare l'acquisto di un cartello scorrevole con scritto "Benvenuto" o "Richiama più tardi". Lo fai scorrere sul messaggio appropriato sulla tua porta o cubicolo. Trova qualcos'altro come se fosse possibile. L'idea del segno è di inviare segnali agli altri quando interrompere e quando non interrompere ..

Segni come questi possono essere acquistati online.

Se gestisci un reparto, che ne dici di acquistare lo stesso segno per tutti i membri del dipartimento da posizionare sulla porta dell'ufficio, sul cubicolo o sullo spazio di lavoro. Dare a tutti la possibilità di concentrarsi sul compito a portata di mano senza interruzioni.

Il tuo essere colui che dà il segno trasforma il segno da un individuo "antisociale" a una norma culturale di rispetto del bisogno di non avere interruzioni.

Questo problema diventa importante con l'attuale preferenza di design dell'ufficio in quanto i colleghi di lavoro condividono spazi aperti. Tali spazi aperti richiedono una spiegazione ancora più esplicita dei confini senza essere offensivi.

Ricorda che la giustificazione aziendale è la prova che l'interruzione della concentrazione riduce l'efficienza e aumenta l'errore.

Gestione della tua squadra:

Come parte della struttura in corso per la gestione di riunioni in team o virtuali, specificare quanto segue all'inizio di ogni riunione. "Spegni i tuoi dispositivi per i prossimi trenta minuti in modo che tu possa aiutarci a concentrarci.

La tua squadra potrebbe credere di poter leggere e-mail e ascoltare i report dei loro colleghi. In effetti possono farlo finché entrambi sono di routine. Ma se sia l'e-mail che i rapporti richiedono il coinvolgimento della corteccia cerebrale, allora le risposte a entrambi soffriranno. Il cervello nel suo complesso è costruito per il multitasking: la corteccia cerebrale non lo è.

Descrivere le descrizioni dei lavori in modo da includere questa frase "l'incumbent sarà un membro collaborativo, che cercherà di assistere i membri del team all'interno del nostro gruppo e in altre aree che toccano il servizio clienti." Precisare che avere una reputazione per rispondere alle e-mail durante le riunioni del team contro le responsabilità del lavoro. Non si tratta di essere scortesi. Si tratta di non fare il proprio lavoro.

L'ora dei cinquanta minuti:

Se le riunioni devono essere di un'ora, concediti una pausa di dieci minuti in trenta minuti durante la riunione per consentire alle persone di utilizzare la Sala di Riposo o di controllare le loro e-mail / testi. Potrebbero persino usare i loro dieci minuti per impegnarsi in conversazioni con le side-bar che potrebbero avvantaggiare la squadra. Metti la pausa a metà dell'ora e non alla fine per sfruttare le conversazioni con le barre laterali. Vuoi che le persone parlino tra loro e non vuoi essere conosciuto come qualcuno che priva la tua squadra della capacità di rispondere alle e-mail e ai messaggi urgenti.

Passare a un'ora di cinquanta minuti non significa che realizzerete di meno. Data la perdita di attenzione che soffri attualmente attraverso i modi in cui strutturi le riunioni tradizionali, potresti effettivamente ottenere più risultati in cinquanta minuti rispetto a quanto hai ottenuto in sessanta.

Gli insegnanti potrebbero prendere in considerazione anche il passaggio a un'ora di 50 minuti.

Prendendo queste idee a casa:

Se stai lavorando a casa e hai bambini piccoli, comprati un cappello insolito da indossare solo quando desideri che i tuoi figli "fingano di essere invisibile". Uno degli autori ha usato un cappello rosso brillante da deerstalker per questo scopo. Ed era solo indossato per trasmettere il messaggio "nessuna interruzione, per favore". Il messaggio positivo "fingere di essere invisibile" è più facile da spiegare ai bambini rispetto al negativo "per favore non interrompermi".

Il defunto psicologo della Brandeis University, Abraham Maslow, ha usato la stessa tecnica quando lavorava a casa con i suoi bambini piccoli. Impiegava un elmetto da pompiere.

Tu vuoi un cappello che può essere usato solo per questo scopo e tu vuoi rimuoverlo quando appropriato.

Se ti piace l'idea del cappello da pompiere, Google il termine. È possibile ordinare la versione reale e giocattolo del cappello.

Ricorda che l'uso eccessivo del cappello crea problemi. Anche mantenere il segno della porta in modo permanente in "Ritorna dopo" crea problemi.

Questi sono strumenti. Usa gli strumenti con giudizio. Ecco a cosa serve la tua corteccia cerebrale.

Riferimenti:

Boston Globe Spotlight: due operazioni contemporaneamente? http://www.boston.com/news/local/massachusetts/2015/10/25/globe-spotligh…

Blumberg, EJ, Foroughi, CK, Scheldrup, MR, Peterson, MS, Boehm-Davis, DA, e Parasuraman, R. (2014). Ridurre gli effetti distruttivi delle interruzioni con la stimolazione cerebrale non invasiva. Fattori umani: The Journal of Human Factors and Ergonomics Society, 0018720814565189.

Kahneman, D. (2011). Pensare, veloce e lento. Macmillan.

Il mio segno di porta. http://www.mydoorsign.com/MDS/QS/welcome_please_call_back_later_signs.aspx