Pianificazione parziale e procrastinazione

Il successo dei nostri obiettivi inizia con la definizione degli obiettivi. Il fatto è che siamo eccessivamente ottimisti, spesso impostando stime temporali non realistiche per il completamento degli obiettivi. Una forma di questo ottimismo è nota come "errore di pianificazione".

Fare previsioni su compiti futuri è una parte continua della vita. Dobbiamo stimare tutto da come ottenere cose banali in giro per la casa oggi, per prevedere quando un progetto importante potrebbe essere consegnato a un cliente. Il problema è che in genere sottostimiamo il tempo necessario o quanto possiamo consegnare in questo momento. Questo è noto come errore di pianificazione, un fenomeno ben studiato da Roger Buehler (Università Wilfrid Laurier, Waterloo, Ontario, Canada) e Dale Griffin (Università della British Columbia, Vancouver, British Columbia, Canada).

La ricerca indica che in realtà tendiamo a sovrastimare le attività brevi (ad esempio, 5 minuti di durata), ma che sottovalutiamo i tempi e, ove applicabile, i costi dei progetti a più lungo termine. Tipicamente, questo è stato spiegato come un pregiudizio nel modo in cui pensiamo (ma è stato anche studiato come un problema con memorie sistematicamente distorte di eventi passati). Analogamente all'errore di base, in cui non teniamo conto del tasso di base degli eventi che si verificano nel mondo, ci concentriamo specificamente sull'evento singolare che stiamo tentando di prevedere. Quello che ignoriamo, a nostro rischio e pericolo, è l'informazione distributiva sui compiti precedenti.

Questa differenza viene spesso definita come un approccio "interno" o "esterno" alla pianificazione. L'approccio interno è la nostra tendenza a pensare a questo singolo evento e agli aspetti specifici del compito attuale. L'approccio esterno è dove l'individuo pensa a quanto tempo hanno assunto compiti simili in passato.

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Sebbene i risultati siano diversi, in genere gli studi hanno dimostrato che aiutare gli individui a correggere i propri ricordi di eventi passati o passare dall'interno alla prospettiva "esterna" (tenendo conto dell'esperienza passata per compiti simili), riduce o addirittura elimina l'errore di pianificazione.

Dato questo pregiudizio nella nostra pianificazione, uno studente del nostro gruppo di ricerca, Brian Salmon, ha ipotizzato che i procrastinatori possano avere un particolare problema con l'errore di pianificazione. Il suo ragionamento si basava sull'esperienza comune di ascoltare gli amici, che potrebbero essere etichettati come procrastinatori, discutere in modo non realistico la loro preparazione per il prossimo esame o il loro lavoro di tesi. I suoi risultati ci hanno sorpreso.

La ricerca di Brian
Brian ha raccolto dati da una classe di psicologia del secondo anno. Ha raccolto i dati prima e dopo due esami di medio termine. Prima degli esami, Brian aveva i partecipanti completare un foglio di pianificazione su un calendario che indica quando e quanto avrebbero studiato. Li ha raccolti e poi ha dato agli studenti calendari vuoti su cui registrare quando e quanto effettivamente hanno studiato. Gli studenti hanno anche completato una misura di procrastinazione. Ha usato questa misura per classificare gli studenti in procrastinatori "alti" e "bassi".

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La sua ipotesi era che gli studenti che avevano ottenuto un punteggio elevato sulla misura della procrastinazione avrebbero avuto maggiori probabilità di mostrare prove dell'errore di pianificazione. I punteggi di differenza tra i loro tempi di studio previsti e quelli effettivi sarebbero maggiori dei bassi procrastinatori.

I suoi risultati
Sorprendentemente, questo indice dell'errore di pianificazione non era diverso tra i due gruppi. Ciò che ha scoperto è che i procrastinatori hanno studiato in seguito e hanno studiato meno in generale, ma lo hanno previsto. Questi partecipanti conoscevano le loro abitudini di studio.

Le implicazioni e le strategie per una pianificazione più efficace
Lo studio di Brian mi affascina davvero. Certamente il corpus più ampio di letteratura di ricerca indica che siamo inclini a questo pregiudizio nella nostra pianificazione, in particolare per i progetti a lungo termine. E vedo prove di questo errore di pianificazione ogni giorno nel mio lavoro di supervisione di tesi (come Buehler e i suoi colleghi). Quello che potrebbe essere il problema qui è che la differenza individuale di "procrastinazione" non attenua questo pregiudizio. I procrastinatori sembrano conoscere le loro preferenze lavorative. Solo più ricerche ci aiuteranno a pensare ulteriormente.

Ciò che possiamo dire con una certa sicurezza è che tutta la nostra pianificazione sarebbe più accurata e il nostro obiettivo perseguito più fattibile se dovessimo ricordarci di adottare una prospettiva "esterna" quando pensiamo ai nostri obiettivi.

Chiedilo a te stesso:

1. Quanto tempo hanno assunto compiti simili in passato?
2. Cosa potrebbe andare storto durante l'esecuzione dell'attività (e probabilmente lo farà) che dovrei prendere in considerazione?
3. Chi potrebbe aiutarmi a ricordare più accuratamente quanto tempo ci vuole veramente?

Altre ricerche indicano anche che "disimballare" i nostri compiti in sotto-attività o componenti è una strategia chiave per ridurre il nostro bias di pianificazione. Ciò è particolarmente vero per le attività complesse, il disimballaggio fa più differenza. Ad esempio, dovendo concentrarsi sui sottocomponenti di un'attività complessa, è possibile che si induca a identificare aspetti dell'attività che si è trascurata nel riflettere sulla durata dell'intero compito. Ovviamente, abbattere un compito lo rende anche più gestibile, quindi meno avverso quando entriamo nella fase di azione di un progetto.

Pensieri conclusivi
L'aspetto temporale della nostra impostazione degli obiettivi è di vitale importanza per il nostro successo. Dobbiamo prestare attenzione ad alcuni dei nostri errori comuni. È importante ottenere il maggior numero di informazioni accurate sugli eventi passati su cui basare le nostre stime sulle attività future. A volte, dovremo cercare input dagli altri per farlo bene. Ciò ha implicazioni importanti per i manager, ovviamente. È importante rendere esplicite le ipotesi che vengono fatte da qualsiasi membro di un team al termine del progetto in modo che tutti stiano lavorando dalle stesse informazioni.

Sebbene il futuro sia sempre impossibile da prevedere in quanto non è mai una ripetizione esatta del passato, le informazioni sul passato che possono essere utili sono spesso sottoutilizzate. Vale la pena ricordare.

Riferimenti
Buehler, R., Griffin, D., & Ross, M. (1994). Esplorando la "fallacia della pianificazione": perché le persone sottovalutano i tempi di completamento delle attività. Journal of Personality and Social Psychology, 67, 366-381.

Kruger, J., & Evans, M. (2004). Se non vuoi essere in ritardo, enumeri: Unpacking riduce l'errore di pianificazione Journal of Experimental Social Psychology, 40, 586-598.

Roy, MM, Mitten, ST, e Christenfeld, NJS (2008). Correggere la memoria migliora la precisione della durata dell'attività prevista. Journal of Experimental Psychology: Applied, 14, 266-275.

Pychyl, TA, Morin, RW, & Salmon, BR (2000) Errata procrastinazione e pianificazione: un esame delle abitudini di studio degli studenti universitari. Journal of Social Behavior and Personality, 15, 135-150.