Non passa giorno in cui lavoro con le organizzazioni su come migliorare la comunicazione e le relazioni che un reclamo sulle e-mail si presenta come una costante frustrazione e ostacolo alla produttività.
Una società ha deciso di fare un passo audace per fare qualcosa riguardo al problema. Theyry Breton, CEO di Atos, la più grande società informatica d'Europa, prevede di mettere in atto una politica di posta elettronica "zero" entro il 2013. Breton sostiene che solo il 10% dei 200 messaggi elettronici riceve più di 74.000 dipendenti in tutto il mondo ogni giorno per essere utile. "L'e-mail non è più lo strumento di comunicazione appropriato", dice Breton, "È tempo di pensare in modo diverso." Invece, Breton vuole che i dipendenti di Atos utilizzino la comunicazione elettronica di tipo chat come le piattaforme di social network come Facebook o Twitter. Con una mossa simile, la Volkswagen Company in Germania ha deciso di interrompere l'invio di e-mail a determinati dipendenti dopo l'orario di lavoro.
Quanto grave è l'e-mail? Studi come quello di Thomas Jackson e dei suoi colleghi, pubblicati sui giornali della Conferenza di valutazione empirica, dimostrano che può richiedere oltre un minuto affinché una persona focalizzi la sua attenzione sull'attività da svolgere dopo essere stata avvisata di un nuova email. Se la persona media riceve 100 e-mail al giorno, questo è 90 minuti al giorno sprecati da dover concentrarsi nuovamente sul lavoro a portata di mano.
Jonathan Spira, autore di Overload: quanto troppa informazione è pericolosa per la tua organizzazione , sostiene che l'eccesso di informazioni costa all'economia statunitense quasi $ 1 trilione nel 2010; che leggere e processare solo 100 email al giorno può occupare più del 50% della giornata di un knowledge worker, perché ci vogliono 5 minuti perché il cervello torni in pista dopo un'interruzione di 30 secondi.
Nicholas Carr, autore di The Shallows: che cosa Internet sta facendo al nostro cervello, e scrivendo sul New York Times , sostiene che l'e-mail era in qualche modo una manna dal cielo, perché ci ha sollevato dal volume costoso e crescente di chiamate telefoniche. Tuttavia, sostiene, l'e-mail "ha rimosso il costo, sia monetario che sociale dalla comunicazione personale".
Studi come quello di James Katz, direttore del Center for Mobile Communication Studies presso la Rutgers University, hanno citato il fatto che le nuove generazioni non usano la posta elettronica per comunicare, preferendo piattaforme di social media e messaggi di testo, perché la comunicazione è immediata e molto più informale.
David Allen, consulente e autore di Getting Things Done , ritiene che non sia possibile vietare efficacemente le e-mail. Afferma che i problemi associati alle e-mail hanno più a che fare con la mancanza di concentrazione nelle organizzazioni su una comunicazione chiara.
Amy Gallo, scrivendo nella Harvard Business Review , sottolinea che mentre il divieto di tutte le e-mail potrebbe non essere possibile, i passi verso il controllo su email eccessive e improduttive e l'assunzione di sabbatici via email potrebbero essere passi positivi che le organizzazioni possono intraprendere.
Una cosa è certa, il volume delle e-mail e l'affidamento su di esse come forma di comunicazione preferita nelle organizzazioni sta diventando più acuto e disfunzionale e l'overload di informazioni è ora il problema numero uno nelle organizzazioni.
