Nel mio lavoro con amministratori delegati, dirigenti e dipendenti, la principale lamentela riguarda le riunioni, in particolare la loro perdita di tempo. E anche se la recessione ha portato a ridurre i livelli dei dipendenti, la domanda per i tempi di riunione non è cambiata. Come affermava una volta il famoso economista John Kenneth Galbraith, "gli incontri sono indispensabili quando non vuoi fare nulla".
In un sondaggio riportato in Industry Week, 2000 manager hanno affermato che almeno il 30% del loro tempo trascorso in riunioni era una perdita di tempo. Secondo un sondaggio 3M Meeting Network dei dirigenti, il 25-50% delle volte che le persone trascorrono nelle riunioni viene sprecato. E secondo un sondaggio condotto da Office Team, una divisione di Robert Half International, il 45% degli alti dirigenti intervistati ha dichiarato che i propri dipendenti sarebbero stati più produttivi se le loro imprese hanno vietato le riunioni per almeno un giorno alla settimana.
Mike Figliudo, scrivendo su SmartBrief on Leadership, ha condotto un sondaggio ponendo questa domanda: "Quanto tempo trascorri in riunioni ricorrenti?" Era scioccato dai risultati. Il 30% degli intervistati spende tra il 30% e il 75% del proprio tempo in riunioni ricorrenti. Sostiene che gran parte di questo tempo è uno spreco di denaro Figliudo calcola il costo prendendo il compenso annuo totale di ciascuno per le persone che partecipano alla riunione, dividendo per 250 giorni all'anno e dividendolo per 8 ore al giorno. Usando un esempio di una tipica compagnia di dirigenti, una riunione mensile del personale di 2 ore costava alla società $ 180.000 all'anno. Figliudo chiede, la produttività risultante vale l'investimento?
E la ricerca sul cervello potrebbe fornirci un'altra ragione per non avere incontri. La ricerca della psicologa dell'Università del Minnesota Kathleen Vohs e dei suoi colleghi, nonché di altri neuroscienziati, indica che abbiamo una quantità limitata di risorse cognitive o che chiamano "esecutive". Uno si impoveriscono, prendiamo decisioni sbagliate o scelte. Gli incontri di lavoro richiedono che le persone si impegnino, si concentrino e prendano decisioni, con poca o nessuna attenzione dedicata all'esaurimento delle risorse cognitive finite dei partecipanti, in particolare se gli incontri sono lunghi. Quindi se ciò è vero, le riunioni di progetto di tre o quattro ore potrebbero essere controproducenti.
Se gli incontri sono assolutamente necessari, i leader responsabili per loro devono sia gestire le riunioni in modo efficiente sia essere abili processi di gruppo, cosa che, nella mia esperienza, la maggior parte dei dirigenti non è addestrata a fare. Ecco alcuni consigli utili per le riunioni:
1. Non tenere una riunione a meno che non sia necessario. Evita riunioni ricorrenti
2. Sii chiaro sul risultato e sullo scopo dell'incontro.
3. Chiedere a qualcuno di eseguire la riunione che è esperto nel processo di gruppo
4. Distribuire un ordine del giorno specifico compresi i risultati previsti in anticipo
5. Non utilizzare le riunioni per distribuire le informazioni o fornire aggiornamenti o servizi di pulizia di basso livello, tramite posta elettronica
6. Tieni le riunioni poco prima di pranzo, così le persone apprezzeranno il tempo limitato
7. Utilizzare riunioni stand-up senza sedie o tavoli ove possibile
8. Limitare le riunioni a un'ora di lunghezza
9. Inizia e termina sempre le riunioni nei tempi annunciati
Per la maggior parte, la ricerca mostra che gli incontri possono essere controproducenti e che alla gente non piacciono. Se devi tenerli, controllarli.
