Avendo stabilito in un post precedente che ciò che la maggior parte delle persone chiama il multitasking non è il modo più produttivo ed efficiente per lavorare, la domanda successiva che voglio affrontare è come coinvolgere efficacemente il singolo compito. La risposta non è sicuramente la scienza missilistica; richiede solo la priorità, la delega, l'attenzione e, soprattutto, l'impegno e la disciplina. Ma, come con la maggior parte delle cose nella vita, il singolo compito è più facile a dirsi che a farsi.
Avvia Single Tasking
Un buon punto di partenza quando si cerca di diventare un single-tasker è ripensare a come strutturare la giornata. Innanzitutto, dai priorità alle tue attività quotidiane. Se sei come la maggior parte dei tecnologi, hai tanta fiducia nella tua capacità di essere produttivo che pianifichi molto più da fare di quanto tu possa effettivamente fare. Aggiungi le crisi giornaliere più il cosiddetto multitasking e hai poche possibilità di completare tutto nel tuo calendario giornaliero. Finisci per sopravvalutare le tue capacità e rimanere deluso alla fine della giornata perché il tuo lavoro non era della qualità che ti aspetti da te o non sei riuscito a spuntare tutto nella tua lista delle attività.
Invece di cadere in questo schema, ti incoraggio a sottovalutare ciò che puoi realizzare – sarà ancora molto – e sarai piacevolmente sorpreso alla fine della giornata di quanto hai fatto. Un ulteriore vantaggio è che sarai meno stressato, goditi la giornata di più e produci un lavoro di qualità superiore. Quindi classifica i tuoi prossimi compiti in base a quanto sono importanti, quando devono essere raggiunti e quanto tempo impiegano per finire. Quindi scegli le attività che sono più in alto nella tua lista di priorità e impegnati a completarle indipendentemente dalle potenziali distrazioni che possono sorgere. Se finisci i compiti con priorità più alta, puoi affrontare quelli con priorità più bassa (o vivere veramente al limite e lasciare il lavoro un po 'prima del solito!).
Secondo, sii selettivo nel rispondere a ciò che percepisci come crisi. Sai che gran parte di ciò che sconvolge un giorno sono "fuochi" imprevisti che devono essere emessi immediatamente. Questi eventi imprevisti interrompono la tua concentrazione, occupano il tempo e riportano il tuo programma, spesso così lontano da non poterlo recuperare. Ma nella mia esperienza nel mondo degli affari, ho scoperto che molte delle cosiddette crisi non sono così calamitose come sembrano e potrebbero essere affrontate in un secondo momento o delegate ai colleghi di lavoro. Ricorda a te stesso che un'emergenza da parte di qualcun altro non costituisce necessariamente un'emergenza per te. Quindi, siate chiari nel definire una crisi e siate disposti a mettere da parte quelli che non chiariscono bene la questione.
Quindi, usa l'assistente amministrativo, se ne hai uno, come gatekeeper. Ho scoperto che ci sono poche persone più importanti di un "amministratore" competente e forte. Educando il tuo amministratore sulle tue nuove abitudini lavorative, lui o lei può respingere i visitatori non necessari e le chiamate non urgenti, oltre a monitorare la tua posta mentre tu " ri unico compito nel caso ci sia un'emergenza reale che richiede la vostra attenzione.
In quarto luogo, se lavori con una squadra, delegati il più possibile a ridurre il mucchio di lavoro sulla tua scrivania. Ho trovato che questo è spesso una sfida per i tecnologi per diversi motivi. Potresti amare tutto e non voler perdere. Potresti credere di essere l'unico del tuo team in grado di completare il compito secondo i tuoi rigorosi standard. Oppure, potresti essere un maniaco del controllo che semplicemente deve essere al di sopra di ogni piccola cosa sul tuo schermo radar.
Ma delegare è win-win. Sei libero di concentrarti su un lavoro davvero importante, aumentando così la tua produttività ed efficienza. Sei meno stressato e più creativo. La tua squadra vince ancora di più: si sentono potenziati perché hai dimostrato fiducia nelle loro capacità. Il tuo team acquisisce una preziosa esperienza che li rende ancora più capaci. In realtà stai facendo quello che i team dovrebbero fare: cioè, lavorare insieme. E insieme, tu e il tuo team fate molto di più.
Massimizza l'attenzione
Ora che hai preparato le basi per un singolo compito efficace, il tuo prossimo passo è quello di strutturare il tuo ambiente immediato in un modo che massimizzi la tua capacità di focalizzare e minimizzare potenziali distrazioni. Ecco alcune delle più comuni distrazioni multitasking e soluzioni consigliate:
Prende disciplina e pratica
Ricordi quando eri al liceo ei tuoi genitori facevano sempre capolino nella tua stanza per vedere se stavi lavorando? Non sarebbe bello se lo facessero ora? Forniscono disciplina e ti costringono a concentrarti su un compito alla volta. Sfortunatamente, probabilmente sei da solo ora e, di conseguenza, devi disciplinare te stesso. Questo può certamente essere una sfida in un ambiente con quello che sembra troppe cose da fare e non abbastanza tempo per farle.
Non pensare per un attimo che l'implementazione di questi cambiamenti sarà facile. Come molti tecnologi, potresti essere un drogato multitasking, sentendo il costante bisogno di controllare la tua posta elettronica, leggere le ultime notizie tecnologiche o connettersi con i colleghi. Ma, come per la maggior parte delle "dipendenze", il riconoscimento e l'accettazione sono i primi passi per "curare".
Non consiglierei di provare a spezzare il tuo "jones" freddo e multitasking. Un approccio incrementale sembra essere il più efficace. Scegli una o due strategie che ho descritto sopra e affidati a loro. Con la dedizione, il tempo e la pratica, imparerai come focalizzare più efficacemente. E il bello di rompere te stesso delle tue abitudini multitasking è che i suoi benefici sono evidenti e sostanziali.
