Ieri è iniziato con le migliori intenzioni. Sono entrato nel mio ufficio la mattina con un vago senso di ciò che volevo realizzare. Poi mi sono seduto, ho acceso il mio computer e ho controllato la mia email. Due ore dopo, dopo aver combattuto diversi incendi, risolto i problemi di altre persone e affrontato qualsiasi cosa mi fosse stata lanciata attraverso il mio computer e il mio telefono, non riuscivo a ricordare cosa avevo deciso di realizzare quando ho acceso il mio computer. Sono stato teso un’imboscata E lo so meglio.
Quando insegno la gestione del tempo, parto sempre dalla stessa domanda: quanti di voi hanno troppo tempo e non abbastanza per farlo? In dieci anni nessuno ha mai alzato la mano.
Ciò significa che iniziamo ogni giorno sapendo che non riusciremo a fare tutto. Quindi, il modo in cui spendiamo il nostro tempo è una decisione strategica chiave. Ecco perché è una buona idea creare un elenco di cose da fare e un elenco di ignora. La più difficile attenzione al fuoco è la nostra.
Ma anche con quelle liste, la sfida, come sempre, è l’esecuzione. Come puoi aderire a un piano quando così tante cose minacciano di deragliare? Come puoi concentrarti su alcune cose importanti quando così tante cose richiedono la tua attenzione?
Abbiamo bisogno di un trucco.
Jack LaLanne, il guru del fitness il cui programma televisivo era in onda da 34 anni, sa tutto sui trucchi; è famoso per ammanettarsi e poi nuotare per un miglio o più mentre rimorchia grandi barche piene di gente. Ma lui è più di un semplice showman. Ha inventato diverse macchine per esercizi tra cui quelle con pulegge e selettori di peso nei club della salute di tutto il mondo.
Ma niente di ciò è ciò che mi colpisce. Ha un trucco che credo sia il suo vero potere segreto.
Rituale.
All’età di 94 anni, trascorse ancora le prime due ore del suo allenamento. Novanta minuti di sollevamento pesi e 30 minuti nuotare o camminare. Ogni mattina. Lavora, coerentemente e deliberatamente, verso i suoi obiettivi. Lui fa le stesse cose giorno dopo giorno. A lui importava della sua forma fisica e l’ha integrato nel suo programma.
Anche la gestione del nostro tempo deve diventare un rituale. Non semplicemente una lista o un vago senso delle nostre priorità. Questo non è coerente o deliberato. Deve essere un processo continuo che seguiamo indipendentemente da cosa ci teniamo concentrati sulle nostre priorità nell’arco della giornata.
Possiamo farlo in tre passaggi che impiegano meno di 18 minuti in un giorno lavorativo di otto ore.
Imposta il piano per il giorno. Prima di accendere il computer, sedersi con un pezzo di carta bianco e decidere cosa renderà questo giorno di grande successo. Cosa puoi realizzare realisticamente per migliorare i tuoi obiettivi e permetterti di partire alla fine della giornata sentendoti produttivo e di successo? Scrivi quelle cose giù.
Ora, soprattutto, prendi il tuo calendario e pianifica quelle cose in fasce orarie, posizionando gli oggetti più duri e più importanti all’inizio della giornata. E all’inizio del giorno intendo, se possibile, anche prima di controllare la tua email. Se l’intero elenco non rientra nel tuo calendario, ridefinisci il tuo elenco. C’è un enorme potere nel decidere quando e dove farai qualcosa.
Ridefinire. Imposta l’orologio, il telefono o il computer per squillare ogni ora. Quando suona, fai un respiro profondo, guarda la tua lista e chiediti se hai trascorso l’ultima ora in modo produttivo. Quindi guarda il tuo calendario e ricomincia deliberatamente a utilizzare l’ora successiva. Gestisci la tua giornata ora per ora. Non lasciare che le ore ti gestiscano.
Revisione. Spegni il computer e controlla la tua giornata. Che cosa ha funzionato? Dove ti sei concentrato? Dove ti sei distratto? Che cosa hai imparato che ti aiuterà a essere più produttivo domani?
Il potere dei rituali è la loro prevedibilità. Fai la stessa cosa allo stesso modo più e più volte. E quindi anche l’esito di un rituale è prevedibile. Se scegli la messa a fuoco deliberatamente e saggiamente e coerentemente ti ricordi quell’attenzione, rimarrai concentrato. È semplice.
Originariamente pubblicato su Harvard Business Review
