Ripensare come We 'Conference'

Sei stato a una conferenza recentemente, entusiasta di imparare dai presentatori di grandi nomi, poi hai trovato il tuo cervello palpitante entro la fine del primo giorno, incapace di recepire un'altra idea? Se è così, non sei solo.

La maggior parte delle conferenze sono messe insieme in base a formule progettate decenni fa, in un'era prima che le more e l'informazione travolgano, con scarsa attenzione a come il cervello digerisce nuove idee. Tuttavia con alcune modifiche, le conferenze potrebbero essere molto più divertenti e utili per tutti.

Le conferenze non stanno andando via.
Con tutti gli utenti che passano sempre più tempo online, il desiderio di "reali" connessioni umane e di un senso di comunità è in aumento. Soddisfando questo bisogno, molti hotel in tutto il mondo sono prenotati con un anno di anticipo, sia che si tratti di qualche migliaio in una convention per terapisti sessuali (il loro tagline della conferenza recente: "dinamico, interattivo, creativo"), o di 25.000 alla società per la conferenza sulle neuroscienze . Ogni gruppo industriale sembra avere un proprio evento globale, nazionale, statale e locale. Mentre la partecipazione alla conferenza è stata affondata durante il GFC, i numeri stanno risalendo di nuovo, a circa il 60 o il 70% di quello che erano. E allo stesso modo in cui le band girano di più oggi perché nessuno compra più dischi, con le vendite di libri in ribasso, gli autori sono in viaggio più che mai, tutti in corsa per raccontare la loro storia.

Siamo bloccati in un vecchio modello
Mentre le conferenze stanno diventando più grandi e più comuni, non penso che stiano andando molto meglio. Stanno diventando più efficienti e più snelli (si pensi alla registrazione online e a più opzioni per i pasti), ma non penso che diventino più efficaci.

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Le persone hanno due obiettivi fondamentali quando partecipano a una conferenza: incontrare nuove idee e connettersi di persona con persone che altrimenti non incontrerebbero. Che tu sia lì per imparare, fare rete, cercare, comprare o vendere, questi due obiettivi sono comuni a tutti i livelli.

Tuttavia, le conferenze non sono molto efficaci nel massimizzare questi obiettivi. L'aumento delle pressioni finanziarie sugli eventi significa che gli organizzatori stanno facendo di più programmi per cercare di renderli più attraenti, il che significa meno capacità di digerire nuove idee. E l'aumento della dimensione degli eventi ha spinto gli organizzatori a pensare in modi più di tipo industriale a radunare le persone attorno all'evento, invece di pensare a come creare connessioni tra le persone. Sono spesso perseguitato da volti magri alle grandi conferenze. Queste dovrebbero essere ricche esperienze sociali, ma lasciano sempre più persone alienate.

Il vero dilemma: barboni sui sedili rispetto all'esperienza dei partecipanti.
Ecco il dilemma principale. Per gli organizzatori di conferenze (di cui io sono uno), c'è un conflitto tra il desiderio di riempire posti (che richiede un gran numero di presentatori e argomenti trattati), e il voler creare la migliore esperienza possibile per i partecipanti (che richiede qualcos'altro interamente ).

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La maggior parte delle conferenze si concentra naturalmente sul lato dei sedili di riempimento. Questo significa mettere quanti più "nomi" possibili e rendere il programma irresistibile, il buffet degli eventi di Sizzler. La teoria dice che se la diffusione sembra così incredibilmente deliziosa, la gente non sarà in grado di resistere alla partecipazione. (Un motivo per cui partecipiamo se ci sono grandi nomi che parlano è la ricompensa derivante dall'aumento del proprio status, che accade quando incontriamo personaggi famosi).

Il risultato di questo approccio può essere misurato con una metrica informale ma indicativa: il numero di persone nelle sessioni della conferenza, rispetto ai corridoi, al 2 ° o 3 ° giorno di un evento. In una recente conferenza globale alla quale ho partecipato, i corridoi sono stati impacchettati entro la fine del secondo giorno. Il cervello delle persone non poteva più sopportare.

Un modello diverso
Al summit del NeuroLeadership del 2010 (divulgazione: sì, gestisco questo evento), i corridoi erano spogli alla fine del terzo giorno. Questo non è stato un incidente, né è stato facile da raggiungere. Questa conferenza è incentrata sul cervello, quindi naturalmente abbiamo dovuto rendere la partecipazione il più amichevole possibile. Sperimentando oltre 5 eventi in 4 anni, pensiamo finalmente di averlo ragione (e in nessun modo lo abbiamo capito bene nei primi eventi). La differenza deriva dal concentrarsi sugli obiettivi reali del partecipante, che sono "nuove idee utili" e "nuove connessioni umane".

Dopo alcune ricerche sull'anima, ho deciso di dare via le intuizioni che abbiamo sviluppato sulla progettazione di conferenze. Queste intuizioni possono essere applicate almeno in parte a qualsiasi tipo di evento, da un piccolo ritiro alla leadership a una convention più ampia. (Anche se alcuni di questi suggerimenti in pieno sarebbe impegnativo alle conferenze più grandi).

1. LE IDEE SONO COME IL CIBO
Nel cervello, l'informazione è (in qualche modo) come il cibo. Deve essere digerito, prima di poterne aggiungere altri. E le grandi idee, soprattutto le nuove idee, sono come un sacco di cibo – hanno davvero bisogno di tempo per essere integrati, o si diventa rapidamente mentalmente "pieni". (C'è un nuovo documento sull'apprendimento dell'inclusione, chiamato il modello "AGES", recentemente pubblicato sul NeuroLeadership Journal.)

La digestione non viene risolta aggiungendo 10 minuti di domande e risposte alla fine di una sessione. Le persone hanno bisogno di opportunità regolari per digerire le informazioni. Il modello che abbiamo trovato funziona è questo: ogni 1,5 ore dovrebbe esserci un'interruzione seria nella programmazione. La pausa dovrebbe essere di almeno 30 minuti, poi di 1 ora o di 1,5 ore. L'idea è che non si è mai in una stanza per più di 1,5 ore prima di un significativo cambiamento di spazio (sia mentale che fisico). In un giorno questo funziona per consentire 4 sessioni di sessioni di 1,5 ore, che è in realtà un sacco di essere in una stanza. Ma è molto frammentato in modo che le persone possano integrare le idee attraverso la discussione o semplicemente riposando la testa. (Anche il sonnellino va bene per l'integrazione delle informazioni).

In secondo luogo, e questa è la parte più difficile, le conferenze devono essere più diligenti sull'integrazione della digestione nelle sessioni stesse. Al Summit NeuroLeadership usiamo ciò che abbiamo sviluppato e abbiamo chiamato il modello "DEAQ" per le presentazioni.

In poche parole, una sessione non può avere più di 30 minuti di consegna formale e pianificata. Entro quei 30 minuti, ogni 10 minuti deve esserci uno dei 4 componenti interattivi:
• Digestione (che significa semplicemente lasciare che i partecipanti discutano le idee tra di loro).
• Un esercizio, che significa un'attività che i partecipanti fanno da soli o con l'altro per sperimentare un modello.
• Un'applicazione , che implica una discussione sulle applicazioni o le implicazioni di un'idea, spesso facilitata da una persona che non è il presentatore.
• E, naturalmente, Domande , che è una domanda e risposta standard.

Una sessione che richiede 90 minuti è molto più stimolante e coinvolgente in questo formato. C'è più coinvolgimento, più "generazione" di idee da parte dei partecipanti, che è uno dei requisiti chiave per l'apprendimento integrato.

Usare il modello DEAQ non è facile: i presentatori spesso respingono, sanno che non possono semplicemente presentarsi e (un po 'senza mente) fare il loro solito shtick – ma questo ha anche un certo vantaggio, come potete immaginare. Ci vuole anche educare i partecipanti in modo da ottenere il meglio da questo formato, ad esempio spiegando come porre le domande migliori.

2. SOCIALE È TUTTO
Quando ho chiesto in giro, molte persone dicono che il valore principale di una conferenza sono le persone che incontrano, non le sessioni di apprendimento. Le nuove relazioni commerciali sono spesso molto più preziose delle nuove idee. Forse le conferenze hanno la loro allocazione del tempo tutto sbagliato qui?

Quando vai a una conferenza e vedi che ci sono 200 persone con cui vuoi parlare, ma hai abbastanza tempo per parlare con 20, può essere molto deludente. Le aspettative positive di tutte queste nuove connessioni sono gratificanti, ma le aspettative insoddisfatte causano una risposta alla minaccia. Le conferenze possono e dovrebbero migliorare al fine di massimizzare le connessioni umane. Studio dopo studio mostra che le questioni sociali riguardano il cervello. Uno studio ha dimostrato che le connessioni sociali di qualcuno determinano risultati sanitari più di qualsiasi altro fattore di salute.

Al Vertice NeuroLeadership abbiamo progettato l'evento in modo che tutti rimanessero insieme per ogni colazione, pranzo e cena, oltre a un evento di bevande, che ha aggiunto fino a un totale di 4,5 ore di tempo sociale non strutturato. C'è stato anche, a causa del design delle sessioni, un sistema integrato che ha visto i partecipanti incontrare tutti al loro tavolo, in quasi tutte le sessioni. Quindi, in una conferenza con altri 200, è possibile avere conversazioni di qualità con ben più della metà del gruppo, il che è molto più ricco a molti livelli. (Vuoi la matematica? 12 sessioni in totale, 8 persone a un tavolo ogni volta, rende per 96 persone che incontri e discuti le sessioni mentre sei a un tavolo, più circa 12 ore di tempo sociale.) Tutto ciò rende un grande ronzio e tonnellate di nuove connessioni, che il cervello ama sia internamente che nel mondo reale.

3. FARE MENO, MA FA VERAMENTE BENE
Una delle sfide di questo formato è che ora hai solo 4 possibili argomenti al giorno. Come fai a fare quel lavoro? Ora una conferenza diventa più un'opera d'arte. Devi decidere cosa lasciare fuori e scegliere solo gli argomenti che sono più importanti. Quindi fai questi argomenti molto bene.

Questo è davvero il bit più difficile, e non è necessariamente possibile per le conferenze più grandi. Per raggiungere questo obiettivo, hai bisogno di qualcuno come un 'event architect' che abbia una visione e possa supervisionare la costruzione dell'evento con molta attenzione, e lavorare con tutte le persone che eseguono le sessioni per assicurarsi che il contenuto sia giusto nel segno. Non puoi permetterti 1 o 2 sessioni sbagliate quando ne hai solo 4 al giorno. È quello che si lascia sul mucchio che rende l'intero evento più ricco per tutti.

4. LAVORARE CON, NON CONTRO, IL FLUSSO NATURALE DELL'ENERGIA
L'ultima cosa da gestire è riconoscere il normale flusso e riflusso dell'energia mentale durante un giorno e durante il programma in generale. Ecco alcuni suggerimenti:
• Metti le grandi idee all'inizio di un evento, quando le persone riescono ancora a digerirle, e poi le grandi idee possono intrecciare il resto del programma
• Usa la mattina per idee davvero grandi e le sessioni pomeridiane per le applicazioni pratiche
• Consentire ancora più interazione dopo pranzo nelle sessioni
• Avere sessioni più brevi più spesso man mano che il programma procede, ad esempio in un secondo o terzo giorno, quando le persone riescono a digerire di meno
• Metti le persone in gruppi più piccoli dopo pranzo, quando l'interazione aiuterà a mantenere le persone sveglie

In sintesi, le conferenze possono essere molto più divertenti e utili se pensiamo ai veri obiettivi che le persone hanno per le conferenze e creano programmi con il cervello in mente. Spero che questo sia stato utile per i lettori.