Fare richieste via email è sempre una proposta delicata. Se la persona alla quale stai scrivendo è una buona amica o un familiare stretto, è probabile che ti venga data un’andana intorno alla linea tra maleducato e educato. Potresti fare una richiesta insolitamente brutta da tua nonna per la sua ricetta con la torta al caffè in crema se sei disperato di farlo in tempo per un po ‘di ufficio. Tuttavia, è probabile che non sarà offesa dal tuo breve messaggio pieno di errori di battitura e privo di un saluto o persino della tua firma. Se invii la stessa email a un collega quando hai fretta di ottenere una risposta, tuttavia, è probabile che tu provochi un meritato rimprovero.
La scienza della comunicazione e-mail è ancora agli inizi e anche ciò che è noto continua a evolversi rapidamente. Le e-mail possono purtroppo essere inviate senza il vantaggio di correttori ortografici e correttori grammaticali se si utilizza lo smartphone anziché un desktop collegato al programma di elaborazione testi. D’altra parte, la correzione automatica può trasformare la parola che si intende usare in parole senza senso al meglio, o il contrario nella peggiore delle ipotesi. Ci sono anche gli infami scenari “rispondi a tutti” che vanno ai destinatari non intenzionali o l’e-mail non inviata che si trova nelle tue bozze perché hai dimenticato di inviare “invio” a tutti.
Mentre le persone continuano a navigare in questo paesaggio in continua evoluzione, c’è una scienza della comunicazione e-mail che sta iniziando a svilupparsi. Più recentemente, Milica Savić (2018) dell’Università di Stavanger (Norvegia), ha esplorato le percezioni delle facoltà di college delle comunicazioni e-mail inviate loro dagli studenti. Altrettanto ambiguo e ansioso per lo studente universitario medio, il processo di invio tramite e-mail di un istruttore potrebbe significare la differenza tra il superamento e il fallimento di un corso. Le linee guida per questo processo sono sufficientemente poco chiare in modo che lo studente possa apprendere solo attraverso tentativi ed errori in che modo procedere in generale. Quel che è peggio, le email che funzionano per uno possono ritorcersi contro se inviate a un altro istruttore.
Secondo Savić, l’incertezza è davvero un concetto dinamico, in particolare in questo mondo di norme in evoluzione sulle e-mail. La migliore definizione di scortesia, sostiene, la vede come un disallineamento tra ciò che il destinatario si aspetta e ciò che dice il mittente. Non ti aspetti una email da un rappresentante di vendita che ti faccia sapere che un ordine che hai inserito è arrivato al negozio per aprire con “Ehilà”. Indipendentemente da ciò che il rappresentante delle vendite intendeva comunicare, che potrebbe essere stato solo un misero tentativo di cordialità, non la trovi particolarmente adatta per i ruoli che occuperai entrambi.
Allo stesso modo, quando gli studenti scrivono alla facoltà, vi è l’aspettativa che lo studente si avvicini al membro della facoltà in un modo che mostri rispetto alle loro differenze di posizione. Il ricercatore norvegese era interessato a scoprire cosa sarebbe successo quando gli studenti nativi in una lingua scrivevano ai professori nella loro seconda lingua, aggiungendo ulteriori complicazioni al mix. Utilizzando interviste e questionari preliminari, Savić ha sviluppato una serie di materiali utilizzando e-mail effettive scritte da studenti, interviste e questionari che coinvolgono e-mail di esempio per determinare quali approcci di studenti hanno avuto i migliori risultati dal punto di vista degli intervistati.
Questi sono 3 esempi di cinque e-mail di studenti utilizzate nello studio norvegese:
Email 1:
Oggetto: [codice del corso]
Ciao.
Stavo per inviarti un’e-mail molto tempo fa, ma con tutti gli esami non ho avuto il tempo di farlo. questo è il mio programma di lezioni per il progetto che ho fatto durante le esercitazioni sull’insegnamento con la musica. Vuoi guardarlo e darmi un feedback?
[nome dello studente]
Email 2:
Ciao Milica,
Scusate ma la persona che avrebbe dovuto prendere il mio turno domani ora è malata, quindi non posso farcela domani. Riprogrammare?
Email 3:
Cara Milica,
Grazie per i vostri commenti e ottimi consigli!
Ho anche scritto una guida per un’intervista molto, molto approssimativa. In nessun modo è definito; è solo qualcosa che collegherò al modulo NSD. Mi piacerebbe molto se tu potessi dare un’occhiata a questo.
Grazie mille per tutto il grande aiuto che dai!
Migliore,
[nome dello studente]
Probabilmente puoi indovinare quale di questi 3 esempi ha avuto la risposta più favorevole. In effetti, l’e-mail n. 1 è stata giudicata dal 71% dei partecipanti come maleducata, l’e-mail n. 2 è stata classificata come scortese del 50% e l’e-mail n. 3 è stata giudicata educata dell’86%. Un modello simile di risultati è stato osservato sulla scala di valutazione dell’appropriatezza.
Queste e-mail sono diventate la base per una serie di interviste in cui Savić ha tentato di mettere a parte i fattori che hanno portato a queste distinzioni. Un tema da emergere correlato a “framing moves” o alle sequenze di apertura. Ciò includeva il saluto, l’uso del nome del destinatario e la punteggiatura (punto contro virgola vs punto esclamativo). È interessante notare che la chiusura delle e-mail non è stata considerata importante, il che suggerisce che, come in altre aree delle relazioni interpersonali, le prime impressioni contano. Alcuni intervistati hanno pensato che l’E-mail n. 3 forse si è esagerata nella sua ossequiosità, tuttavia, con un ringraziamento eccessivo.
Guardando oltre nel contenuto, le altre risposte a queste e-mail includevano commenti su quanto rispettoso fosse lo studente del tempo dell’istruttore (non molto per le e-mail 1 e 2), l’uso di scuse (ancora apparente nelle e-mail 1 e 2), e livello generale di informalità (di nuovo, con le e-mail 1 e 2 che escono dalla parte sbagliata dell’equazione).
Le analisi di Savić derivano dalla tradizione della teoria linguistica qualitativa, ma suggeriscono ampi temi che potrebbero giustificare indagini più raffinate. Idealmente, le e-mail non confondevano il tipo di saluto, il contenuto dell’email e la chiusura, ma le presentavano come variabili separate.
Da queste e-mail, tuttavia, è evidente che la forma conta tanto quanto la sostanza quando si effettua una richiesta di posta elettronica, e che è meglio non dare nulla per scontato dal destinatario. Considera, quindi, queste 5 regole:
La comunicazione via email continuerà quasi certamente ad evolversi, ma con queste 5 linee guida, la tua sarà molto più propensa a fornire il risultato che desideri.
Riferimenti
Savić, M. (2018). Percezione della padronanza dell’improvvisazione / educazione e / o appropriatezza nelle richieste di posta elettronica degli studenti: una prospettiva norvegese. Journal of Pragmatics, 12452-72. doi: 10.1016 / j.pragma.2017.12.005
