10 modi per sopravvivere alle riunioni con colleghi difficili

Adottare questi passaggi per evitare l’ansia e lo stress delle conversazioni sul posto di lavoro.

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Che tu sia un leader, un dirigente o un impiegato in prima linea, prima o poi dovrai incontrare qualcuno che preferiresti evitare. Mentre la definizione di un collaboratore “difficile” assume molte forme, le persone problematiche sono solitamente descritte come contrarian, pessimistiche, aggressive, polemiche o semplicemente negative.

Quando sappiamo che è necessario un incontro, spesso procrastinare e rinviare l’incontro il più a lungo possibile con la speranza di evitare l’ansia e lo stress che di solito accompagna la discussione. Mentre il disagio può essere inevitabile, ci sono molte strategie facili da implementare per rendere tollerabile una situazione stimolante, mentre contemporaneamente migliorano le tue capacità di leadership.

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Il processo per condurre riunioni efficaci in circostanze difficili inizia con regole di base solide e condivise. Condurre l’incontro è difficile da solo, ma quando si hanno partecipanti non collaborativi l’attività diventa ancora più complessa. Per massimizzare i risultati e mostrare apprezzamento per il tempo e lo sforzo degli altri, segui questi suggerimenti:

Distribuire un ordine del giorno e raggiungere gli obiettivi prima della riunione . Mentre questo suggerimento può sembrare ovvio, a quante riunioni hai partecipato dove non avevi idea del motivo per cui sei stato invitato? Quando i partecipanti conoscono lo scopo della riunione in anticipo, la conversazione può essere focalizzata su questioni importanti, quindi il tempo non viene sprecato per questioni personali, esplicative, tangenziali o esplorative.

Imposta un inizio e una fine della riunione specifici. Ogni volta che è possibile rimanere nei tempi previsti. In caso di incontro con più persone, non aspettare che compaiano i partecipanti in ritardo. Invece, inizia l’incontro in tempo. Quando mostri rispetto per il tempo degli altri, probabilmente rispetteranno anche il tuo tempo. Valuta il tempo degli altri come se fosse il tuo.

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Stabilire le linee guida sulla partecipazione . A volte aggiungere la struttura a una riunione informale può tenere le persone concentrate. Escluso da una situazione di allenamento, nessuno dovrebbe partecipare ad una riunione solo come osservatore. Tenere tutti i partecipanti alla riunione informati sul perché sono stati invitati a partecipare e su cosa ci si aspetta da loro durante la riunione.

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Ascolta tutti . L’obiettivo di una riunione dovrebbe essere la comunicazione a due vie. I partecipanti, che abbiano opinioni valide o ingiustificate, hanno bisogno di esprimere le proprie opinioni (Harolds, 2012). Per essere certi di aver compreso le loro prospettive, parafrasa ciò che viene detto dall’individuo ed evita la valutazione o il giudizio. Come molte nonne affermano, “Hai due orecchie e una bocca per una ragione!”

Evita consapevolmente di mettere qualcuno sulla difensiva . Supponiamo che le idee di tutti abbiano un valore e un valore personale. Raramente un’azienda o un problema di lavoro hanno una causa singolare (Hoffman, 2017). Quando qualcuno condivide le loro opinioni, ne condivide una parte. Incoraggiare la partecipazione evitando intenzionalmente la valutazione negativa del contributo.

Modello sincerità . Renditi conto che i tuoi interessi, la tua vigilanza e l’entusiasmo sono probabilmente contagiosi. Se appari disinteressato o apatico, altri potrebbero non prendere sul serio le tue opinioni. Una lunga serie di ricerche indica che l’entusiasmo di coloro che ricoprono ruoli di leadership e, in particolare, di educatori, influenza direttamente la motivazione degli altri a partecipare, aumentando indirettamente i risultati dell’apprendimento (Keller, Hoy, Goetz e Frenzel, 2016).

Mantieni i record di discussione . Se stai facilitando una riunione, annota i punti principali discussi su una lavagna a fogli mobili o una lavagna che tutti possono vedere. Se qualcuno fa una domanda, ripete o parafrasa la domanda prima di fornire una risposta, quindi non vi è dubbio che la domanda è stata ascoltata e compresa da tutti i partecipanti.

Confermare le discussioni con un follow-up scritto . Sebbene noiosi, ogni riunione dovrebbe includere un riassunto di ciò che è stato discusso e concordato durante l’incontro. Una e-mail rapida post-riunione che include le parole “Come abbiamo discusso …” o “Come abbiamo concordato con le seguenti azioni …” è sufficiente per commemorare la riunione. Il follow-up scritto dovrebbe delineare chi è responsabile per ogni attività e includere le scadenze per i risultati, quando possibile.

L’uguaglianza dei modelli in “tempo di trasmissione”. Le conversazioni e gli incontri dovrebbero mirare a una partecipazione equilibrata. Non essere un capogruppo e parlare di una quantità di tempo inappropriata. Se sei un facilitatore della riunione, coinvolgi gli altri facendo domande probanti, cercando chiarimenti su punti importanti o chiedendo il feedback dei partecipanti. Mantenere la partecipazione personale a meno del 50% del tempo di riunione.

Non apparire sprezzante. Non guardare l’orologio, il telefono o un computer durante una riunione. Presta attenzione ai partecipanti. Oltre all’abuso verbale o alla lezione di qualcuno durante una riunione, nulla è più demoralizzante o condiscendente che non dare alla persona che sta parlando tutta la tua attenzione. Non aspettarti rispetto o accondiscendenza da parte di individui che potrebbero credere di essere emarginati durante una riunione.

Riconosci la diversità del tuo pubblico . Alcune persone hanno preferito stili di comunicazione che riflettono il modo in cui si vedono in relazione agli altri partecipanti alla riunione. Le persone possono ritrarre inconsciamente certi ruoli per sentirsi più sicuri o a proprio agio. Alcune disposizioni di riunione comuni includono:

Rimanere in silenzio – Queste persone potrebbero sentirsi inadeguate riguardo alla loro conoscenza o capacità di dare un contributo significativo. Coinvolgere il dipendente nel processo di incontro, dare ulteriore tempo di preparazione, sollecitare domande o chiedere al tipo silenzioso di riassumere ciò che è stato discusso.

Sempre d’accordo – La persona che è d’accordo con tutto può avere paura di esprimere un’opinione o crede che l’accordo mostri una conformità socialmente desiderata. Chiedi alla persona perché sono d’accordo, chiedi suggerimenti per migliorare le cose, o pensa di chiedere alla persona “Quali altri modi potrebbero produrre un risultato simile?”

Aperto adirato : la persona arrabbiata può avere un’emozione repressa che non è stata risolta. Per aiutare coloro che potrebbero sperimentare sfide sul posto di lavoro, evitare di incontrare sorprese, concentrarsi sull’ascolto e riflettere sulle proprie emozioni. Dite cose del tipo: “Capisco che l’incontro (o la decisione) non sia all’altezza delle vostre aspettative”. Quindi chiedete suggerimenti per il miglioramento, concentrandovi su contributi positivi e costruendo il consenso con gli altri.

Contributi marginali – Simile al tipo silenzioso, le persone che contribuiscono in minima parte possono essere apatici e seguire semplicemente i movimenti. Per contrastare il disinteresse, chiarire le aspettative personali e incoraggiare la fiducia nella persona e nell’organizzazione. Non soffermarti su esperienze negative o punti di colpa; invece, modellare un focus futuro.

Contributi eccessivi – Tutti conosciamo persone che si autoproclamano esperti su molti argomenti. Queste persone hanno spesso bisogno di essere ascoltate e offriranno le loro opinioni indipendentemente da ordini del giorno, ruoli di riunione o aspettative comunicate. Quando tutto il resto fallisce, condurre le riunioni in piedi . Questa strategia dà l’impressione di urgenza e invia il segnale che hai un tempo limitato e devi concentrarti sulle sfide specifiche a portata di mano.

La chiara comunicazione sul posto di lavoro è essenziale per un’organizzazione proficua e produttiva (Ulrich & Dulebohn, 2015). Le riunioni possono provocare ansia, ma lo stress presunto è controllabile con una corretta pianificazione e preparazione. Alcuni passi concreti possono trasformare un temuto incontro in un’esperienza di sviluppo gratificante e produttiva per entrambi i leader e tutti i soggetti coinvolti.

Riferimenti

Harolds, JA (2012). Pianificare e condurre in modo efficace le riunioni, parte III: tenere gli incontri in linea. Medicina Nucleare Clinica , 37 (2), 164-165.

Hoffman, B. (2017). Hack Your Motivation: oltre 50 strategie basate sulle scienze per migliorare le prestazioni . Oviedo, FL: Attribution Press.

Keller, MM, Hoy, AW, Goetz, T. e Frenzel, AC (2016). L’entusiasmo degli insegnanti: rivedere e ridefinire un costrutto complesso. Rassegna di psicologia educativa , 28 (4), 743-769.

Ulrich, D., & Dulebohn, JH (2015). Siamo arrivati? Quali sono le prospettive per HR ?. Revisione della gestione delle risorse umane , 25 (2), 188-204.