7 motivi per cui le persone controllano costantemente l’e-mail

Perché è così difficile smettere di controllare la posta sempre.

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Recentemente ho letto un articolo molto interessante su come dedicare meno tempo all’e-mail, che i ricercatori stimano può occupare circa il 28% dei giorni lavorativi dei professionisti. Uno dei consigli era di controllare la posta solo una volta all’ora. Per molte persone, questo potrebbe sembrare un suggerimento ragionevole, ma può essere sorprendentemente difficile mettere in pratica consigli come questo. Perché? Un consiglio che è semplice in superficie spesso non affronta le barriere psicologiche coinvolte. Capire quali sono queste barriere può aiutarti a identificare le abitudini email che sono ottimali per te.

Scompattiamo il motivo per cui le persone controllano la posta elettronica così frequentemente e poi guardano le soluzioni. A quale dei seguenti è possibile riferire?

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Controlli frequentemente perché …

1. Hai paura di restare indietro per email.

Personalmente, controllo spesso le e-mail la sera perché non voglio sentirmi appesantito dalle e-mail quando cerco di essere produttivo la mattina successiva.

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Rispondere alle e-mail richiede spesso un processo decisionale. È difficile fare troppo di questo in una volta. Può essere bello scomporlo e non affrontare più email che richiedono decisioni. Pertanto, anche se le email di elaborazione in batch potrebbero essere meno dirompenti, la psicologia alla base di questo è complicata.

2. Le attività di distrazione sono più facili delle attività di lavoro produttivo.

Fare attività distraenti come la posta elettronica è ancora, in generale, mentalmente più facile di molte alternative, come concentrarsi per diverse ore ininterrotte su un lavoro importante, che è qualcosa che molte persone impiegano poco tempo a fare. Gli esseri umani tenderanno a prendere il più facile percorso immediato di clic, clic, clic anche se ciò significa che non stiamo facendo un lavoro che è oggettivamente una priorità molto più alta.

3. Vuoi essere coscienzioso.

Ci si sente più coscienziosi a rispondere alle e-mail da persone che si desidera impressionare (ad esempio, capi, colleghi) in 15 minuti piuttosto che impiegare poche ore o un giorno per farlo. Tuttavia, spesso questa è un’illusione. Se stai controllando sempre la posta, probabilmente sei un membro meno produttivo della tua squadra che se non lo fossi.

Non è del tutto infondato pensare che rispondere rapidamente alle e-mail possa farti sembrare coscienzioso. A volte questo è vero. Tuttavia, ho sostenuto prima che impiegare un tempo più lungo della media per rispondere alle e-mail può a volte farti sembrare importante, ad esempio perché sei troppo occupato a fare altre cose per la posta elettronica.

Una volta impostato uno schema di risposta alle email molto rapidamente, può essere difficile rompere questo schema per paura che altre persone possano vedere il tuo cambiamento nel comportamento sia un indicatore del fatto che sei arrabbiato o che qualcosa non va.

4. Temi di perderti.

A volte attribuiamo mentalmente una risposta rapida a un’opportunità come parte della ragione per cui abbiamo avuto successo. Ad esempio, viene visualizzata un’email relativa a un articolo in vendita che acquista immediatamente quell’articolo, ma in realtà era in vendita e disponibile per tutta la settimana.

A volte mi capita di perdere buone opportunità perché non controllo costantemente la posta elettronica, ma nel complesso è ancora una situazione migliore rispetto a sentirmi strettamente legato alla mia email. Cosa è vero per te?

5. È solo un’abitudine.

C’è una misura in cui controllare l’email spesso può essere solo un’abitudine. Potresti farlo in modo riflessivo quando aspetti che inizi una riunione, prima di andare in pausa e non appena torni alla tua scrivania.

Potresti aver avuto in passato un ragionevole motivo per controllare frequentemente l’email (ad esempio, quando sei nuovo a un lavoro e apprendi la disposizione del terreno), ma l’abitudine ora esiste indipendentemente da tale motivazione.

6. Controlla la posta elettronica durante i periodi di inattività come modo per evitare l’ansia.

Se ti senti generalmente stressato e incline al ruminare, i momenti di inattività possono essere come inviti a chi è stressato, i pensieri ruminanti devono venire alla festa. Controllare l’e-mail può aiutare a riempire quei vuoti e prevenire l’ansia e la ruminazione che si insinuano, ma non è una buona soluzione.

7. Sottovaluti gli scarichi nascosti della posta elettronica.

A quanto pare, occorrono circa quattro secondi per scansionare il testo di anteprima di un’e-mail, e molti di noi ricevono dozzine di e-mail senza importanza ogni giorno. Perché questo è solo qualche secondo qua e là, non sembra un grosso problema ma, nel tempo, questo sforzo sprecato si somma. Inoltre, per ogni e-mail che diamo uno sguardo, dobbiamo decidere se leggerlo o meno, il che è cognitivo.

Dal momento che gli esseri umani di solito prendono la strada della minor resistenza, rimandiamo le decisioni sull’opportunità di disiscriversi alle e-mail promozionali che non abbiamo mai o quasi mai letto. Gli esseri umani odiano anche lasciar andare alcuni benefici che pensano di avere, ad esempio, i coupon consegnati via e-mail che sono occasionalmente rilevanti. Questo tipo di avversione alla perdita è un fattore incredibilmente importante del perché prendiamo decisioni sbagliate, ed è un argomento che approfondisco nel mio libro, The Healthy Mind Toolkit.

soluzioni

• È molto facile ascoltare i consigli per controllare la posta meno spesso e pensare “dovrei farlo” ma non seguirai mai. Si spera che leggendo questo articolo abbiate imparato perché può essere psicologicamente più difficile rompere l’abitudine di controllare la posta più frequentemente di quanto possa sembrare a prima vista. Potresti aver notato che alcuni dei motivi che ho delineato sembrano quasi contraddirsi l’un l’altro. Ad esempio, controlliamo la posta elettronica perché è più facile distrarsi che concentrarsi, eppure temiamo la posta elettronica perché siamo suscettibili di sentirci sopraffatti. Questa sottigliezza e complessità sono spesso parte delle nostre abitudini e perché esistono.
• Dati tutti i punti che ho preso, considera quale approccio per controllare la posta elettronica sembra il miglior equilibrio per te. Piuttosto che un cambiamento drammatico, prova leggermente allungando il tempo tra il controllo. Aumentalo di una percentuale. Ad esempio, se lo controlli attualmente ogni 30 minuti, prova ogni 40 minuti.
• Prova a identificare alcune volte che non controllerai la posta, ad esempio mentre aspetti in fila. Oppure controllerai la posta quando torni da una pausa, ma non prima di andare in vacanza. Scegli qualunque cosa ti possa aiutare a sentirti più rilassato.
• Riconoscere che i consigli generici hanno un’utilità limitata. Controllare la posta elettronica di sera non è un problema per me, e in realtà funziona bene. Pertanto, non ho bisogno di seguire consigli generici come “Non controllare la posta elettronica dopo le 20:00”. Consigli Cherrypick che ti sono utili, ignorare il resto e trovare il modello migliore che funzioni per le tue preferenze.
• Un certo tipo di monitoraggio automatico può essere molto utile per aumentare la consapevolezza intorno alla posta elettronica. Ad esempio, uso RescueTime (versione gratuita) per ottenere un rapporto settimanale di domeniche su quanto tempo ho speso per la posta elettronica nella settimana precedente. Provo a tenerlo sotto le 5 ore.
• Fai la tua parte per interrompere il ciclo di e-mail dalle ore di lavoro. Se vuoi lavorare su e-mail dopo l’orario, ritardi in realtà inviando le tue risposte fino al giorno lavorativo successivo. Ci sono molti strumenti che puoi usare per automatizzare anche questo.