Troppe e-mail? 7 suggerimenti per una gestione e-mail efficace

Hai ricevuto dozzine o centinaia di e-mail ogni giorno? Sembra che spenda una quantità sproporzionata del tuo tempo professionale a leggere e rispondere ai messaggi? Hai mai inviato un'e-mail riscaldata o sciatta che vorresti riprendere? Di seguito sono riportati sette suggerimenti per la gestione della posta elettronica che possono aiutarti a risparmiare tempo e aumentare la produttività, estratta dal mio libro: (fai clic sul titolo) "Competenze comunicative sicure sul luogo di lavoro". Non tutti questi suggerimenti possono essere applicati alla tua situazione particolare. Prendi semplicemente le idee che puoi usare e lascia il resto.

1. Stabilire un blocco regolare di tempo ogni giorno per rispondere alle e-mail.

Uno dei compiti più impegnativi in ​​termini di tempo e produttività durante il lavoro è la risposta alle e-mail individuali nel corso della giornata. In generale, a meno che il tuo lavoro non sia guidato da email, la quantità di tempo speso per le email non dovrebbe eccedere, al massimo, il venticinque per cento della tua giornata lavorativa. Stabilire un reggimento regolare di rispondere alle e-mail solo durante un determinato periodo ogni giorno. Questo è separato dalle email importanti che inizi, che possono essere scritte in qualsiasi momento. Potrebbe esserci un'eccezione occasionale, ad esempio quando si riceve un'e-mail importante dal proprio capo o cliente. Per la maggior parte, tuttavia, rispettare i tempi previsti per essere più efficienti con il tuo lavoro.

2. Dai la priorità alle tue e-mail e rispondi solo alle più importanti.

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Durante la tua email designata, assegna la priorità alle e-mail in entrata come "A: deve rispondere", "B: dovrebbe rispondere" o "C: potrebbe rispondere". Concentrati a rispondere a tutte le "A" e alcune delle "B" S. Salta la "C" s. Una delle regole più importanti della gestione del tempo è quella di separare l'importante dall'urgente. Dando la priorità alle e-mail e rispondendo solo ai messaggi più importanti, è possibile aumentare notevolmente la produttività.

3. Rispondere alle e-mail non singolarmente, ma in lotti.

Se ricevi più email da un collega o da un team ogni giorno, rispondi con una sola risposta. L'unico messaggio delinea le tue risposte a tutta la corrispondenza recente. Una volta che inizi questa pratica, non sorprenderti se alcuni dei tuoi colleghi seguono il tuo esempio, portando a un traffico di posta elettronica complessivamente ridotto.

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4. Informa i tuoi colleghi che rispondi alle e-mail solo durante una certa ora del giorno.

Questo suggerimento può o non può essere appropriato nella tua situazione particolare, ma vale la pena considerare. Con i colleghi che si aspettano risposte e-mail istantanee su base regolare, fai sapere loro che hai una pianificazione per la risposta ai messaggi. Alcuni colleghi inviano flussi di e-mail brevi e si aspettano che risponda a ciascuno di essi come se stessi conversando o mandando messaggi. Altri potrebbero inviarti e-mail con richieste dettagliate e si aspettano che risponda immediatamente. Entrambi i comportamenti mostrano un disprezzo del tuo tempo. C'è una gestione del tempo che dice: "La scarsa pianificazione da parte tua non costituisce un'emergenza da parte mia". Sei responsabile del tuo tempo. Attenersi al programma di posta elettronica e insegnare ai tuoi colleghi a rispettarlo.

5. Salvare e rivedere i messaggi più importanti prima di fare clic su "invia".

La nostra scrittura è un aspetto importante del nostro marchio professionale. I messaggi che contengono più ortografia, grammatica e altri errori di scrittura possono creare la percezione che l'autore sia negligente, impulsivo o semplicemente un povero scrittore – non le impressioni che desideri creare se desideri il rispetto e l'avanzamento professionale. Prima di inviare un'e-mail importante, salvala, fai qualcos'altro per alcuni minuti, poi torna indietro e prova la lettura. Potresti essere sorpreso e sollevato dagli errori che trovi.

6. Tratta ogni email relativa al lavoro come potenziale informazione pubblica.

I messaggi che invii e ricevi tramite email aziendale sono di proprietà del tuo datore di lavoro. Possono essere sorvegliati, contrassegnati e in alcuni casi utilizzati come prova a sostegno di misure punitive o azioni legali. Un'indagine congiunta dell'American Management Association e The ePolicy Institute ha rilevato che due aziende su tre monitorano l'uso del web. Inoltre, i tuoi colleghi possono mostrare o inoltrare le tue e-mail "riservate" ad altri senza la tua autorizzazione.

Evita di scrivere messaggi sulla tua email aziendale che sono arrabbiati di tono, attaccano a parole, pettegoli in natura o offensivi in ​​umorismo. Soprattutto, evitare di divulgare informazioni aziendali riservate o sensibili a coloro che non sono autorizzati a conoscere. Se pensi che un'email che stai per inviare potrebbe potenzialmente metterti nei guai, potrebbe essere saggio fare clic su "Elimina". Lo stesso vale per i tuoi messaggi istantanei e le attività di social networking tramite la proprietà dell'azienda.

Per ulteriori informazioni su come trattare con colleghi e manager difficili, consultare il mio libro (fare clic sul titolo): "Come comunicare in modo efficace e gestire persone difficili".

7. Considera una dichiarazione di branding come parte della tua firma email.

Nella parte della firma di ogni email di lavoro che invii, il suo marchio intelligente include una breve dichiarazione che rappresenta la tua visione professionale oi tuoi valori. Individuano chi sei per il destinatario e servono come promemoria del tuo prodotto o servizio. Alcuni professionisti includono anche un logo personalizzato. Ecco due esempi:

Molly Prichard, The Growth and Adventure Company
"L'apprendimento non esaurisce mai la mente." – Leonardo da Vinci

Marie Louise Diaz, autore e blogger
Condividere storie di donne comuni con un coraggio straordinario.

In conclusione, se sei sommerso da email di lavoro, puoi controllarle o lasciarti controllare da te. Il professionista astuto gestisce le e-mail con saggezza e, di conseguenza, aumenta sia la qualità che la quantità di lavoro. È un aspetto del successo della leadership.

Per ulteriori informazioni sul successo professionale , vedi i miei libri (clicca sui titoli):

"Comunicazione sicura sul luogo di lavoro"

"Comunicazione sicura per le donne professioniste".

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